KSA-Umlage und Prüfungsstatistiken

Vorwort

In diesem Leitfaden wird beschrieben, wie die KSA Umlage und die Prüfungsstatistiken erstellt werden.

KSA Umlage

Die Zahlen für den KSA werden jährlich (Frist jeweils 15.10. eines Jahres) mit einem Formular abgefragt. Das Formular kommt aus der Personalabteilung. Zur Erstellung der TN-Anzahlen werden Tabellen erstellt. Die Tabellen werden unter folgendem Pfad abgelegt.

V:\98_Abteilungsübergreifend\07_Grundsaetzliches\10_Statistik\KSA Umlage

Die Datei wird wie folgt abgespeichert: Umlageberechnung_JJJJ.xlsx

Für die Gesamtzahl der TN wird die entsprechende Tabelle des Vorjahres kopiert und als neue Tabelle angelegt. Die Daten unter „Teilnehmer aktuell“ werden kopiert und in die Spalte „Teilnehmer Vorjahr(gang)“ eingefügt. Dann die Daten aus der Spalte „Teilnehmer aktuell“ löschen. In der Spalte „Lehrgang/Kurs“ müssen aktuell startende Lehrgänge erfasst werden. Alle Formeln für die Summierung und Berechnung der Differenz sind schon hinterlegt. Tipp: Es müssen nur die Zahlen in der Spalte: „Lehrgang/Kurs“ +1 erweitert werden.

Zahlenermittlung mit der neuen Veranstaltungsstruktur

Um die aktuellen Zahlen für die Ausbildung und den Bachelor zu ermitteln, gibt es einen Report. Über F8 oder den Drucker gelangt man in das Druckfenster. Der Report befindet sich in der Kategorie Ausbildung und nennt sich KSA-Umlage.

Nachdem die entsprechende Begrenzung eingetragen wurde,

…öffnet sich eine Excelliste. Im Reiter Ihre Auswertung findet man die aktuellen Zahlen. Wichtig: diese müssen aktualisiert werden. Dazu unter Daten auf Alle aktualisieren gehen.

Die Zahlen können nun der Liste entnommen werden und in die Tabelle unter „Teilnehmer aktuell“ eintragen werden.

Die TN-Zahlen für den Master entnimmt man direkt den Veranstaltungen. Hierzu den Lehrgang der TN-Verwaltung aufrufen.
Rechts in dem Feld „Statistik“ kann man nun die TN-IST ablesen und diese in der Tabelle unter „Teilnehmer aktuell“ eintragen.

Wenn die Tabelle komplett ausgefüllt ist, trägt man die aktuelle Gesamtsumme in das Formular ein. Von dem Formular wird eine Kopie gemacht und in den physischen Ordner Statistiken, zusammen mit einer Kopie der Tabelle, abgeheftet. Das Formular geht zusammen mit einem Ausdruck der Tabelle an die Personalabteilung (Frau Rosinski).

Prüfungsstatistiken erstellen

Für diese Statistiken werden zwei Dokumente benötigt, einmal die Prüfungsstatistik als Übersicht und einmal die Prüfungsstatistik als Diagramm. Diese Dokumente werden über Reporte aufgerufen.

Um die Reporte aufzurufen, stellt man sich auf den Lehrgang und drückt F8 oder den Drucker.

Jetzt wählt man den Ordner „Ausbildung Statistik“. Unter diesem Ordner findet man die benötigten Reporte.

Beim Aufrufen des Reports öffnet sich das folgende Fenster. Der Vorgang ist für alle Lehrgänge gleich. Haken müssen bei Veranstaltung, Veranstaltungstermin, Veranstaltungsart= Ausbildung, Veranstaltungsstufe= Beginn Stundenplanung. Bei Veranstaltung auf die Begrenzung achten und mit Sternchen schreiben, damit auch alle Kurse des Lehrgangs erfasst werden können.

Das Dokument als PFD aufrufen und unter folgendem Pfad abspeichern:

V:\98_Abteilungsübergreifend\07_Grundsaetzliches\10_Statistik\KSA Umlage

Den Lehrgang auswählen und einen Ordner für das Jahr erstellen.

Wie folgt abspeichern: Datum_Ergebnisse_Lehrgang-Prüfung_Jahr.pdf

Report: „Prüfungsergebnisse mit Diagramm VZ [Teilnehmeranschreiben]“ mit Doppelklick öffnen. Begrenzungen wie bei der KSA-Umlage eingeben.

Das Dokument öffnet sich dann als Excel-Datei. In der Datei ganz unten auf „Ihre Auswertung“ gehen und dann ganz oben auf „Daten und auf „Alle aktualisieren“ klicken

Das Dokument kann nun gespeichert werden.

Das Dokument wird als PDF unter folgendem Pfad gespeichert:

V:\98_Abteilungsübergreifend\07_Grundsaetzliches\10_Statistik\02 NSI\Intern\???

Den Lehrgang auswählen und einen Ordner für das Jahr erstellen.

Wie folgt abspeichern: Datum_Ergebnisse_Lehrgang-Prüfung_Jahr_Diagramm.pdf

Die Dokumente werden an Frau Renner gesendet, wenn alle erstellt worden sind. Sie stellt die Daten auf der Homepage online.