Vertragsangelegenheiten externe Lehrbeauftragte

Vorwort

In diesem Leitfaden werden die Prozesse der vertraglichen Angelegenheiten in Bezug auf die externen Lehrbeauftragten (EL) dargestellt. Beschrieben wird die Bearbeitung von Bewerbungen, die Vertragserstellung und -abwicklung, Drucken des Lehrbeauftragten-Ausweises, das Ausstellen von Bescheinigungen sowie die Bearbeitung bei Austritt von EL.

Bearbeitung von Bewerbungen

Sichtung und Ablage

Bewerbungen von EL, die für das Bildungszentrum Hannover bestimmt sind, gehen bei der EL- Sachbearbeitung im Biz Hannover ein. Die Bewerbungen von EL, die sich auf einen Einsatz in den Biz Braunschweig und Oldenburg beziehen, nehmen die Ausbildungsreferent*innen vor Ort in Empfang.

Die EL-Sachbearbeitung bzw. die Ausbildungsreferent*innen vor Ort überprüft, ob der Bewerbung die erforderlichen Unterlagen beigefügt wurden:

• Personalbogen für Lehrbeauftragte (mit Lichtbild)

• Zeugnisse (Nachweise der fachbezogenen Befähigung; ggf. über Lehrtätigkeit)

Liegt der Personalbogen für Lehrbeauftragte nicht vor, diesen an den Bewerber zum Ausfüllen senden. In der E-Mail darauf hinweisen, dass bei Interesse an mehreren Unterrichtsfächern unter Punkt 8 im Personalbogen eine Priorisierung vorzunehmen ist.

Textvorlagen unter folgenden Pfad können verwendet werden:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\02_Vordrucke

Alle Unterlagen des Bewerbers werden in einem digitalen Ordner gespeichert, egal ob diese per Post oder E-Mail eingegangen sind. Der Ordner trägt den Namen des Bewerbers (Nachname_Vorname). Handelt es sich um einen Bewerber für einen auswärtigen Lehrgangsort (AO), dann wird hinter dem Namen ein AO gesetzt. Der Ordner wird unter folgendem Pfad gespeichert:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\04_Bewerbungen\01_In_Bearbeitung

Im digitalen Ordner des Bewerbers wird ein Textdokument (Notepad++ Document) eingefügt, welches den Titel „Info.txt“ trägt. In diesem Dokument wird der aktuelle Stand der Bewerbung erfasst – immer mit Datum und Kürzel.

Empfehlung für den Einsatz von Lehrbeauftragten

Die EL-Sachbearbeitung im Biz Hannover leitet die vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Verfügungsvorlage an die zuerst priorisierte Fachkoordination weiter. Die Fachkoordination gibt eine Empfehlung ab, ob der Bewerber im Hochschul- oder Institutsbereich eingesetzt werden kann. In den Biz Braunschweig und Oldenburg geben die Ausbildungsreferent*innen eine Empfehlung ab, ob der Bewerber im Institutsbereich eingesetzt werden kann.

Die Fachkoordination bzw. die Ausbildungsreferenten*innen können die Bewerbung auch ablehnen. Bei einer Ablehnung durch die Fachkoordination überprüft die EL-Sachbearbeitung, ob der Bewerber ein zweites bzw. drittes Lehrgebiet angegeben hat und leitet dann die Bewerbung an die entsprechende Fachkoordination weiter.

Die Vorlage der Verfügung ist abgelegt unter folgendem Pfad: V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\02_Vordrucke

Die Übersicht aller Fachkoordinatoren ist über Antrago abrufbar: Das Personenfenster öffnen, auf Drucken [F8] klicken und Report „Fachkoordinatoren [Personenreport]“ aufrufen. Es empfiehlt sich diesen Report auszudrucken.

Absage des Bewerbers

Sollte von allen Fachkoordinationen eine negative Entscheidung vorliegen, erhält der Bewerber eine schriftliche Absage.

Eine Vorlage Absage_Lehrtaetigkeit ist abgelegt unter folgenden Pfad:
V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\02_Vordrucke

Der digitale Ordner des Bewerbers wird verschoben:
V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\04_Bewerbungen\03_Absagen

Vertragsabwicklung

Lehrbeauftragte in Antrago erfassen

Die positive Empfehlung für den Einsatz wird zusammen mit den Bewerbungsunterlagen und der Rahmenvereinbarung von der EL-Sachbearbeitung bzw. den Ausbildungsreferent*innen an die Ausbildungsleitung zur Entscheidung vorgelegt.

