Anlegen Profil/Erzeugen von Terminen Anlegen Inhouse

Vorwort

Der Leitfaden „Anlegen von Veranstaltungen“ stellt die Vorgehensweise der Anlage einer Veranstaltung mit entsprechenden Terminen im System ANTRAGO nach erfolgreicher Trainerakquise und Konzeption der Inhalte der Veranstaltung dar und behandelt auch die Sonderform der Inhouse-Veranstaltungen.

Anlegen eines Profils in ANTRAGO

Starten Sie das Programm ANTRAGO und klicken Sie auf Veranstaltungen.

Klicken Sie auf Fortbildung um in den Bereich der Fortbildung zu kommen. Es gibt noch die Bereiche Hochschule, Ausbildung und Methodik & Didaktik. Die Möglichkeit diese zu wählen ist jedoch durch ein Rollen- und Rechtekonzept nur bei Zuweisung durch IT möglich.

Der Startbildschirm von ANTRAGO erscheint. Es sind die jeweiligen verfügbaren Jahre sichtbar.

Klicken Sie in das jeweilige Jahr, in dem Sie ein Profil für ein neues Seminar erzeugen wollen. Durch das Anklicken des Plus-Symbols auf der linken Seite der Jahreszahl können Sie den Antrago-Baum aufklappen.

Der ANTRAGO-Baum des jeweiligen Jahres ist thematisch unterteilt. Er enthält die verschiedenen Themenbereiche. Der jeweilige Themenbereich untergliedert sich weiter in verschiedene Themengebiete, die wiederum verschiedene Themenfelder beinhalten. Unter den Themenfeldern befinden sich die Seminarordner. Darin sind die Profilordner der Seminare in blau und die Terminordner in gelb enthalten. Alle Ordner bestehen zur Eindeutigkeit aus einer fünfstelligen Zahl.

Die Systematik ist:

Themenbereich TBeinstellige ZahlBeispiel:TB 400 Kommunalfinanzen

Themengebiet TGzweistellige ZahlBeispiel:TG 410 Haushaltsrecht

Themenfeld TFdreistellige ZahlBeispiel:TF 412 Rechnungswesen

Bsp.: Seminar Rechnungswesen für Einsteiger folgt der Systematik und hat die Ordnernummer 41201:

4TB Kommunalfinanzen

1TG Haushaltsrecht

2TF Rechnungswesen

01Ordnernummer 01

So ist es möglich im jeweiligen Themenfeld bis zu 99 Ordner mit entsprechenden Profilen und Terminen zu erzeugen.

Unter den jeweiligen 5-stelligen Ordnern sind dann die Profile und Termine angelegt.

Die Profile bekommen immer die Endnummer des Jahres sowie dann 00 - also im Beispiel bleibend: 41201-22-00

Die Termine dazu erhalten dann eine laufende Nummerierung – in diesem Fall bekommt der 1. Termin die 41201-22-01, der nächste Termin am Ende die 02 usw.

Kennzeichen für Profile: 

• Der Status ist immer Konzeption/Vorbereitung – damit erhält das Profil das blaue Ordnerzeichen (also blaue Schrift und blaues Ordnerzeichen = Profil)
• Das Datum Beginn ist immer der 01.01. des entsprechenden Jahres.
• Das Datum Ende ergibt sich aus der Dauer der VA – eintägig also ebenfalls 01.01., zweitägig dann 02.01. usw.
• Unter Teilnehmeranzahl wird die für die Veranstaltung ermittelte Mindest-Teilnehmerzahl (= mind. DB 1) sowie die mit den Referierenden abgestimmte Höchst-Teilnehmerzahl eingetragen.
• Außerdem sind die Tage und Unterrichtseinheiten zu kontrollieren – eintägig = 1 Tag und 8 UE – zweitägig = 2 Tage und 16 UE usw.

Achtung: Unter Tage immer mindestens 1 eintragen, auch wenn die VA halbtägig mit nur 4 UE ist.

• Unter dem Reiter Vgst ist Profil angekreuzt – Dadurch erscheint rechts oben neben Anmeldepunkt auch der Hinweis „Profil“.
• Auch die Punkte „Web“ und „stat. Ausw. / Anz. im BP“ erhalten Haken – das System erkennt automatisch, dass ein Profil nicht im Web veröffentlicht wird.

