Anlegen neuer Veranstaltungen

Anlegen neuer Veranstaltungen

Bevor die neue Hauptveranstaltung BA-XX angelegt werden kann, muss zunächst die TN-Verwaltung neu angelegt werden. Die Stammdaten sollten ausgefüllt werden und anschließend speichern. Zeitpunkt: Anfang November; die Anmeldungen starten ab 01.12. für das kommenden Studienjahr.

Anschließend wird die BA-JJ Veranstaltung aus dem Profil kopiert. Es darf nur aus dem Profil kopiert werden. Die neu angelegte TN-Verwaltung markieren und anschließend das kopierte Profil “einfaches Einfügen eine Ebene tiefer” einfügen.

Anschließend öffnet sich das folgende Fenster.

Bei „Namensbildung“ den Platzhalter durch die korrekte Bezeichnung ersetzen. Der Platzhalter aus dem Profil lautet idR „JJ“. Diese durch das richtige Einstellungsjahr (z.B. 25) ersetzen. Die Haken bei Bildungsvorschriften und Unterveranstaltung sind unbedingt zu entfernen. Beginn - Datum anpassen, Ende-Datum wird dann anschließend automatisch angepasst und muss ggf. noch geändert werden. Zum Schluss abspeichern.

Im Frühjahr (spätestens April), sobald feststeht, wie viele Kurse gebildet werden, müssen für den neuen Einstellungsjahrgang (Grundstudium) und neue Veranstaltungen für das Hauptstudium angelegt werden.

Dazu ist stets und ausschließlich auf das Profil zurückzugreifen! Hier ist immer zu klären, ob die dortigen Eingaben bzw. Einstellungen (Bausteine, Thesauren) noch aktuell sind, insb. die aktuell gültige Prüfungsordnung. Bei der Erstellung darauf achten, dass dar richtige Profil ausgewählt wird. Es gibt für die Landeskurse eigene Profile. Hier ist sowohl die Prüfungsordnung, sowie auch die Abrechnungsleistung der Landesleute hinterlegt.

Zunächst die gewünschte Profil-Veranstaltung auswählen.

Diese dann per Rechtsklick kopieren und per Rechtsklick einfügen (einfaches Einfügen).

Anschließend öffnet sich das folgende Fenster.

Bei „Namensbildung“ den Platzhalter durch die korrekte Bezeichnung ersetzen. Der Platzhalter aus dem Profil lautet idR „JJ-01“. Diese durch das richtige Einstellungsjahr (z.B. 25) und die korrekte Kursnummer ersetzen. Die korrekten Anfang-Ende-Daten setzen (siehe Vorjahre). Beide Haken bei Bildungsvorschriften herausnehmen!

Anschließend öffnet sich das Fenster erneut für jede darunter liegende Veranstaltung (z.B. T1-GS-JJ-01, T2-GS-JJ-01). Dabei ist darauf zu achten, dass die Zeiträume des Trimesters immer korrekt angegeben werden.

Besonderheit beim Anlegen der WPF und Projekte

Veranstaltung anmelden

Eigentlich muss dafür das Profil „20JJ WPF/SO (Profile)“ kopiert werden. Allerdings funktioniert das seit Mitte 2020 nicht mehr. Die IT arbeitet bereits an einer Lösung. Die Wahlpflichtfächer und Projekte müssen nun alle einzeln angelegt bzw. aus dem Vorjahr kopiert werden. Dafür ist wie folgt vorzugehen:

Zunächst muss man den Ordner „2021 WPF/Projekt“ anlegen:

Man geht in den Bereich Veranstaltung und wählt Bachelor aus. Dann legt man den Oberordner an:

1. F2 drücken bzw. auf das zweiter Symbol klicken

2. Kürzel/Thema/Rang und Bezeichnung eintragen und im Anschluss speichern

Dann klickt man auf die Oberveranstaltung eines WPF oder Projektes aus dem Vorjahr, drückt die rechte Maustaste und klickt auf kopieren

Dann klickt man auf die zuvor angelegte Oberveranstaltung „2019 WPF/Projekt“, klickt mit der rechten Maustaste darauf und wählt „Einfügen“ und dann „einfaches Einfügen einer Ebene tiefer“ aus:

Nun öffnet sich das folgende Fenster:

1. Harken entfernen

2. Kürzel /Rang aktualisieren (insb. das Studienjahr ändern)

3. Bezeichnung ggf. anpassen (wichtig: darauf achten, ob es das WPF I oder II ist)

4. Beginn und Ende des Trimesters aktualisieren

Wichtige Hinweise:

• Das Kürzel/Rang darf nicht mehr als 20 Zeichen haben. Mehr als 20 Zeichen werden in Stud.IP nicht übernommen

• Wenn es eine Veranstaltung mehrmals gibt, bspw. Dreimal wird das WPF „Straf- und Ordnungswidrigkeiten“ angeboten, dann darauf achten, dass das Kürzel immer unterschiedlich ist – auch bei dem Unterordner. Sonst taucht die Veranstaltung nur einmal in Stud.IP auf.

Dann folgt das gleiche Fenster für die Unterveranstaltung. Dort sind die 2., 3., 4. zu prüfen und ggf. anpassen.

Das Verfahren ist dann für jedes WPF und Projekt durchzuführen. Wenn neue WPF oder Projekte angeboten werden, kann man einfach alte WPF kopieren und den „Kürzel/Rang“ und die „Bezeichnung“ so anpassen, dass es auf das neue WPF bzw. Projekt zutrifft.

Wichtig: Wenn man erst alle Veranstaltungen im Antrag anlegen will, bevor einzelne automatisch in Stud.IP erstellt werden, muss geprüft werden, ob der Webhaken gesetzt ist. Wenn er drinsteht, erscheint die Veranstaltung (über Nacht) auch bei Stud.IP. Der Web-Harken befindet sich unter dem Reiter „Vstg“ und muss sowohl in der Ober- als auch in der Unterveranstaltung des Wahlpflichtfaches deaktiviert werden. Wenn dann alles fertig ist, muss diese wieder in der Ober- und Unterveranstaltung aktiviert werden, sobald die Veranstaltungen in Stud.IP erstellt werden sollen.

Thema zuordnen

Jedem WPF muss nun noch das Thema zugeordnet werden

1. Auf die Oberveranstaltung des jeweiligen WPF klicken

2. Rechts im Fenster den Reiter „Bausteine“ auswählen.

3. Unter „Bezeichnung und Beschreibung“ sucht man das Thema.

Zu 3.: Man sucht das Thema, indem man bspw. beim Wahlpflichtfach „30 Jahre Wiedervereinigung“ „30*“ eingibt und bspw. auf Tab. o.ä. drückt. Dann geht ein Feld auf, aus dem man das entsprechende Thema auswählt. Wichtig ist, dass auch das Thema „BA Wahlpflichtfach I“ oder „BA Wahlpflichtfach II“ entsprechend des Trimesters richtig ist. Bei neuen Wahlpflichtfächern, oder Wahlpflichtfächern, die zum ersten Mal in einem anderen Trimester stattfinden, muss das Thema durch die IT neu im System angelegt werden.

Es ist wichtig, dass man das Thema auch auf der Unterveranstaltung zuordnet. Macht man das nicht, kann kein Dozent hinterlegt werden.

Dozent zuordnen

Im nächsten Schritt muss noch der Dozent/der Dozent dem WPF zugeordnet werden.

Klicken Sie jetzt auf die Unterveranstaltung und wählen Sie ganz rechts Planung – Stoffplan aus:

Dann erscheint folgendes Fenster:

Dann gibt man unter „Name“ den Nachnamen des Dutzends ein. Man kann auch wieder * als Platzhalter setzen. Dann wird entweder direkt der Dozent hier aufgenommen, oder es erscheint eine Liste aus der Person, die den passenden Dozenten auswählt.

Wenn eine Fehlermeldung kommt und es nicht klappt, liegt das Problem vermutlich darin, dass unten kein Thema oder zwei Themen ausgewählt sind. In letzterem Fall klickt man dann doppelt auf das Thema, wo ganz vorne eine Nummer ist und klickt oben auf löschen. Dann macht man einen Doppelklick auf das verbliebene Thema, damit die linke Seite gefüllt ist. Dann muss das auch mit der Zuordnung des Dutzends klappen.