Um die Rahmenvereinbarung ausdrucken zu können, muss die Person zunächst in Antrago erfasst werden. Dazu zuerst prüfen, ob der Bewerber bereits im System als Person angelegt worden ist. Zum Abgleich kann das Geburtsdatum herangezogen werden.

Das Personenfenster öffnen, den Nachnamen im entsprechenden Feld eingeben und Suchen [F5].

Sofern der Nachname mehrmals vorhanden ist, öffnet sich das Suchergebnis im neuen Fenster. Mit Klick auf „Name Komplett“ lässt sich die Übersicht alphabetisch sortieren. Achtung bei hinterlegtem Berufstitel – diese werden dem Namen vorangestellt. Bei Namensdopplungen das Geburtsdatum zum Abgleich heranziehen.

Ist die betreffende Person bereits angelegt, dann per Doppelklick auswählen. Ist die Person noch nicht erfasst, das Suchergebnis schließen und die Person in der Hauptmaske erfassen.

Folgende Daten aus dem Personalstammblatt in Antrago erfassen:

• Persönliche Daten

  • Berufs-/Pol.Titel: leer lassen, keine Auswahl treffen.

  • Bei Telefon und E-Mail sind Haupthaken nach vorgegebener Korrespondenz zu setzen. Speichern [F7].

• Dienstanschrift

  • Im Reiter „Verknüpfung“ auf das Plus-Zeichen an der rechten Seite klicken.

• 
  

  • Es öffnet sich ein neues Fenster. Unter „Verknüpfung“ das Drop-Down-Menü aufrufen und „ist Mitarbeiter bei“ auswählen.

• 
  

  • Im nun gelb hinterlegten Feld „Firma“ den Firmennamen eingeben und Suchen [F5].
    Ggf. mehrere Schreibweisen ausprobieren, Teilbegriff eingeben oder Stern (*) nutzen
    (z.B. Finanzamt* - dann werden alle hinterlegten Firmenprofile beginnend mit Finanzamt aufgelistet).

• 
  

  • Ist das betreffende Firmenprofil hinterlegt, dann per Doppelklick auswählen und Speichern [F7). Fenster schließen.

  • Sollte die Firma nicht vorhanden sein, eine Abteilung fehlen, die Anschrift fehlerhaft sein o.ä., dann eine E-Mail an Frau Purkus mit Bitte um Neuanlage bzw. Anpassung senden.

  • Hat Bewerber keine Dienstanschrift angegeben, dann wird keine hinterlegt.

• Bankverbindung

  • Im Reiter „Bankverbindung“ im vorgesehenen Feld die IBAN eintragen und Haken bei Standard setzen. (Die Felder BLZ / Bank / Konto füllen sich automatisch.)

  • Den Namen des Kontoinhabers eintragen und Speichern [F7].

• Thesauren

  • Im Reiter „Thesaurus“ auf das Plus-Zeichen an der rechten Seite klicken.

• 
  

  • Nach Klicken auf Plus öffnet sich ein neues Fenster, in der rechten unteren Spalte sind alle wichtigen Thesauren zu finden.

  • Sollten schon Thesauren hinterlegt sein, weil die Person bspw. TeilnehmerIn war, dann Thesauren belassen (nicht löschen).

• 
  

  • Historie – Dozenten: Haken bei Nebenamtlicher Dozent und in Spalte „Von“ das Datum erfassen. Speichern [F7].

(Achtung bei Wechsel: bei den Von/Bis-Daten darf es keine Überschneidung geben, dies führt ansonsten zu Fehlern im Report.)

• 
  

  • Dozenteneigenschaften: Haken bei Korrespondenz (Privat- oder Dienstanschrift) //
    Haken bei Steuernummer und diese unter Freitext eingeben. Speichern [F7].

  • Dozenteneinsatzort: Haken beim jeweiligen Einsatzort. Speichern [F7].