Als erstes wird also immer der Ordner angelegt, unter dem Profile und Termine angelegt werden sollen.

Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das jeweilige Themengebiet, in dem ein neues Profil erzeugt werden soll und klicken Sie die rechte Maustaste.

Gehen Sie im sich öffnenden Auswahlmenüfenster auf Neu: Tiefere Veranstaltungsebene.

Es öffnet sich die folgende Eingabemaske unter der dann unter Kürzel die fünfstellige Nummer des Ordners ein sowie unter Bezeichnung noch einmal die fünfstellige Nummer zzgl. des Titels der Veranstaltung (aus dieser Stelle zieht sich die Website den Titel aus Antrago – deshalb ganz wichtig: 5-stellige Ordner-Nr., Leertaste und dann Beginn des VA-Titels eingeben). Danach speichern Sie diese über F7 oder das Diskettensymbol im linken oberen Rand der Taskleiste von ANTRAGO.

Es wird im ANTRAGO-Baum ein neuer Ordner mit der hinterlegten Ordnernummer angezeigt.

Navigieren Sie nun mit dem Mauszeiger in der Baumstruktur auf den gerade erzeugten Ordner und klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf Neu: Tiefere Veranstaltungsebene.

Es erscheint nun die folgende Eingabemaske, die befüllt werden muss:

Erforderliche Eintragungen: 

1. Aktueller Status: Konzeption/Vorbereitung
2. Kürzel: hier im Beispiel 13030-22-00
3. Thema: über die Suche auswählen (* F5), ggf. in dem Suchfester nach der Themengruppe „Fortbildung“ filtern – hier Thema: Fobi-13 (= Personalvertretungsrecht)
4. Der Rang bleibt frei
5. Bezeichnung: Eingabe der fünfstelligen VA-Nr. und des Titels der Veranstaltung

Achtung: Aus diesem Feld überträgt Antrago die Angaben auf die Website – und zwar ohne die ersten 6 Zeichen (= 5-stellige VA-Nr. und Leertaste)!.

Und nochmal Achtung: Die maximale Länge beträgt 150 Zeichen (inkl. aller Satz- und Leerzeichen).

1. Teilnehmerzahl: Min/Max eintragen (Min stellt den BreakEvenPoint dar und sollte zumindest DB1 = 0, besser DB2 = 0 sein - Max Zahl stellt die methodisch und didaktische Zahl an zu schulenden Personen dar und ist mit dem Referierenden abgestimmt).
2. Teilnehmerzahl Plan: Diese Planzahl wird für die Einnahmenkalkulation im Controlling benötigt und sollte realistisch geschätzt und entsprechend eingetragen werden.
3. Tage / UE: Diese werden bereits vorgeschlagen aufgrund des Beginn- und des Enddatums. Ein Tag hat 8 Unterrichtseinheiten. Pro Tag können auch weniger Unterrichtseinheiten eingetragen werden, z. B. 5 bei einem Seminar, das nur bis 13.00 Uhr andauert. Wichtig: Auf jeden Fall muss beim Tag immer mindestens eine 1 stehen, da statistische Auswertungen damit multiplizieren….
4. Veranstaltungsstätte: Wird im Profil meist freigelassen, da erst im Termin feststeht, an welchem VA-Ort das Seminar stattfinden soll. Wenn ein Termin z. B. immer in Hannover stattfinden soll, kann man die Veranstaltungsstätte auch schon im Profil hinterlegen. Außerdem kann man hier z. B. auch sofort die „Veranstaltungsstätte “WebSeminar“ eingeben – dann über F7 Suchen die entspr. Auswahl treffen.
5. Beginn: ist immer der 1. Januar eines Jahres – Bsp.: 01.01.2022
6. Danach erscheint immer diese Frage, die mit „Ja“ beantwortet werden kann:
7. 
8. Ende: Das Ende ergibt sich aus der Dauer des Seminars (1tg = 01.01., 2tg. = 02.01. usw.)
9. Uhrzeit erfassen (Beginn am ersten Tag und Ende am letzten Tag). Die Eingabe des Datums kann ohne Punkte und 00 erfolgen – Beispiel 09 Tab und 16 Tab
10. Jetzt auf den roten Button „Aktivieren“ gehen:
11. Es erscheint erneut eine Frage, die mit „Ja“ beantwortet werden kann:

1. Auch die nächste Frage kann mit „Ja“ beantwortet werden:

Das Profil ist nun aktiviert und die Schaltflächen der Reiter ab Vgst sind aktiv geschaltet.

