Vorwort
Der Leitfaden beinhaltet die Bearbeitung der Web-Schnittstelle dokumentiert in Schrift und Bildern zum Bearbeiten der Schnittstelle.
Leitfaden Web-Schnittstelle
Schritt 1
Unter Extras -> Schnittstellen -> WEB -> Personen/TeilnehmerInnen den Prozess starten
Schritt 2
Darauf öffnet sich das nachfolgende Fenster
Schritt 3
Unter „Zuordnung“ das Kürzel des Mitarbeiters eingeben dessen Schnittstelle bearbeiten werden soll. Daraufhin sind nur noch die Anmeldungen sichtbar, die dieser KVS zugeordnet sind.
Schritt 4
Mit einem Klick auf die linke Maustaste eine Person markieren und dann oben rechts mit Klick auf den Assistenten weiter zum nächsten Schritt.
Schritt 5
Es öffnet sich das nächste Fenster mit den Daten der Person die sich anmelden möchte.
Schritt 6
In diesem Fenster die E-Mailadresse händisch löschen und mit Klick auf die linke Lupe den Suchlauf der Person starten.
Schritt 7
Entweder erfolgt die Meldung, dass die Person gefunden wurde, dann Doppelklick auf den Namen
Schritt 8
Oder die Person wurde nicht gefunden, dann weiter wie folgt:
Schritt 9
Der Suchlauf ergab, dass die Person nicht gefunden wurde. Es muss die neue Person erfasst werden, OK.
Schritt 10
In diesem Fenster die Daten kontrollieren und über die Diskette speichern. (oder über F7 = speichern)
Schritt 11
Gibt es Ähnlichkeiten beim Namen, erscheint ein Fenster mit einer „Dublettenkontrolle“. Es erfolgt noch einmal ein Dubletten-Abgleich. Hier noch einmal prüfen, ob die Person nicht schon vorhanden ist. Wenn ja, Doppelklick auf die Person, wenn nein, über die Tür das Fenster verlassen.
Schritt 12
In diesem Fenster über die Diskette speichern und auf weiter klicken.
Schritt 13 – Neuer Teilnehmer – Übernahme – TK-Verbindungen
Die TK-Verbindungsart, die in der ersten Zeile steht, wird mit dem H-Haken versehen. Steht also die Telefonverbindung an erster Stelle, wird dort der H-Haken gesetzt. Gibt es keine Angabe zum Telefonkontakt ist der Haken bei „A = Anzeige“ zu setzen! So wird verhindert, dass in der Bezeichnung „FB TN Einladung“ der H-Haken gesetzt wird. Also = erst in der 2. Zeile die Bezeichnung der TK-Verbindung auswählen oder den Haken beim A setzen!
Schritt 14
In der Spalte „Übernehmen“ prüfen, ob sich Daten ändern/neu hinzukommen (z. B. alte Mailanschrift) und die Haken entsprechend setzen. Anschließend auf dem Diskettensymbol speichern, dann springt das nächste Fenster auf.
Schritt 15
Noch sind hier weder beim H noch beim A die Haken gesetzt. Das heißt: zuerst in der Telefonverbindung die Bezeichnung auswählen. Dann „rutscht“ beim Speichern automatisch die Telefonverbindung in die erste Reihe und dort wird der H-Haken automatisch gesetzt. Der H-Haken wird immer dort automatisch gesetzt, wo die Bezeichnung zuerst ausgewählt wird. Nun bei der Mail-Anschrift die Bezeichnung (FB-TN-Einladung) auswählen. Links über das Diskettensymbol speichern und das Fenster schließen.
Schritt 16
Das Fenster mit der Firma bei der die Person beschäftigt ist öffnet sich. Hier aus der Zeile „Ort“ Hannover löschen und mit der rechten Lupe auf suchen klicken.
Hinweis zur Suche: 1. den Ort stehen lassen und die Firma mit * verkürzen, damit das System den Datensatz findet und/oder 2. den Ort löschen und die Firma mit * verkürzen.
Schritt 17
Darauf öffnet sich nachfolgendes Fenster. Hier mit Doppelklick auf die unterste Zeile „Suche Mitglieder“. Ist die Firma als Mitglied gelistet erfolgt im nächsten Fenster die Auswahl der Firma und über Doppelklick wird diese bestätigt.
Schritt 18 – (Firma ist in Antrago noch nicht angelegt)
Dieses Fenster öffnet sich, wenn eine Firma als Datensatz nicht in Antrago vorhanden ist. Alle Mitglieder sind in jedem Fall in Antrago vorhanden. Der Buchhaltung mitteilen, dass ein Datensatz einzugeben ist und die Kontakt- und Adressdaten mitteilen.
Schritt 19 – (Firma ist in Antrago angelegt)
Wir suchen die Firma erneut in dem wir nur den Ort befüllt lassen und dieses Mal auf die linke Lupe klicken und den Suchlauf starten.
