Vorwort
In dem Leitfaden soll die Einladung von Teilnehmenden zu den einzelnen Lehrgängen beschrieben werden.
Einladung von Teilnehmenden
Ca. 3 Monate vor Beginn der Lehrgänge werden die Teilnehmenden (nachfolgend TN) eingeladen. Hierfür sucht man die entsprechende Veranstaltung, zu der die TN eingeladen werden sollen und geht auf den Drucker.
Man öffnet den Ordner „Ausbildung“, markiert den Report „Einladung (Teilnehmeranschreiben) und drückt rechts auf „an Email-Empfänger senden“.
Im nächsten Fenster die Einstellung so lassen und „OK“ drücken.
Die nächste Frage mit „Ja“ beantworten, da die Einladungen auf den jeweilige Lehrgangsort angepasst werden müssen.
Als nächstes erscheint ein Feld mit verschiedenen Textbausteinen. Hier kann man die für den jeweiligen Lehrgangsort notwendigen Textbausteine auswählen. Wenn gewünschten Textbausteine aus- oder abgewählt sind, drückt man auf „OK“.
Als nächstes öffnet sich die Einladung. Es handelt sich hierbei um einen Serienbrief, der nun weiterbearbeitet werden kann. Als erstes geht man auf Vorschau Ergebnisse um zu sehen, ob die Adresse, Lehrgangsnummer und alles weitere richtig angezeigt wird.
Im nächsten Schritt werden die Daten der Eröffnung erfasst. Je nach Lehrgangsort unterschiedlich.
Nun wird das das Fenster mit dem Kreuz geschlossen.
Die Einladung öffnet sich ein weiteres Mal und auch diesmal schließen wir das Fenster mit dem Kreuz.
Es öffnet sich nun das Email-Fenster mit den Email-Adressen der einzelnen Behörden. Hier hat man nun die Möglichkeit, diverse Anlagen mit beizufügen, wie den Bestellschein der DVP, Hinweise zur Lehrgangseröffnung, Hinweise Nutzung DVP etc. Dazu geht man rechts auf die Büroklammer.
Es ist möglich, sich die Mails in der Vorschau anzeigen zu lassen. Mehr Informationen kann man hier nachlesen.
Vor dem Versenden der Einladungen bitte darauf achten, dass bei Einstellungen der Haken bei „Einzelversand“ gesetzt ist und der Haken für die KIS-Einträge darf auch nicht fehlen. Dann auf „Email senden“.
Nach Versenden der Emails das Fenster mit der Tür verlassen.
Die folgende Frage mit „Ja“ bestätigen.
Den KIS-Eintrag mit „OK“ bestätigen.