Folgende Reiter sind im Profil nun noch auf jeden Fall zu kontrollieren und entsprechend zu „befüllen“:

1. Reiter Vstg (= Abkürzung für Veranstaltung)

Vermittlungsart = FB Seminar

Einstellungen:Haken setzen bei Profil.

Haken setzen bei Web

Haken setzen bei statist. Ausw. /Anz. im BP

Zuordnung:Erhält nach Bestimmung der zust. Sachbearbeiterin im Stab automatisch deren Kürzel.

Achtung: Wird die Sachbearbeitung im Stab geändert, muss an dieser Stelle entsprechend händisch das neue Kürzel eingegeben werden.

1. Reiter Inhaltsbeschreibung:

Die Felder 0-92 sind entsprechend auszufüllen – beginnend bei Titel.

Doppelklick in die Titel-Zeile – und es öffnet sich ein Textverarbeitungsfeld

Oben links erkennt man dort jeweils, in welcher Zeile man sich gerade befindet.

Alle folgenden Eintragungen sind in der Schriftart Arial und Schriftgröße 10 vorzunehmen, außer der Titel – dieser wird FETT und in Schriftgröße 12 eingetragen.

Mit den Pfeiltasten springt man von Feld zu Feld. Alle Eintragungen aus diesen Feldern der Inhaltsbeschreibung werden ins Web übertragen. Leere Felder werden auch im Web nicht angezeigt.

Es beginnt mit dem Teaser-Text. Dieser soll Lust auf das Seminar machen und wird direkt unter dem Titel auf der Website angezeigt.

Danach folgen Titel…

… Terminhinweise….

Unter Terminhinweise werden beispielsweise verschiedene Seminarzeiten eingegeben. Beispiel:

1. Tag: 9:00 – 16:00 Uhr

2. Tag: 9:00 – 13:00 Uhr

Außerdem wird hier bei Terminverlegungen ein Hinweis wie folgt gemacht:

Achtung: Das Seminar war ursprünglich für den (Datum) geplant und wurde verlegt.

Unter Gewinn wird in der Regel ein Text eingegeben, der eben den Gewinn einer Seminarteilnahme beschreibt.

Im Feld Inhalt werden nur Aufzählungen vorgenommen.

Diese inhaltlichen Aufzählungen übertragen sich in die Teilnahmebescheinigungen, die im Anschluss an das Seminar an die Teilnehmenden versandt werden.

Unter Referent/in wird nur der Name des Referierenden mit evt. Titeln eingegeben – keine weiteren Zusätze.

Unter Teilnahmeentgelt wird der Gesamtpreis der Veranstaltung eingegeben – also inklusive Veranstaltungspauschale.

Schreibweise: 290 EUR oder 1.500 EUR

Auch Besonderheiten wie EarlyBird-Preis oder KAV-Mitgliedspreise werden hier entsprechend eingegeben.

Bei den folgenden Eingaben wird unterschieden zwischen Präsenz-Seminar, Hybrid-Seminar oder WebSeminar.

Diese können jeweils als Textbaustein ausgewählt und entsprechend eingefügt werden, und zwar wie folgt am Beispiel einer Präsenz-Veranstaltung:

Der Text unter Entgelthinweis bei Präsenz-Veranstaltungen lautet beispielsweise dann:

Das Teilnahmeentgelt beinhaltet die Veranstaltungsunterlagen und die Verpflegung sowie die darauf entfallende Mehrwertsteuer.

Die Texte unter Hinweise und Anmeldung werden genauso eingefügt – als Textbaustein je nach Format ob Präsenz- oder WebSeminar – übrt den kleinen Pfeil und dann Einfügen……:

Unter Hinweise können zudem Besonderheiten des Seminars verortet werden – z. B. dass das Seminar Teil einer Reihe ist o. ä.