  • Dozentenfächer: Laut Verfügung bei jew. Fach/Fächer Haken setzen und unter Freitext „Institut“ und/oder „Hochschule“ eintragen. Speichern [F7].

  • Prüfungsausschuss: Haken bei entspr. laufbahnrelevanten Abschluss. Speichern [F7].

Zurück ins Personenfenster wechseln - die Angaben erscheinen nun in der Übersicht.

• DozentIn-Status

  • Zurück im Personenfenster auf der rechten Seite auf „DozentIn“ und nochmal auf „DozentIn“ klicken.

• 
  

  • Es öffnet sich ein neues Fenster. Im Feld „Beschäftigt von“ das aktuelle Datum eintragen. Speichern [F7].

Der neue EL hat nun den Status DozentIn – zurück zum Personenfenster wechseln.

• DozentIn-Kürzel

  • Damit im Stundenplan der eingeplante Lehrbeauftragte namentlich ersichtlich ist, muss ein entsprechendes Kürzel gesetzt werden. Ohne Pflege des Kürzels erscheint im Stundenplan die Bezeichnung null (siehe Beispiel):

• 
  

  • Zurück im Personenfenster auf der rechten Seite auf „Personen“ und dann auf „Folgemaske“ klicken.

• 
  

  • Im Feld Kürzel entsprechenden Eintrag vornehmen: die ersten beiden Buchstaben des Nachnamens – Komma – Leerzeichen – die ersten beiden Buchstaben des Vornamens. Speichern [F7]. Fenster schließen.

Erstellung der Rahmenvereinbarung

Zurück ins Personenfenster wechseln und folgende Reports drucken [F8].

• 2-fach: Dozentenstammblatt [Dozentenanschreiben] (1x für Akte, 1x für EL zur Kontrolle)

• 2-fach: Rahmendienstvertrag [Dozentenanschreiben]

Beim Öffnen der Reports erscheint ein Auswahlfenster – die Auswahl ist mit OK zu bestätigen. Danach öffnet sich das Dokument in Word.

Dokumente drucken und Fenster schließen.

Beim Schließen des Word-Dokuments Rahmendienstvertrag erscheinen nacheinander zwei Fenster. Wenn der Druck korrekt ist, beide Aktionen mit Ja bzw. OK zu bestätigen sind:

Die Bestätigung hat zur Folge, dass nun im Personenfenster im Reiter „KIS“ ersichtlich ist, dass die Rahmenvereinbarung gedruckt wurde.

Diese gedruckten Dokumente werden zusammen mit den Bewerbungsunterlagen und der positiven Empfehlung (Verfügung) der Ausbildungsleitung zur Entscheidung / Unterschrift vorgelegt.

Abwicklung der Vertragsunterlagen

Versand der Vertragsunterlagen an EL

Ist der Einsatz des EL von der Ausbildungsleitung genehmigt und die beiden Rahmenvereinbarungen unterschrieben, erfolgt der Versand.

Dazu in Antrago das Personenfenster öffnen und folgenden Report drucken [F8]:

• 1-fach: Rahmendienstvertrag Anschreiben [Dozentenanschreiben]

Beim Öffnen des Reports erscheint das bekannte Auswahlfenster – die Auswahl ist mit OK zu bestätigen. Danach öffnet sich das Anschreiben in Word. Eigene digitale Unterschrift einfügen und Dokument drucken.

Die Vertragsunterlagen (Anschreiben, 1x Dozentenstammblatt, 2x Rahmenvereinbarung sowie Honorarordnung) per Brief versenden. Die Honorarordnung ist abgelegt unter folgendem Pfad:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\02_Vordrucke

Rückerhalt der Unterlagen vom EL

Nach Rückerhalt der unterzeichneten Rahmenvereinbarung eine Personalakte (Hängeregister) anlegen. Für die auswärtigen Lehrgangsorte (AO) gibt es jeweils einen Ordner, in denen die Personalunterlagen abgeheftet werden.

Der digitale Ordner des EL wird verschoben:
V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\04_Bewerbungen\02_Erledigt

Für die Didaktik-Schulung ein Dozentenstammblatt per E-Mail an Frau Boche senden.

Abschließend die Eintragung in Stud.IP vornehmen – wie unter 3.5 beschrieben.