Schritt 20
Es öffnet sich das nachfolgende Fenster in dem alle Firmen mit dem Ort in Hannover gelistet sind.
Schritt 21
Durch einen Mausklick auf die Bezeichnung „Firma“ sortiert das Programm alphabetisch. Man kann auch in jedes andere Bezeichnungsfeld klicken und das Programm sortiert z.B. nach Straßen. So kann man schneller die richtige Firma finden und auswählen.
In diesem Fall suchen wir das Niedersächsische Studieninstitut in der Wielandstraße, Hannover. Doppelklick auf die Firma und das nachfolgende Fenster öffnet sich. In diesen Stammdaten in Antrago werden keine Änderungen vorgenommen, der Haken im Feld „Übernehmen“ wird also herausgenommen. (Grund: wird der Haken nicht herausgenommen, oder werden die – vom TN – eingegebenen Daten so übernommen, also gespeichert, wird der Datensatz in Antrago (und somit auch für die Buchhaltung überschrieben Das bitte vermeiden!) Danach auf speichern.
Schritt 22
ACHTUNG: Es gibt Kommunen die nach ihren Organisationseinheiten abrechnen (Stand: März 2023). Diese lauten:
1. Fachhochschule Osnabrück
2. Landeshauptstadt Hannover
3. Landkreis Ammerland
4. Landkreis Diepholz
5. Landkreis Emsland
6. Landkreis Hildesheim
7. Landkreis Helmstedt
8. Landkreis Lüchow-Dannenberg
9. Landkreis Nienburg/Weser
10. Landkreis Northeim
11. Landkreis Oldenburg
12. Landkreis Peine
13. Landkreis Uelzen
14. Region Hannover
15. Stadt Barsinghausen
16. Stadt Braunschweig
17. Stadt Celle
18. Stadt Delmenhorst
19. Stadt Goslar
20. Stadt Hildesheim
21. Stadt Langenhagen
22. Stadt Oldenburg
23. Stadt Pattensen
24. Stadt Salzgitter
25. Stadt Springe
26. Stadt Wilhelmshaven
27. Stadt Wolfsburg
25. Gemeinde Uetze
Meldet sich eine Person an, die bei einer dieser Organisationseinheiten tätig ist, muss die richtige OE ausgesucht werden. (Grund: So ist sichergestellt, dass die Teilnehmergebühren über die Abteilung abgerechnet werden, in der unser TN beschäftigt ist.) So vermeiden wir Umbuchungen!
Schritt 23
Im nachfolgenden Fenster die Angaben noch einmal prüfen und über die Tür verlassen.
Danach unten links auf „Weiter“.
Schritt 24
Es öffnet sich folgendes Fenster. Hier wird noch einmal die Mitarbeiterverknüpfung der Person zur Firma angezeigt. Bitte prüfen und dann oben links auf der Diskette mit einem Mausklick sichern.
Schritt 25
Die Abfrage nach dem Teilnehmerentgelt erfolgt immer dann, wenn bei den Veranstaltungen die Abrechnungsleistungen NICHT hinterlegt sind.
Dort gibt es einen Haken „automatische Auswahl“. Ist der Haken bei der Abrechnungsleistung gesetzt, wird diese bei der Anmeldung des Teilnehmers automatisch zugewiesen.
Ist der Haken nicht gesetzt, fragt ANTRAGO bei der Anmeldung eines jeden Teilnehmenden ob die Leistung zugewiesen werden soll, wie auf dem nächsten Bild zu sehen.
Schritt 26
Über das Symbol „alle Leistungen auswählen“ die Leistungen auswählen. Diese sind dann grün markiert wie auf dem nächsten Bild zu sehen.
Schritt 27
Die Abfrage nach dem Teilnehmerentgelt, wie unter Schritt 14 beschrieben, erfolgt nicht, dann weiter wie im nachfolgenden Bild.
Schritt 28
Durch Anklicken des Reiters TK öffnen sich die Telekommunikationsverbindungen. Hier noch einmal die Angaben prüfen und insbesondere, falls gesetzt, DEN HAKEN BEI „FB TN EINLADUNG“ im Kasten „H“ entfernen!! Nachfolgend ist der Haken fälschlicherweise gesetzt. Siehe Schritt 13 + 15!
Schritt 29
Nachfolgend wurde der Haken entfernt. Dann über das Diskettensymbol speichern und über die Tür das Fenster verlassen.
Schritt 30
Es öffnet sich das letzte Fenster. Dieses auch über die Tür verlassen. Damit ist das Bearbeiten der Schnittstelle beendet. (Auch hier kann noch einmal geprüft – jedoch nicht geändert – werden, oder der Haken bei H nicht gesetzt ist.)