Unter Anmeldung wird erneut je nach Format (Präsenz oder WebSeminar) aus den Textbausteinen entsprechend ausgewählt:

Beispiel des Textes bei Präsenz-Veranstaltungen:

Sie können sich bis zu zwei Wochen vor dem Veranstaltungstermin anmelden. Zu diesem Zeitpunkt wird entschieden, ob die Veranstaltung stattfindet. Eine kostenfreie Abmeldung ist danach nicht mehr möglich. Selbstverständlich können sich kurzfristig Interessierte auch nach dem Anmeldeschluss verbindlich anmelden, sofern noch Plätze frei sind.

Unter Hinweis für TN (nur für Einladungen) wird beispielsweise eingetragen, was TN mitbringen sollen – oder worauf in der Einladung an die TN besonders hingewiesen werden soll.

Dieser Text wandert in das Einladungsdokument, mit dem die Teilnehmenden 13 Tage vor dem Seminar eingeladen werden.

Danach kann man das Textfeld-Fenster der Inhaltsbeschreibung über das Kreuz rechts oben verlassen.

1. Reiter Auftraggeber

Der Reiter Auftraggeber wird nur bei der Anlage von Inhouse-Veranstaltungen angeklickt und befüllt.

Siehe Besonderheiten Eingabe von Inhouse-Veranstaltungen unter Termin anlegen!

1. Reiter Stab

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Reiter Stab.

Durch Doppelklicken in der Zeile oder durch das Anklicken des Symbols + (Plus) am rechten Rand dieses Reiters öffnet sich eine neue Eingabemaske. Hier werden jetzt zuständige(r) Produktmanager/-in unter Planung sowie zuständige KVS-Mitarbeiterin unter Sachbearbeitung eingetragen.

Klicken Sie bei Funktion mit dem rechten Pfeil des Feldes auf Planung und hinterlegen Sie die/den zuständige(n) Produktmanager/-in. Speichern wie immer mit F 7 oder dem Diskettensymbol in der Taskleiste.

Klicken Sie bei Funktion auf Sachbearbeiter NSI und hinterlegen Sie die zuständige Mitarbeiterin des Kunden- und Veranstaltungsservice (KVS). Ebenfalls speichern und das Fenster durch das Kreuz oder den „Ausgangspfeil“ verlassen.

Nach dem Speichern das Fenster verlassen – im Stab sind nun die Zuständigkeiten erkennbar.

1. Reiter Thesaurus

Die Thesauren sind wichtige Marker u. a. für statistische Auswertungen und müssen sorgfältig bedient werden.

Klicken Sie auf das Symbol Plus am rechten oberen Rand. Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster, in dem die Besonderheiten einer VA angekreuzt werden müssen:

Immer anzukreuzen ist:

• Veranstaltungsstatistik:Statistische Auswertung

Die weiteren Thesaurus-Auswahlmöglichkeiten für die Fortbildung finden sich unter den Punkten:

• WEB-Veranstaltungen
• Seminararten

Dort ist anzukreuzen, wenn es sich beispielsweise um einen Kongress, ein WebSeminar, eine Inhouse-VA oder eine Neue VA handelt.

Wählen Sie bei WEB-Veranstaltungen bzw. Seminararten die dann zutreffenden Thesauren aus.

1. Reiter KIS

Im KIS (Kundeninformationssystem) werden teilweise automatisch Dinge abgelegt (Honorarvereinbarung, die vom KVS verschickt wurde, oder TN-Einladungen u. ä.).

Es dient aber auch dazu, Informationen oder Besonderheiten zu einer VA abzulegen, damit diese von allen eingesehen werden können.

Ein Beispiel an dieser Stelle: Ablage von Staffelhonoraren für Dozierende:

Wählen Sie Vorgangsart und Aktionsart aus (über die Pfeiltasten rechts werden die Auswahlmöglichkeiten angezeigt)

Unter Kurzinformation kann eine Überschrift (wie hier „Staffelhonorar“) eingetragen werden.

Unter Inhalt wird dann konkreter beschrieben, welche Besonderheiten es hierzu gibt.

Speichern wie immer über F7 oder das Symbol in der Menueleiste.

1. Reiter Bausteine

Dieser Reiter hat in der Fortbildung keine Bedeutung und wird nicht genutzt.

1. Reiter Doz.-Einsätze

Hier ist der Dozent mit dem vereinbarten Honorar zu sehen, wenn er eingegeben wurde.