Vertragsabwicklung auswärtige Lehrgangsorte (AO)

Die Bewerbungen von EL, die in den AO eingesetzt werden möchten, gehen direkt bei den Lehrgangsortbetreuungen ein bzw. werden an diese weitergeleitet. Die Lehrgangsortbetreuungen sichten die Bewerbungsunterlagen, überprüfen deren Vollständigkeit und leiten diese zusammen mit ihrer Empfehlung an die EL-Sachbearbeitung (BiZ Hannover) weiter.

Die Bewerbungsunterlagen werden auf dem Laufwerk gespeichert – wie unter 2.1 beschrieben.

Der EL wird in Antrago erfasst – wie unter 3.1 beschrieben.

Hat die Lehrgangsortbetreuung keine Rahmenvereinbarung mitgesendet, diese erstellen und abwickeln – wie unter 3.2 und 3.3 beschrieben.

Wurde eine vom EL unterschriebene Rahmenvereinbarung von der Lehrgangsortsbetreuung mitgesendet, dies entsprechend in Antrago hinterlegen. Dazu im Reiter „Thesaurus“ auf das Plus-Zeichen an der rechten Seite klicken.

Nach Klicken auf Plus öffnet sich ein neues Fenster. In der rechten unteren Spalte „Dozenteneigenschaften“ auswählen. Danach in der Zeile „Rahmendienstvertrag vom [Datum]“ unter Freitext das entsprechende Datum eingeben. Speichern [F7] und Fenster schließen.

Die Unterlagen werden der Ausbildungsleitung zur Entscheidung / Unterschrift vorgelegt. Nach Genehmigung erfolgt der Versand der Vertragsunterlagen. Dabei ist zu beachten, dass das Anschreiben angepasst werden muss. Da die Rahmenvereinbarung bereits vom EL unterschrieben wurde, erhält der EL seine Ausfertigung der Rahmenvereinbarung zurück. Eine Textvorlage unter folgenden Pfad kann verwendet werden:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\02_Vordrucke

Die Vertragsunterlagen (Anschreiben, 1x Rahmenvereinbarung sowie Honorarordnung) per Brief versenden.

Der digitale Ordner des EL wird verschoben:
V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\04_Bewerbungen\02_Erledigt

Für die Didaktik-Schulung ein Dozentenstammblatt per E-Mail an Frau Boche senden.

Die Eintragung in Stud.IP vornehmen – wie unter 3.5 beschrieben.

Die EL-Sachbearbeitung informiert die Lehrgangsortbetreuung über die positive Entscheidung.

Gleichzeitig werden die Kontaktdaten der neuen Lehrbeauftragten von der EL-Sachbearbeitung an die zuständige Fachkoordination weitergeleitet. Damit soll sichergestellt werden, dass die Fachkoordinationen Kenntnis über den Einsatz der EL in ihrem Fach erlangen.

Die negativen Entscheidungen der Ausbildungsleitung werden von der EL-Sachbearbeitung der Lehrgangsortbetreuung und den Bewerbern*innen mitgeteilt.

Eintragung in Stud.IP

Den EL in die Stud.IP Veranstaltung „Aktuelle Informationen nebenamtliche Lehrende“ einpflegen.

https://studip.nsi-hsvn.de/dispatch.php/course/members?cid=c21ea3b8da3205757166d50c1f11b62d

Dazu in der Veranstaltung den Reiter „Teilnehmende“ aufrufen. Auf der linken Seite die Aktion „AutorIn eintragen“ wählen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Nach dem Dozenten suchen, diesen per Klick auswählen und auf Speichern klicken.

Abschließend beim Dozenten Haken setzen und unterhalb der Tabelle folgende Aktion auswählen:
„Zu LeserInnen herunterstufen“. Die Auswahl mit „Ausführen“ bestätigen.

Lehrbeauftragten-Ausweis erstellen (Biz Hannover)

Am Biz Hannover ist die Bezahlfunktion des personalisierten Ausweises nutzbar. Sowohl in der Cafeteria als auch in der Mensa erfolgt die Bezahlung bargeldlos über den Lehrbeauftragten-Ausweis. Die Karte kann an einem der Aufladeterminals – im Haupteingang gegenüber von den Aufzügen oder im Eingangsbereich zur Mensa – via EC-Karte aufgeladen werden.

