Anmelden von TN Grone Schule und bfw

Vorwort

In diesem Leitfaden soll das händische Erfassen von Teilnehmenden der Bildungsträger „Grone Schule“ und „bfw“ für die VFA-Lehrgänge sowie das Anmelden in den entsprechenden Lehrgängen dargestellt werden.

Bei den Teilnehmenden der Bildungsträger „Grone Schule“ und „bfw“ gibt es die Besonderheit, dass die Ausbildung nur zwei Jahre dauert (z.B. VD-21-HA-05, VZ-20-HA-05 und VA-20-HA-05) und die Teilnehmenden in eigenen Kursen unterrichtet werden.

Erfassen von Teilnehmenden

Zuerst in Antrago die Kategorie Personen öffnen

Im anschließenden Fenster den anzumeldenden Teilnehmenden anhand seiner Daten suchen mit Klick auf das Lupensymbol oder F5.

Tipp: Alle gelb hinterlegten Felder können für die Suche verwendet werden.

Sollte es bereits Personen mit diesen Daten geben, öffnet sich folgendes Fenster. Trifft eine Person aus der Liste zu, ist diese per Doppelklick zu öffnen. Es öffnet sich das Fenster mit den Stammdaten (siehe nächstes Bild). Hier sind die Daten ggf. anzupassen oder zu ergänzen. Nach Anpassung oder Ergänzung der Daten die Eintragungen über das Diskettensymbol speichern und das Fenster über das Türsymbol verlassen.

Sollte die Person noch nicht existieren oder ein bereits vorhandener Eintrag ausgewählt werden öffnet sich folgendes Fenster. Hier werden alle Daten des Teilnehmenden aufgenommen: Anrede ändern, Geburtsort, Geburtsname (nur bei Abweichung vom Nachnamen), Geburtsdatum, Adresse und Telekommunikationsverbindungen. Hier bitte unbedingt die Art und die Bezeichnung mit hinterlegen. Ganz wichtig: Bei Telefonnummern auf ein Leerzeichen zwischen Vorwahl und Rufnummer achten.

Für die Mailadresse müssen mind. zwei Einträge erfasst werden:

1. Privat (oder Dienst) mit einem Haupthaken (nicht erforderlich).

2. Teilnehmer ohne Haupthaken - diese wird z. B. für die Ausbildungsreports und für das NSI-Portal und Stud.IP verwendet. Zwingend erforderlich. Gibt es nur diese Mailadresse, sollte auch der Haupthaken gesetzt werden.

Anschließend wird die Mitarbeiterverknüpfung (Rechnungsverknüpfung erfolgt beim Speichern automatisch) hinterlegt. Hierfür die Verknüpfung über das Plus-Zeichen öffnen.

Bei Verknüpfung  „(AB) Mitarbeiter zu Firma“ auswählen, bei Firma den Bildungsträger eingeben (hier empfiehlt es sich mit * zu arbeiten) und über die Suche suchen (es gibt nur wenige Ausnahmen von Nichtmitgliedern).

In folgendem Fenster den entsprechenden Bildungsträger (Anschriften unterscheiden sich) auswählen und mit Doppelklick bestätigen

Anschließend speichern und das Fenster über das Türsymbol verlassen.

Unter dem Reiter Verknüpfung sollte nun bei den Punkten „(AB) Mitarbeiter zu Firma“ & „(AB) Rechnung an Firma“ der Arbeitgeber eingetragen sein. Im nächsten Schritt werden die Thesauren hinterlegt. Dafür gehen wir auf den Reiter Thesaurus.

Anlegen von Thesauren: Über Pluszeichen öffnen.

Folgendes Fenster öffnet sich. 

In folgendem Fenster sind die zu setzenden Thesauren zu finden. Es müssen die Thesauren „Wunschort“, „Abschlussdokument“ und „Verlauf“ gesetzt werden. Die Auswahl erfolgt jeweils über das Anklicken des entsprechenden Eintrages

Bei dem Thesaurus „Wunschort“ ist der Wunschort zu wählen und im entsprechenden Dropdownfeld „Ausprägung“ die Auswahl auf „ja“ zu stellen. Anschließend speichern und den nächsten Thesaurus auswählen.

Bei dem Thesaurus „Abschlussdokument“ ist „Beschäftigter“ zu wählen (Haken in der Spalte „OK“ setzen). Im entsprechenden Dropdownfeld „Ausprägung“ steht die Auswahl bereits auf „ja“. Anschließend speichern und den nächsten Thesaurus auswählen.