Diese Informationen sind über die Umschalttaste zu hinterlegen: Klicken Sie auf die Umschalttaste.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem nun alle Abrechnungsleistungen hier im Profil – inkl. Dozent/-in und Honorar – hinterlegt werden sollten.

DozentInnen:

Doppelklick auf die leere Zeile unter der Überschrift:

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem unter Name der Dozent eingegeben wird….

Über „Suchen“ (F5 oder Such-Symbol neben dem Namen) Suche starten….

Ergebnis wird wie folgt angezeigt …

Voraussetzung für das Finden der Dozierenden ist, dass diese als Person bereits in den Antrago-Stammdaten hinterlegt sind, Ihnen das richtige Thema zugeordnet ist und auch eine eventuelle Verknüpfung zu einer Firma, über die abgerechnet werden soll, eingerichtet ist. Denn…

Wichtig:

An dieser Stelle wird eingegeben, ob ein Honorar an eine Firma oder an den Dozenten privat ausgezahlt werden soll – und zwar allein durch die Auswahl beim Vertragsstatus:

Wenn alles richtig ist: Speichern (F7 oder über Symbol in Menueleiste) und diese Seite verlassen (über Tür oder Kreuz rechts oben)

Nun werden die Abrechnungsleistungen eingegeben:

Auch dort wieder Doppelklick auf eine leere Zeile unter Bezeichnung…

… und es öffnet sich ein neues Fenster….

Zunächst in der Leistungsgruppe über den kleinen rechten Pfeil „Fortbildungsentgelte“ auswählen.

Danach über Suchen (F5) im Feld darunter die Leistung auswählen:

Alle Tagesseminare erhalten neben dem Teilnahmeentgelt auch die derzeitig gültige Veranstaltungspauschale zugeordnet (19% oder 7 %).

Beginnen Sie mit der Abrechnungsleistung Teilnahmeentgelt – Auswahl mit Doppelklick:

Das TN-Entgelt ist unter Leistung eingefügt – jetzt rechts das 1,- Kreissymbol anklicken, um den Betrag einzugeben.

Erneut öffnet sich ein Fenster, in dem der Preis eingegeben werden kann.

Beispiel: Das TN-Entgelt soll 280 EUR betragen.

Die VAP pro VA-Tag beträgt immer 30 EUR und wird in Antrago als NETTO-Betrag eingegeben (bei 7 % USt auf die VAP erscheint auf den Rechnungen an die Verwaltungen also 32,10 EUR).

Damit beträgt das TN-Entgelt in diesem Beispiel dann 247,90 EUR in der Abrechnungsleistung, damit der Gesamtbetrag von 280 EUR herauskommt, der in der Inhaltsbeschreibung der VA so eingegeben ist und so auch als Gesamtbetrag auf der Website erscheint.

TN-Entgelt entsprechend eingeben und das Fenster wieder verlassen.

Neu starten mit der Auswahl und dem beschriebenen Eingabeweg wie oben:

Über das Ordner+-Fenster oder F2 kann man eine weitere Leistungsgruppe und Leistung eingeben….

Jetzt ist die Veranstaltungspauschale auszuwählen – in diesem Beispiel 7 % - und über das Symbol rechts oben dann der Preis von 30,00 EUR einzugeben.

Wichtig: Bei allen Abrechnungsleistungen muss der Haken „automatische Auswahl“ gesetzt werden!

Dann das Fenster nach dem Speichern wieder über die Kreuze rechts oben in den Fenstern oder die „Türen“ verlassen – die Abrechnungsleistungen sowie der Dozent sind nun im Profil der VA hinterlegt.

Über die Umschalttaste wieder auf die Hauptmaske zurückkehren….

1. Reiter Anfrage - Dieser Reiter wird nicht bedient.
2. Reiter Abrechnung

An dieser Stelle ist die richtige Kostenstelle auszuwählen.

Bei Tagesseminaren kann die Kostenstelle häufig erst im Termin ausgewählt werden, da sie ortsabhängig ist.

Bei Kongressen oder WebSeminaren wird bereits an dieser Stelle im Profil die richtige Kostenstelle hinterlegt.

Mit F5 Suchen – es erscheint das Auswahlfeld der Kostenstellen. In der Fortbildung stehen zur Auswahl neben den Kostenstellen beginnend mit 200 (20007500 FB Inhouse bis 20037000 FB Tagesveranst. OL) nur noch die 10105003 ID2 Kostenstelle.