Der EL kann den Ausweis bei der EL-Sachbearbeitung anfordern.

Für die Erstellung des Ausweises ist vorab sicher zu stellen, dass der betreffende Arbeitsplatz/Laptop mit dem Drucker für Benutzerausweise direkt verbunden und der Laptop mit dem benötigten Treiber für den Ausweisdrucker ausgestattet ist. Eine Auswahl des Druckers über das Netzwerk ist nicht möglich, es bedarf der direkten Verbindung zwischen Arbeitsplatz/Laptop und Drucker.

Auf dem Startbildschirm wird unter dem Reiter „Veranstaltungen“ der betreffende Bereich – hier „NSI intern“ – ausgewählt:

In der linken Spalte die Veranstaltung „NSI-Ausweise Nebenamtler“ anklicken.

Danach auf der rechten Seite auf „TeilnehmerInnen“ und nochmal auf „TeilnehmerInnen“ klicken.

Im neu geöffneten Fenster Neu [F2] wählen (die Datenfelder sind anschließend gelb hinterlegt). Im Feld „Name“ den Nachnamen eingeben und Suchen [F5]. Betreffende Person auswählen. Speichern [F7].

Der EL erscheint nun in der Übersicht mit der Ausprägung Warteliste. Auf der rechten Seite auf „TeilnehmerIn“ und „Anmelden“ klicken. Anschließend erscheint unter Ausprägung Teilnahme. Fenster schließen.

Zurück in der Hauptansicht auf Drucken [F8] klicken und den Report „NSI - Benutzerausweis [Teilnehmeranschreiben]“ auswählen.

Im neu geöffneten Fenster die Person auswählen und in der Zeile vor Teilnehmer_Id klicken, sodass ein Stift-Symbol erscheint. Danach oberhalb den Start-Button drücken.

In der Druckvorschau das Ausgabemedium anpassen. In der Zeile „Ausgabe auf…“ anhand des Drop-Down-Menüs „Drucker“ wählen. Über den Button „Ändern“ den Drucker IDPSmart-31 Card Printer auswählen, mit OK bestätigen und den Druck „Starten“.

Erstellung von Bescheinigungen

Externe Lehrbeauftragte können für ihre durchgeführte Lehrtätigkeit eine Bescheinigung anfordern.

Es wird die Vorlage Bescheinigung_Lehrtaetigkeit unter folgendem Pfad verwendet:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\02_Vordrucke

Alle gelb markierten Bereiche ausfüllen. Die Daten dazu werden aus Antrago genommen.

• Das Personenfenster öffnen und den EL entsprechend aufrufen. Die Adresse und Anrede wie angegeben übernehmen.

• Eintrittsdatum

Im Personenfenster auf der rechten Seite auf „DozentIn“ und nochmal auf „DozentIn“ klicken.

Im Feld „Beschäftigt von“ steht das Eintrittsdatum.

• Im Reiter „Thesaurus“ sind Ort und Fach zu finden.

Es kommt vor, dass der EL nicht nur am Institut sondern auch an der Hochschule unterrichtet. Sollte er auch an der Hochschule unterrichten muss diese Info im Text ergänzt werden. In welchem Bereich der EL lehrt, ist der Verfügung zu entnehmen.

Bei den neu eingepflegten EL ist der Hinweis im Reiter „Thesaurus“ Kategorie: Dozentenfächer unter Freitext zu finden:

Wurden alle Daten vollständig eingetragen, dann die gelbe Markierung entfernen und die eigene digitale Unterschrift ergänzen. Des Weiteren darauf achten, dass oben rechts im Dokument unter „Sie erreichen uns“ die eigenen Kontaktdaten stehen.

Das bearbeitete Dokument wird im PDF-Format wie folgt:

Bescheinigung_Lehrtaetigkeit_Nachname_Vorname_Jahr

unter folgendem Pfad gespeichert:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\06_Bescheinigungen\01_Lehrtaetigkeit

Abschließend das PDF-Dokument an den EL per E-Mail versenden.

Bearbeitung von Austritten

Austrittsdatum in Antrago erfassen

Wenn ein EL seine Lehrtätigkeit beendet, wird zunächst das Austrittsdatum in Antrago erfasst. Dazu das Personenfenster öffnen und den EL entsprechend aufrufen. Auf der rechten Seite auf „DozentIn“ und nochmal auf „DozentIn“ klicken.