Bei dem Thesaurus „Verlauf“ ist „2-jährig“ und VD (Dienstbegleitender Unterricht) zu wählen (Haken in der Spalte „OK“ setzen). Im entsprechenden Dropdownfeld „Ausprägung“ steht die Auswahl bereits auf „ja“. Anschließend speichern und das Fenster über das Türsymbol verlassen.

Folgendes Fenster öffnet sich. Hier sind die gesetzten Thesauren zu sehen. Anschließend dieses Fenster über das Türsymbol schließen.

Anmelden von Teilnehmenden

Zuerst wird die Veranstaltungsübersicht gewählt.

Unter dem Punkt „Verwaltungsfachangestellte“ die entsprechende Oberebene des entsprechenden Startjahres wählen (z.B. VFA-21-HA). Unbedingt darauf achten, dass Teilnehmende der Bildungsträger „Grone Schule“ und „bfw“ nur 2-jährig teilnehmen. (z.B. VD-21, VZ-20, VA-20). In der Bildschirmmitte den Pfeil nach rechts betätigen bis der Reiter TN erscheint und diesen dann anklicken. Anschließend auf das „+“ Symbol klicken.

In folgendem Fenster die Daten des Teilnehmenden eingeben und über das „Suche“ Symbol suchen.

Gibt es mehrere Personen mit diesen Daten öffnet sich folgendes Fenster. Hier die entsprechende Person mit Doppelklick auswählen. Wenn es nur eine Person mit diesen Daten gibt wird sie direkt geladen.

Im Status steht bei Eigenschaft noch „Interessent“, bei Ausprägung „Warteliste“ und bei Zahlungsstand „ausgeglichen“. Um den Teilnehmenden dem Lehrgang zuzuordnen, klicke ich rechts auf Teilnehmer und anschließend auf Anmelden

Anschließend öffnet sich das Fenster in dem die Ober- und Unterveranstaltungen zu sehen sind. Hier ist darauf zu achten, dass der Teilnehmende zunächst nur für den VD angemeldet wird. Die Anmeldung für den VZ und den VA erfolgt im Einstellungsjahrgang davor (z.B. VD-21, VZ-20, VA-20). Die Anmeldung muss jeweils immer auf der Oberebene (dunkelblau) und im entsprechenden Lehrgang des Bildungsträgers auf der Lehrgangsebene (hellblau) durchgeführt werden. Die Auswahl erfolgt durch setzen des entsprechenden Hakens. Anschließend das Fenster Ok verlassen.

Im nachfolgenden Fenster werden die Lehrgangsentgelte ausgewählt. Je nachdem, ob die Behörde bei uns Mitglied oder Nichtmitglied ist, ist das jeweilige Entgelt grün hinterlegt. Änderungen kann man vornehmen, indem man auf die jeweilige Leistung mit der rechten Maustaste klickt. Anschließend speichern. Das Fenster schließt sich automatisch.

Im nachfolgenden Fenster hat sich nun der Status geändert. Bei Eigenschaft und Ausprägung steht jetzt „Teilnahme“ und bei Zahlungsstand steht jetzt „offenen Posten“. Bei der Teilnehmerstatistik hat sich die Ist-Zahl geändert und die Anzahl der freien Plätze ebenfalls. In der Veranstaltung sieht man nun, dass die Teilnehmende erfasst wurde.

Nach diesen Schritten öffnet sich wieder das Fenster in dem die Ober- und Unterveranstaltungen zu sehen sind. Die Anmeldung muss jeweils immer auf der Oberebene (dunkelblau) und im entsprechenden Lehrgang des Bildungsträgers auf der Lehrgangsebene (hellblau) durchgeführt werden. Die Auswahl erfolgt durch setzen des entsprechenden Hakens. Anschließend das Fenster Ok verlassen

Im nachfolgenden Fenster werden wieder die Lehrgangsentgelte ausgewählt. Anschließend speichern. Das Fenster schließt sich automatisch.

Im letzten Fenster hat sich wieder der Status geändert. Bei Eigenschaft und Ausprägung steht jetzt „Teilnahme“ und bei Zahlungsstand steht jetzt „offenen Posten“. Bei der Teilnehmerstatistik hat sich die Ist-Zahl geändert und die Anzahl der freien Plätze ebenfalls. In der Veranstaltung sieht man nun, dass die Teilnehmende erfasst wurde. Das Fenster kann über das Türsymbol geschlossen werden.