Hier ist also ggf. schon im Profil die entsprechende Kostenstelle auszuwählen.

Wenn keine Kostenstelle ausgewählt wird erscheint immer noch einmal die folgende Frage, die mit JA beantwortet werden kann:

1. Reiter Unterlagen, Zusatz und TN - Diese Reiter werden nicht bedient.

Damit ist das Profil zunächst vollständig eingegeben und fertig.

Anlegen eines Termins in ANTRAGO

Termine werden in Antrago aus dem Profil kopiert und angelegt.

Dazu das entsprechende Profil auswählen und mit rechter Maustaste Kopieren auswählen:

Danach erneut auf das Profil gehen, die rechte Maustaste anklicken – und dann auswählen:

Einfügen – einfaches Einfügen gleiche Ebene

Es erscheint ein neues Fenster – in diesem ist lediglich der Termin einzugeben, den man vereinbart hat, also das Datum überschreiben – durch die im Profil eingegebene Dauer erscheint mit Betätigung des Tab-Buttons auf der Tastatur automatisch das richtige Enddatum – danach mit dem Symbol oben speichern!!

Direkt danach wird der Termin als gelber Ordner über dem Profil mit dem eingegebenen Termin angezeigt.

Jetzt müssen nur noch die terminbezogenen Eingaben ergänzt werden, nämlich:

• Veranstaltungsstätte und Ort

Dazu im Feld Ort den gesuchten Ort eintragen und über F5 suchen.

Beispiel hier: Bildungszentrum Hannover, Wielandstr. 8…

Außerdem ist noch die Kostenstelle unter dem Reiter entsprechend des Ortes einzugeben:

Dazu auf den Reiter „Abrechnung“ gehen und im Feld Kostenstelle mit F5 suchen:

Die richtige Kostenstelle aus dem aufgehenden Menuefenster auswählen und damit eingeben:

Fertig sind Profil und Termin dazu.

So können auch diverse Termine unter einem Profil eingegeben werden – Beispiel:

Die Termine erhalten dabei immer laufende Nummern, so dass man am Ende eines Jahres an der laufenden Nummer erkennen kann, wie häufig ein Produkt im Jahr angeboten wurde.

Anlegen einer Inhouse-Veranstaltung / eines Inhouse-Termins

Zu jedem Themengebiet gibt es einen Ordner _Inhouse, in den die Inhouse-Veranstaltungen zum jeweiligen Themengebiet eingefügt werden.

Dazu wird wieder das entsprechende Profil wie unter „Termin anlegen“ kopiert und der gelbe Unterordner dann unter dem Ordner _Inhouse eingefügt

Auch hier wird wieder das entsprechende Datum der Inhouse-VA eingegeben und gespeichert (F7):

Nun sind die folgenden Schritte notwendig:

Auf dem Reiter Vstg:

• In der Bezeichnung das Wort „Inhouse“ vor den Titel setzen.
• Als Ort den „Dummy Veranstaltungsort Inhouse“ mit F5 (Suchen) auswählen und eintragen.
• Den Webhaken herausnehmen.
• Min / Max Teilnehmerzahl wie unten beschrieben eingeben.
• Evt. den Stab entsprechend der Zuordnung in der KVS verändern.

Inhouse-Veranstaltungen werden in der Regel mit einer Höchst-Teilnehmer-Zahl verkauft. Diese ist mit der Seminarbestätigung an den Auftraggeber entsprechend benannt. Ebenso ob darüber hinaus noch weitere Teilnehmende bis zu einer maximalen TN-Zahl zugelassen werden. Dies wird in der Regel wie folgt geschrieben:

Die Gesamtkostenpauschale bezieht sich auf eine maximale Teilnehmerzahl von 16 Personen. Für jede/n weitere/n Teilnehmer/in bis zur maximalen Teilnehmerzahl von 20 Personen erhöht sich diese Pauschale um 150 EUR pro Person und Tag. 

Diese beiden Zahlen werden bei der Inhouse-Veranstaltung entsprechend bei der Teilnehmeranzahl eingegeben. Daraus kann dann der Report der Seminarbestätigung entsprechend gezogen werden.

Evtl. ist an dieser Stelle auch der Stab zu ändern, wenn Inhouse-Veranstaltungen in der KVS unterschiedlich zu den offenen Seminaren betreut werden.

