Übernahme Masteranmeldung aus Web-Schnittstelle

Vorwort

In diesem Leitfaden wird erläutert, wie Master-Bewerbungen über die Website eingehen, über die ANTRAGO WEB-Schnittstelle übernommen werden.

WEB-Schnittstelle öffnen

Über das Menü Extras -> Schnittstellen -> WEB -> Personen / TeilnehmerInnen öffnen Sie die WEB-Schittstelle.

Abbildung WEB-Schnittstelle öffnen

Manuelle Übernahme - Einstellungen

Der Übernahmeassistent kann in ANTRAGO über Extras – Schnittstellen – WEB – Personen/TeilnehmerInnen gestartet werden.

Das Fenster sieht wie folgt aus.

Abbildung Einstellungen - Fenster

Die Einstellungen in den Optionsfeldern sollten wie folgt gewählt werden.

Eingang: Seminaranmeldung

Status: unbearbeitet

Art: Firmen und Personen

Beleg: -

Zusätzlich kann es hilfreich sein, den Status auf „in Bearbeitung“ zu setzen. Bei diesem Status erscheinen Teilnehmer, die nicht vollständig übernommen wurden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie eine Übernahme beginnen, aber den Prozess vor Abschluss abbrechen. Dann kann die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden.

Abbildung Filterung - Fenster

Außerdem ist es hilfreich, die Darstellung wie im Bild dargestellt zu wählen. Dadurch werden die Teilnehmer nach Veranstaltungsart und -kürzel gruppiert.

Start des Übernahmeassistenten

Im Fenster „Web-Schnittstelle“ tauchen nur Teilnehmer auf, die manuell übernommen werden müssen. Alle übrigen Teilnehmer werden nicht angezeigt und automatisch per Skript übernommen.

Suchen Sie sich einen Teilnehmer aus, den Sie übernehmen möchten und markieren Sie ihn mit der linken Maustaste.

Drücken Sie anschließend auf das Symbol „Assistent“ .

Damit öffnet sich der Übernahmeassistent. Sie beginnen mit der Suche nach der Person. Dadurch soll geprüft werden, ob die Person bereits in ANTRAGO hinterlegt ist, um Dubletten zu vermeiden. Entfernen Sie den Eintrag der E-Mail-Adresse, sofern vorhanden. Suchen Sie nur nach „Nachname“ und „Vorname“. Klicken Sie auf „Suchen“ . Werden Ihnen Suchergebnisse angezeigt, prüfen Sie, ob es sich bei einer der Personen, um den zu übernehmenden Teilnehmer handelt, handelt. Sollte das der Fall sein, wählen Sie die Person aus den Suchergebnissen aus.

Wird Ihnen die folgende Meldung angezeigt, ist die Person vermutlich noch nicht in ANTRAGO erfasst.

Abbildung Person erfassen

Wählen Sie dann die Aktion „Neue Person erfassen“ aus und bestätigen Sie über die Schaltfläche „Ok“.

Legen Sie die Person entsprechend des Teilprozesses der Anlage von Personen an. In diesem Handbuch wird auf den Teilprozess nicht näher eingegangen.

Thesauren der Person

Nachdem Sie die Person angelegt bzw. mit einer bereits vorhandenen Person verknüpft haben, müssen eventuell Thesauren übernommen werden.

Abbildung Prozessschritte

Abbildung Thesauren

Sofern die Thesauren korrekt sind, klicken Sie auf „Speichern“ .

Andernfalls ändern oder löschen Sie die Thesauren entsprechend. Das kann bspw. Der Fall sein, wenn ein falscher Wunschort eingetragen wurde und die falsche Angabe per E-Mail zur Korrektur mitgeteilt wurde.

Telekommunikationsverbindungen

Im dritten Schritt werden die Telekommunikationsverbindungen des Teilnehmers übernommen.

Abbildung Telekommunikationsverbindungen

Ist die Zeile grün markiert, handelt es sich um einen neuen Eintrag der der Person hinzugefügt wird. Bei einer roten Markierung ist der Eintrag bereits vorhanden und wird nicht übernommen. Bei unterschiedlichen Schreibweisen (zB klein/groß) kann es vorkommen, dass eine „neue“ Kommunikationsverbindung hinzugefügt wird, aber bereits vorhanden ist. Kontrollieren Sie daher die Spalte „Nummer“, ob es sich ggf. Bei den angezeigten Verbindungen handelt es sich um identische Verbindungen. Achten Sie bitte zusätzlich darauf, den Haken in der Spalte „Haupt“ zu setzen, wenn es sich um eine Hauptkommunikationsverbindung handelt. Über die Hauptkommunikationsverbindung wird die Kommunikation mit dem Teilnehmer über das Portal gesteuert. Jede Person darf nur einen Haupthaken pro Kommunikationsart (Telefon, E-Mail, Fax) besitzen. Hat ein Teilnehmer bspw. sein Kennwort für das Portal vergessen und durchläuft den „Passwort vergessen“-Prozess, wird die E-Mail Adresse verwendet, die das Hauptkennzeichen trägt.

In diesem Fall setzen wir den Haupthaken und übernehmen anschließend die Angaben über „Speichern“ . Es folgt die Prüfung der Adresse des Arbeitgebers.

Nehmen Sie im Fenster „Suche Firma“ die E-Mail-Adresse und die Anschrift heraus und suchen Sie die Firma über das Symbol „Suchen mit Abfrage“ .

ACHTUNG

Hier kann es Abweichungen im Master geben. Den genauen Prozessablauf entnehmen Sie bitte einem entsprechenden Prozessleitfaden.

Abbildung Verknüpfung

Im sich öffnenden Fenster wählen Sie die Abfrage „Suche Mitglieder“ . Dadurch verknüpfen Sie den Teilnehmer mit der Mitglieds-Firma und wählen nicht versehentlich eine Firma bzw. Organisationseinheit aus, die kein Mitglied des NSI ist.

ACHTUNG

Nachdem die korrekte Firma ermittelt wurde, werden nun entsprechende Telekommunikationsverbindungen der Firma abgefragt. Achten Sie bitte stets darauf, dass Sie die Haken in der Spalte „Übernehmen“ entfernen . Das würde die Daten in der Firma ändern und ist nicht erlaubt.

Abbildung Firmen Telekommunikationsverbindungen

Über die Schaltfläche „Speichern“ werden die Angaben bestätigt.

Teilnehmeranmeldung

Im nächsten Schritt öffnet sich das Fenster zur Anmeldung auf den manuellen Anmeldepunkten (WPF).

ACHTUNG

Hier muss im ersten Schritt auf „Abbrechen“ geklickt werden, damit der Bewerber auf der KV- oder DM-Hauptveranstaltung mit den Eigenschaften Interessent -> Warteliste angemeldet wird.