Vorwort
Ziel dieses Leitfadens soll es sein, eine Person in Antrago neu und vollständig so anzulegen, dass sie als Dozent/in (Trainer/in?) in einem VA-Profil ausgewählt werden kann.
Basis hierfür ist der von allen künftig einzusetzenden Referent/innen anzufordernde „Referentenbogen“; (T:\FORTBILDUNG\3_Referenten\0 Allgemeines\2021 NEU Referenten- und Firmenbogen.docx)
Für eine Ansteuerung von Akteuren in der Fortbildung sind Trainer/innen der Fortbildung zunächst in den Personenstamm von Antrago zu übernehmen.
In der Startmaske Antrago wird dafür zunächst das Personenfeld ausgewählt und angeklickt.
Es öffnet sich eine Eingabemaske/ ein Suchfeld, in die man den Namen der neu einzugebenden Person einträgt und über die Lupe in der Kopfzeile (oder mit der Taste F5) im bestehenden Personenstamm nach einem ggf. schon vorhandenen Personendatensatz suchen kann.
Es wird ein Suchergebnis gelistet, wenn Personen unter dem eingegebenen Vor-/ Nachnamen schon vorhanden sind. Die als Dozent/in anzulegende Person kann daraus ausgewählt und angesteuert werden kann, soweit sie bereits im Personenstamm abgebildet ist.
Ist die gesuchte Person nicht gelistet, dann bitte das Suchergebnis über den „Pfeil“ rechts oben verlassen.
Ist die Person noch nicht abgebildet, bietet Antrago ansonsten sofort die Erfassungsmaske zur Anlage neuer Personenstammdaten an:
Bei bereits angelegten Personen öffnet sich das vorhandene Fenster im Status „Ändern“:
Für die weitere Betreuung als Dozent/in der Fortbildung (z.B. die Abrechnung von Veranstaltungshonoraren und die steuerlich-buchhalterische Identifikation eines/r Dozenten/ Dozentin) ist es erforderlich, die persönlichen Telekommunikationsverbindungen hier abzubilden.
- Differenzieren: Als Privatperson künftig tätige Dozent/innen oder für eine Firma (1.2) ? [Für den Fall, dass Personen als Dozent/innen über eine Firma tätig werden und abrechnen, gelten besondere Eingaberegeln, die im Anschluss (1.2) dargelegt werden.]
Eine Adresseneingabe (Privatadresse) ist hier nur für die als Privatpersonen agierende und abrechnende Dozent/innen vorzunehmen.
Weitere Angaben zur Person sind dann über das Reiter-Menü aufrufbar bzw. zu ergänzen.
Nötig für eine Abrechnung der als Privatperson agierende/r und abrechnende/r DozentInnen ist die Hinterlegung einer Bankverbindung. Diese muss über den entsprechenden Reiter eingegeben werden:
Für die Eingabe der Steuernummer der als Privatperson tätigen Dozentinnen wird der Reiter Thesaurus aktiviert und durch Anklicken des + am Menürand eine weitere Dropdown-Auswahl möglich.
Im Personenthesaurus ist dann im unteren Drop-Down-Menü der Ordner Dozenteneigenschaften
anzusteuern. Die Steuernummer wird dann im Freitext-Feld hinterlegt.
Dieses Freitextfeld (bitte Schieberegler nutzen) wird entsprechend befüllt und die Eingabe abgespeichert (über das Diskettensymbol in der oberen Menüleiste).
- Besondere Eingaberegeln: Personen, die über eine Firma als künftige Dozent/innen tätig werden
Bei Personen, die als Dozent/innen für eine Firma tätig werden sollen, ist die Verknüpfung mit der entsprechenden Firma erforderlich. Über den Reiter Verknüpfung kann in der Personenmaske festgestellt werden, ob bereits eine solche besteht.
Für eine erst noch einzurichtende Verknüpfung ist das + am Menürand anzuklicken.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem das Verknüpfungsfeld mit „ist Mitarbeiter bei“ (Dropdown Menü) belegt und über ein Suchfeld (mit F5) die Firma im Datenstamm von Antrago gesucht und angesteuert werden kann.
Ist die eingegebene Firma im Datenstamm nicht abgebildet, muss diese als neue Firma in Antrago angelegt werden. Die Anlage einer neuen Firma ist nur über die Buchhaltung möglich, Ansprechpartner dafür ist Frau Purkus).
Personen als Dozent/in freischalten
Sind alle Angaben hinterlegt, ist die angelegte Person dann über das am rechten Feld der Eingabemaske befindliche Fenster als Dozent/in zu klassifizieren – man wählt dafür den Ordner Dozentin aus und löst dann durch den Doppelklick auf das Unterverzeichnis Dozentin die Zuordnung aus. Weitere Dozent/inn/en-Eigenschaften sind über die geöffnete Eingabemaske zu hinterlegen.
Nach dem Ansteuern des Unterverzeichnisses Dozentin öffnet sich ein Eingabefenster Dozentinnen.
Dort ist in der Regel der Reiter Themenzuordnung und die Auswahl „nicht zugeordnete“ voreingestellt geöffnet. Ansonsten bitte durch entsprechendes Anklicken anwählen und so die Listung der nicht zugeordneten Themen.
Aus der Liste der Themenkürzel (numerisch der Antrago-Baumordnung der Fobi entsprechend) ist dann der als Dozent/in registrierten Person das Thema zuzuordnen, in dem eine Referierenden- tätigkeit möglich ist bzw. tatsächlich fachlich vorgesehen ist.
Mehrfachzuordnungen sind möglich.
Das Themen-Kürzel/ Thema wird durch Anklicken des OK-Feldes ausgewählt, abgespeichert und so als Dozentinnen-Eigenschaft zugeordnet.
Hinweis: Aktuell listet Antrago ein Thema jeweils 3-fach auf, bitte unbedingt die oberste Zeile zum Thema auswählen!
Im Anschluss sind die zugeordneten Themen für die jeweiligen Dozentinnen abrufbar:
Weitere Eingaben für die Dozentinnen sind durch entsprechende Reiterauswahl möglich.
Im Reiter Entfernungen sind zum Beispiel die nach der Reisekostenrichtlinie der Fortbildung errechneten Entfernungen zu den Bildungszentren des NSI hinterlegbar. Zuständige Ansprechpartnerinnen für Ermittlung und Hinterlegung der Daten sind die Kolleginnen der KVS.
4. Das Einfügen von Dozenten in Veranstaltungen
Offen, öffentlich
Intern, vertraulich, streng vertraulich
Dokument
veröffentlicht
Dokument veraltet
Dokument digitalisieren
Vermerk mit Datum der Absetzung
Als PDF-A
speichern
Dokumenten- information anpassen
…. wird im Leitfaden Anlegen von Profilen und Veranstaltungen weiter aufgegriffen….
analog
digital
Dokument
vernichtet/gelöscht
Vernichtung/ Löschung nach DIN 66399
einfache Vernichtung/ Löschung
Abbildung 1 Eine Beispielabbildung