Weiter zum Reiter Auftraggeber:

Doppelklick auf leere Zeile (oder das + Symbol) und es öffnet sich ein neues Feld zur Eingabe des Auftraggebers:

Unter Ort den Ort des Auftraggebers eingeben, mit Suchen (F5) die Auswahlliste öffnen und dann den richtigen Auftraggeber auswählen – hier im Beispiel Stadt Langenhagen.

Die Stadt Langenhagen ist nun als Firma und Auftraggeber mit den hinterlegten Daten dann angezeigt:

Wichtig: An dieser Stelle keine weiteren Änderungen oder Eingaben tätigen!! Die hinterlegten Daten zu den Firmen (= Auftraggebern) werden auch aus der Ausbildung bedient.

Und weiter ganz wichtig:

Liste der Auftraggeber beachten, die über Organisationseinheiten abrechnen (die Liste liegt in der Fortbildung vor!!).

Beispiel: Landkreis Hildesheim – über die Suche nach dem Landkreis Hildesheim erhält man eine Auswahlliste u. a. auch über die ganzen Fachbereiche des Landkreises Hildesheim, die eigene Rechnungen erhalten möchten – hier ist dann der anfordernde Fachbereich auszuwählen – z. B. Amt 101 Personal- und Organisationsamt.

Weiter geht es beim Reiter Thesaurus:

Hier ist die Seminarart „Inhouseveranstaltung“ unter Seminararten auszuwählen und anzukreuzen.

Der Thesaurus „Statistische Auswertung“ sollte bereits angehakt aus der Kopie des Profils sein.

In der Regel hat man bei Inhouse-Veranstaltungen also mindestens 2 Thesauren, die angezeigt werden müssen, nämlich die Kennzeichnung „Inhouseveranstaltung“ sowie „Statistische Auswertung“.

Wenn das Inhouse-Seminar als WebSeminar verkauft wurde, wird an dieser Stelle auch noch der Thesaurus „WebSeminar“ angekreuzt.

Nächster Reiter Abrechnung:

Unter „Abrechnung“ ist die Kostenstelle 20007500 FB Inhouse auszuwählen.

Danach wieder über die Umschaltfläche auf die Abrechnungsleistungen gehen:

Hier müssen die bestehenden Leistungen zunächst entfernt werden – dafür wählt man die Leistung aus und geht dann über F4 (= Löschen) oder das entsprechende „Papierkorb“-Symbol:

Dies macht man mit beiden Leistungen (TN-Entgelt und VAP) und gibt dann entsprechend die neue Abrechnungsleistung ein – nämlich Inhousepauschale.

Dazu wieder in der Leistungsgruppe „Fortbildungsentgelte“ auswählen und im Feld Leistung auf „Suchen“ (= F5) oder das Such-Symbol gehen:

Hat man die Kostenstelle „Inhousepauschale“ ausgewählt muss wieder der entsprechende Betrag eingegeben werden:

Dazu wieder das 1,- € Symbol anklicken und man kommt in die entsprechende Eingabe-Maske, wo man den Betrag der Inhousepauschale eingeben kann:

Dies wieder speichern über das Symbol oder F7.

Achtung: 

Bei Inhouse-Veranstaltungen erfolgt die Abrechnung später dann nicht pro Teilnehmer sondern pro Veranstaltung. Dies wird vom System automatisch erkannt, sobald einer VA ein Auftraggeber zugeordnet wurde und wird an dieser Stelle bei der Eingabe der Abrechnungsleistungen auch entsprechend angezeigt.

Die Abrechnungsleistungen sind damit fertig und korrekt hinterlegt.

Der Dozent ist in der Regel durch das Kopieren aus dem Profil bereits auch in der angelegten Inhouse-VA hinterlegt. Wenn er für das Inhouse-Seminar dasselbe Honorar wie für offene Seminare erhält, ist man an dieser Stelle mit dem Eingeben fertig und braucht keine Änderungen vorzunehmen.

Die Eingaben für die Inhouse-Veranstaltung sind damit beendet.

Abbildung 1 Eine Beispielabbildung

Tabellenverzeichnis

Es konnten keine Einträge für ein Abbildungsverzeichnis gefunden werden.

Abkürzungsverzeichnis

Glossar