Hybrid Seminare in Antrago abbilden

Vorwort

Ziel dieses Leitfadens soll es sein, Hybrid-Seminare in Antrago korrekt anzulegen.

1. HybridSeminare und Antrago-Struktur – korrekt hinterlegen
   

Wenn das HybridSeminar korrekt in Antrago hinterlegt ist…

• ist es auf der NSI-Webseite „sichtbar“ und buchbar.
• sehen Interessierte im Web alle Informationen die in der Inhaltsbeschreibung stehen.
• ist die VA im Belegungsplan sichtbar an dem Präsenzort (angelegt in Hauptveranstaltung).
• können Angemeldete direkt bei der Übernahme aus der Schnittstelle manuell der Präsenz- oder Online-Variante (jeweils eine Unterveranstaltung) zugeordnet werden.
• können die Kommunikation mit TN und Dozierenden und die Abrechnungen über die Hauptveranstaltung durchgeführt werden.
  

1. Einen Veranstaltungstermin für ein HybridSeminar anlegen:
   

Es wird eine Hauptveranstaltung mit zwei Unterveranstaltungen angelegt.

Die Anmeldepunkte bei den Unterveranstaltungen müssen direkt beim Anlegen auf manuell gesetzt werden.

Veranstaltungstermin anlegen:

• Veranstaltungsprofil anklicken
• Kopieren (Menü über rechte Maustaste)
• dann „einfaches Einfügen auf gleicher Ebene“ (s.o.)
• Fenster öffnet sich
• bei Bezeichnung dem Titel noch „HybridSeminar:“ voranstellen
• Tage/ UE sind abhängig vom Konzept
• Datum eingeben, ggf. Seminarzeiten anpassen

Beispiel Seminarzeiten:

Hybridformat Tagesverlauf 09:00-15:00 Uhr z.B.
09:00-10:30 Uhr 2 UE

30 Min Pause

11:00-12:30 Uhr 2 UE

60 Min. Pause

13:30-15:00 Uhr 2 UE

• Speichern

Der VA-Termin (Hauptveranstaltung) ist nun grob angelegt und weitere nötige Eingaben werden gemacht:

Eingeben/ggf. aktualisieren im VA-Termin bei Stammdaten:

• Bei Ort den Präsenzort angeben.
• Min. und maximale TN-Zahl prüfen, ggf. anpassen (es ist die Gesamtteilnehmendenzahl gemeint)
• Reiter Vstg:
• Webhaken rein
• Haken bei „statist. Ausw. / Anz. Im BP“ rein
• Reiter Inhaltsbeschreibung:
  Es gibt Standardtextbausteine für Hinweise, Anmeldung und Entgelthinweise, die eingefügt werden müssen

Standardtextbausteine sind aufrufbar unter Weitere Optionen Einfügen Textbausteine 05 Fobi-Inhaltsbeschreibung FB HybridSeminar – xxx

Ggf. weitere textliche Anpassungen vornehmen für HybridSeminar (Gliederung, Pausenzeiten, Methodik, …)

Gesamtpreis angeben (Preisbildungsprozess siehe Datei 20220406_Pricing Hybrid-VA.pdf)

• Reiter Thesaurus:

Thesaurus Statistische Auswertung einfügen (findet man bei Veranstaltungsstatistik)

Thesaurus Hybrid einfügen (findet man bei Seminararten)

• Reiter Stab:

Wie sonst auch bei Präsenzveranstaltungen oder WebSeminaren eintragen

• Reiter Abrechnung:

Xxx FB Tagesveranst. >Ort der Präsenzdurchführung<

Es fehlt nun noch die Eingabe Abrechnungsleistungen über Umschalttaste:

Zwei Positionen anlegen

1)

Leistungsgruppe: Fortbildungsentgelte

Leistung: TLN_Entgelt - Teilnahmeentgelt (d. h. Gesamtpreis abzüglich VA-Pauschale Brutto)

2)

Leistungsgruppe: Fortbildungsentgelte

Leistung: Veranstaltungspauschale 7% (bzw. mit dem aktuell geltendem Umsatzsteuersatz) (Betrag errechnen = vorgegebene VAP je Tag netto * Anzahl VA-Tage)

Zum Start der HybridSeminare wurde vereinbart, dass für Präsenz- und Onlineteilnahme der gleiche Gesamtpreis und die gleiche VAP gelten.

Die Hauptveranstaltung ist nun angelegt.

Jetzt werden zwei Unterveranstaltungen angelegt. Zuerst mit dem Ort Präsenz, dann mit Ort WebSeminar.

Zwei Unterveranstaltungen anlegen:

1)

• Im Baum auf die Hauptveranstaltung klicken
• Rechte Maustaste, „Neu: Tiefere Veranstaltungsebene“ auswählen
• Es öffnet sich eine Maske (sieht genauso aus wie Hauptveranstaltung)
• Datum Beginn und Ende eintragen
• Haken bei Anmeldepunkt setzen und manuell auswählen
• Bei Veranstaltungsstätte und Ort den Durchführungsort der Präsenzdurchführung auswählen (Hannover Wielandstr. 8 oder Oldenburg Rosenstraße 14-16)
• Maximale TN-Zahl anpassen

Reiter

• Thesaurus: Hybrid auswählen
• Abrechnung: Kostenstelle Präsenzdurchführungsort

Speichern

Und dann eine weitere UV etwas anders 

2)

• Im Baum auf die Hauptveranstaltung klicken
• Rechte Maustaste, „Neu: Tiefere Veranstaltungsebene“ auswählen
• Es öffnet sich eine Maske (sieht genauso aus wie Hauptveranstaltung)
• Datum Beginn und Ende eintragen
• Haken bei Anmeldepunkt setzen und manuell auswählen
• Bei Veranstaltungsstätte und Ort WebSeminar auswählen
• Maximale TN-Zahl anpassen

Reiter

• Thesaurus Hybrid auswählen
• Kostenstelle WebSeminar

Speichern

Ergänzende Hinweise

Zur Inhaltsbeschreibung:

Weitere Optionen findet man bei der Erfassung des Freitextes in der Inhaltsbeschreibung hier

Erklärung Anmeldepunkte: 

Die Anmeldepunkte sind bei Hybrid-Hauptveranstaltung und Unterveranstaltungen wie folgt zu setzen, damit die TN bei Übernahme aus der Schnittstelle in der gewählten Unterveranstaltung zugeordnet werden können. Im Ergebnis sind in der HV = alle TN und in den zwei UV = einmal nur Präsenz-TN und einmal nur Online-TN. Das heißt Hauptveranstaltung = automatisch und Unterveranstaltung = manuell

Auch bei Unterveranstaltungen: Immer Kostenstellen ausfüllen

Maximale TN-Zahl:

Hauptveranstaltung = Maximalzahl TN gesamt

Unterveranstaltung = Maximalzahl halb halb oder wie gewünscht (in Summe Maximum der Hauptveranstaltung)