In der Zeile, wo „Beschäftigt von“ steht, ist ganz rechts das Feld „bis“ zu finden. An dieser Stelle das Austrittsdatum eintragen und Speichern [F7]. Fenster schließen.

Danach im Reiter „Thesaurus“ auf das Plus-Zeichen an der rechten Seite klicken.

Es öffnet sich ein neues Fenster. In der rechten unteren Spalte die Kategorie „Historie – Dozenten“ aufrufen. In Spalte „Bis“ das Enddatum erfassen. Speichern [F7] und Fenster schließen.

Kündigungsbestätigung

Wenn ein EL seine Lehrtätigkeit beenden möchte, muss er seine Rahmenvereinbarung kündigen. Die Mitteilung kann per Post oder per E-Mail erfolgen.

Die Kündigung wird (gescannt und) abgelegt unter:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\07_Austritt\01_Kuendigung_Austritt

Zunächst wird das Austrittsdatum in Antrago – wie unter 5.1 beschrieben – erfasst.

Es wird die Vorlage Kuendigungsbestaetigung unter folgendem Pfad verwendet:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\02_Vordrucke

Alle gelb markierten Bereiche ausfüllen. Die Daten dazu werden aus Antrago genommen.

• Das Personenfenster öffnen und den EL entsprechend aufrufen. Die Adresse und Anrede wie angegeben übernehmen.

Wurden alle Daten vollständig eingetragen, dann die gelbe Markierung entfernen. Des Weiteren darauf achten, dass oben rechts im Dokument unter „Sie erreichen uns“ die eigenen Kontaktdaten stehen.

Das bearbeitete Dokument wird im PDF-Format wie folgt:

Kuendigungsbestaetigung_Nachname_Vorname

unter folgendem Pfad gespeichert:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\07_Austritt\02_Kuendigungsbestaetigungen

Das Dokument drucken und der/dem Ausbildungsreferent/in (in Hannover: Frau Rahn) zur Unterschrift vorlegen.

Die unterschriebene Bestätigung per Post versenden.

Die Personalakte des EL aus dem Hängeregister bzw. bei EL auswärtiger Lehrgangsorte aus dem entsprechenden Ordner nehmen. Die Akte wird im jew. Ordner „Nebenamtliche Fachlehrer ausgeschieden“ abgeheftet.

Abschließend die Austragung in Stud.IP vornehmen – wie unter 5.4 beschrieben.

Verabschiedung aus Lehrtätigkeit

Wenn ein EL seine Lehrtätigkeit z.B. aufgrund von Eintritt in den Ruhestand beendet, erhält er zum Abschied ein entsprechendes Schreiben.

Zunächst wird das Austrittsdatum in Antrago – wie unter 5.1 beschrieben – erfasst.

Es wird die Vorlage Abschied_Lehrtaetigkeit unter folgendem Pfad verwendet:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\02_Vordrucke

Alle gelb markierten Bereiche ausfüllen. Die Daten dazu werden aus Antrago genommen.

• Das Personenfenster öffnen und den EL entsprechend aufrufen. Die Adresse und Anrede wie angegeben übernehmen.

• Im Reiter „Thesaurus“ sind Fach und Ort zu finden.

Es kommt vor, dass der EL nicht nur am Institut, sondern auch an der Hochschule unterrichtet. Sollte er auch an der Hochschule unterrichten, muss diese Info im Text ergänzt werden. In welchen Bereich der EL lehrt, ist der Verfügung zu entnehmen.

Bei den neu eingepflegten EL ist der Hinweis im Thesaurus beim Dozentenfach unter Freitext zu finden:

• Eintrittsdatum

Im Personenfenster auf der rechten Seite auf „DozentIn“ und nochmal auf „DozentIn“ klicken.

Im Feld „Beschäftigt von“ steht das Eintrittsdatum.

Wurden alle Daten vollständig eingetragen, dann die gelbe Markierung entfernen. Des Weiteren darauf achten, dass oben rechts im Dokument unter „Sie erreichen uns“ die eigenen Kontaktdaten stehen.

Das bearbeitete Dokument wird im PDF-Format wie folgt:

Abschied_Lehrtaetigkeit_Nachname_Vorname

unter folgendem Pfad gespeichert:

V:\98_Abteilungsübergreifend\03_Ext._Lehre\07_Austritt\03_Verabschiedungen

Das Dokument drucken und Institutsleitung/Ausbildungsleitung zur Unterschrift vorlegen.

Das unterzeichnete Schreiben per Post versenden.

Die Personalakte des EL aus dem Hängeregister bzw. bei EL auswärtiger Lehrgangsorte aus dem entsprechenden Ordner nehmen. Die Akte wird im jew. Ordner „Nebenamtliche Fachlehrer ausgeschieden“ abgeheftet.

Abschließend die Austragung in Stud.IP vornehmen – wie unter 5.4 beschrieben.

Austragung in Stud.IP

Abschließend in Stud.IP in der Veranstaltung „Aktuelle Informationen nebenamtliche Lehrende“ den EL aufrufen und austragen.

https://studip.nsi-hsvn.de/dispatch.php/course/members?cid=c21ea3b8da3205757166d50c1f11b62d

In der Veranstaltung den EL suchen. In der Zeile auf die drei Punkte übereinander (Aktionen) klicken und „Aus der Veranstaltung austragen“ auswählen. Es öffnet sich ein neues Fenster um die Aktion zu bestätigen.

Alternativ den EL suchen und das Häckchen setzen. Nach ganz unten scrollen. Unterhalb der Tabelle im Feld „Aktion wählen“ zunächst „Austragen“ auswählen und dann auf „Ausführen“ klicken.

Sperre von externen Lehrbeauftragten

Externe Lehrbeauftragte (EL) können aus verschiedenen Gründen (z.B. Fehlverhalten gegenüber TN, schlechte Evaluationen, Straftaten etc.) nicht mehr in der Lehre eingesetzt werden. Nachfolgend wird der Prozess einer Beendigung der Lehrtätigkeit dargestellt.

Die Beendigung einer nebenberuflichen Lehrtätigkeit kann von der oder den betroffenen Fachkoordinationen, daneben auch von den Leitungen der Ausbildungs- und der Hochschulverwaltung bei den Ausbildungsreferentinnen der betroffenen Biz, bei Lehrbeauftragten der HSVN beim Leiter der HSVN-Verwaltung beantragt werden.

Die Ausbildungsreferentinnen bzw. der Leiter der HSVN-Verwaltung bearbeiten die Anträge aus ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich und unterbreiten der Entscheidungsinstanz einen begründeten Entscheidungsvorschlag (Standard-Formular).

Die Entscheidung über den Nicht-Einsatz von EL und den entsprechenden Zeitpunkt treffen für die BiZ Braunschweig und Oldenburg die jeweiligen BiZ-Leiter, für das BiZ Hannover die Ausbildungsleiterin und/oder der Präsident.

Der/die jeweilige Entscheider/in informiert die Ausbildungsleitung und die Referenten für externe Lehre (REL) über das Ergebnis.

REL stellen der Ausbildungsleitung das standardisierte Kündigungsschreiben zur Verfügung. Der Zugriff auf StudIP wird gesperrt.

Die Ausbildungsleitung kündigt die Rahmenvereinbarung (RV) zwischen der/dem EL und dem NSI durch Unterzeichnung des Kündigungsschreibens und beendet damit die Zusammenarbeit.

REL informieren (ohne Nennung von Details oder Gründen) folgende Personen/Institutionen über die Kündigung der RV:

a. die betroffenen Fachkoordinationen (die gekündigte Person darf in keinem Modul/Fach und in keinem Biz/Lehrgangsort) eingesetzt werden,

b. den Leiter der Hochschulverwaltung und die Ausbildungsreferentinnen in den drei BiZ,

c. die Stundenplanung, die einen entsprechenden Vermerk in Antrago vornimmt,

d. Lehrgangsortbetreuer/innen, Frau Römermann (Göttingen), Frau Hornik (Osnabrück), Herrn Froböse (Hildesheim).

In der Fachsoftware ANTRAGO wird zudem der Haken bei gesperrt (gelbe Markierung) gesetzt und mit F7 gespeichert: