An- und Abmeldungen sowie Umverteilung

Vorwort

In diesem Leitfaden wird das händische An- und Abmelden von Teilnehmenden sowie die Umverteilung auf andere Ebenen oder eine andere Veranstaltung dargestellt.

Erfassen und Anmelden von Teilnehmenden

Zuerst auf die Obergruppe der Veranstaltung gehen, in der der Teilnehmende (nachfolgend TN genannt) erfasst werden soll. Dann auf den Reiter TN und auf + klicken

Name und Vorname des TN eingeben und mit F5 suchen. Wenn der TN noch nicht erfasst ist, mit einem Klick auf dem Button „neue Person“ wie nachfolgend beschrieben, erfassen.

Im nachfolgenden Fenster alle Daten aufnehmen: Anrede ändern, Geburtsort, Geburtsname (nur bei Abweichung vom Nachnamen), Geburtsdatum, Adresse und Telekommunikationsverbindungen. Hier bitte unbedingt die Art und die Bezeichnung mit hinterlegen. Ganz wichtig: Bei Telefonnummern auf ein Leerzeichen zwischen Vorwahl und Rufnummer achten.

Für die Mailadresse müssen mind. zwei Einträge erfasst werden:

Privat (oder Dienst) mit einem Haupthaken (nicht erforderlich).
Teilnehmer ohne Haupthaken - diese wird z. B. für die Ausbildungsreports und für das NSI-Portal und Stud.IP verwendet. Diese Eingabe ist zwingend erforderlich. Gibt es nur diese Mailadresse, sollte auch der Haupthaken gesetzt werden.

Anschließend wird die Mitarbeiterverknüpfung (Rechnungsverknüpfung erfolgt beim Speichern automatisch) hinterlegt. Hierfür die Verknüpfung über das Plus-Zeichen öffnen.

Bei Verknüpfung „(AB) ist Mitarbeiter bei“ anklicken, bei Firma die Behörde eingeben und über die SQL-Suche suchen (es gibt nur wenige Ausnahmen von Nichtmitgliedern).

Anschließend Suche_Mitglieder mit Doppelklick öffnen.

Bei Mitgliedsbehörden öffnet sich automatisch das Fenster der gesuchten Behörde. Anschließend speichern und das Fenster über die Tür verlassen.

Im nächsten Schritt werden die Thesauren hinterlegt. Dafür geht man auf den Reiter Thesaurus.

Anlegen von Thesauren: Über Pluszeichen öffnen.

In der Thesaurusliste „Anmeldung VFA“ sind alle notwendigen Thesauren zu finden.

Folgende Thesauren sind zu setzen:

Verlauf (2- oder 3-jährig)
Verlauf VD (wurde dieser mit angemeldet?)
Abschlussdokument (Beschäftigt)
Wunschort.

Beim Verlauf und beim Abschlussdokument muss bei der Ausprägung „ja“ stehen. Anschließend speichern und mit das Fenster mit der Tür verlassen.

Anschließend sind die Thesauren, die gewählt wurden, zu sehen. Auch dieses Fenster durch die Tür verlassen.

Im Status steht bei Eigenschaft noch „Interessent“, bei Ausprägung „Warteliste“ und bei Zahlungsstand „ausgeglichen“. Um die TN dem Lehrgang zuzuordnen, klickt man rechts auf TeilnehmerIn

und anschließend auf Anmelden.

Anschließend öffnet sich das Fenster in dem die Ober- und Unterveranstaltungen zu sehen sind. Hier darauf achten, dass bei Orten wo eine spätere Gruppenverteilung stattfindet, die TN erstmal nur auf der Obergruppe gespeichert werden. Anschließend das Fenster Ok verlassen.

Im Fenster welches sich dann öffnet, werden die Lehrgangsentgelte ausgewählt. Je nachdem, ob die Behörde bei uns Mitglied oder Nichtmitglied ist, ist das jeweilige Entgelt grün hinterlegt. Änderungen kann man vornehmen, indem man auf die jeweilige Leistung mit der rechten Maustaste draufklickt. Anschließend speichern. Das Fenster schließt sich automatisch.

Im letzten Fenster kann man sehen, dass sich der Status geändert hat. Bei Eigenschaft steht jetzt „Teilnahme“ und bei Zahlungsstand steht jetzt „offene Posten“. Bei der Teilnehmerstatistik hat sich die Ist-Zahl geändert und die Anzahl der freien Plätze ebenfalls. In der Veranstaltung sieht man nun, dass Teilnehmende erfasst wurden.

Teilnehmerverteilung

Um eine Teilnehmerin oder einen Teilnehmer einer Untergruppe oder einer anderen Veranstaltung zuzuordnen, geht man über Bearbeiten —> Teilnehmerverteilung —> Ausbildung.

Im folgenden Fenster sucht man sich die Veranstaltung raus, in der der TN ist, markiert den TN und geht rechts bei den Reitern auf Veranstaltung.

Dort sucht man die Veranstaltung raus, in die der Teilnehmer aufgenommen werden soll. Bei Verkürzern und Wiederholern geht man auf die Obergruppe, bei TN die bereits im VD waren und jetzt dem VZ zugeordnet werden sollen, geht man auf die VZ-Obergruppe.

Rechts im Reiter Zuordnungsdaten werden noch die Einstellungen kontrolliert. Wichtig ist die Entscheidung, ob die TN-Identifikation beibehalten werden soll.

Hinweis für die Vergabe der TN-Identifikation

Gleiche TN-ID - Bei allen Lehrgängen, die in der gleichen Prüfungsordnung abgebildet werden sollen:

Grund- und Abschlusslehrgänge (z. B. AIG und AIA)
VD – VZ – VA
T1 bis T9

Neue TN-ID - Bei allen Lehrgängen, bei denen eine neue / zusätzliche Prüfungsordnung angelegt werden muss.

Wiederholer. Die Noten vom Grundlehrgang müssen im Wiederholer-Lehrgang neu erfasst werden, wenn sie in die Endnote mit einfließen.
Anschlusslehrgang z. B, ABI-AI geht in den ABI-AII
Aufstiegslehrgang z. B. VA macht nach ein paar Jahren den AII

Somit kann (speziell für Statistiken) auf jeweils geltende Prüfungsordnung mit den entsprechenden Noten zugegriffen werden.

Dann drückt man auf das Pluszeichen rechts neben der Teilnehmerauflistung.

Im folgenden Fenster bestätigt man mit „Ja“.

Im nächsten Fenster erscheinen die alle Untergruppen, in denen man den TN zuordnen kann. Dort sucht man sich die richtigen Gruppen aus, setzt den Haken und drückt auf „OK“.

Als nächstes erscheint das Fenster, wo man die Leistungen auswählen kann. Dort drückt man auf speichern, wenn die richtige Leistung hinterlegt ist. Ansonsten kann man diese durch Rechtsklick auf die Leistung ändern.

Im letzten Schritt wird uns angezeigt, ob die Teilnehmerverteilung geklappt hat oder nicht. Hier bitte mit „OK“ das Fenster verlassen.

Löschen von Teilnehmern

Wenn ein TN vor Beginn der 1. Veranstaltung, hier der VD, von der Behörde abgemeldet wird, dann sucht man sich im ersten Schritt die Veranstaltung, geht auf die Obergruppe und auf den Reiter „TN“.

Im nächsten Schritt ruft man den TN mit Doppelklick auf und klickt auf den Mülleimer.

Hier erscheint die Sicherheitsabfrage, ob der TN wirklich gelöscht werden soll. Hier auf „Ja“ drücken, wenn der TN wirklich gelöscht werden soll.

Als nächstes erscheint das Fenster mit den Anmeldepunkten, denen der TN zugeordnet ist. Hier bitte die Veranstaltungen markieren, in denen der TN ebenfalls gelöscht werden soll und „OK“ drücken.

Im letzten Fenster ist zu sehen, dass der TN gelöscht ist.

Abmelden von Teilnehmern

Werden Teilnehmende erst im Laufe der Ausbildung von der Behörde abgemeldet, sucht man sich auch in diesem Fall erstmal die Veranstaltung. Als erstes wird der TN aus den Veranstaltungen gelöscht, an denen er nicht teilgenommen hat. Bsp.: Der TN hat am dienstbegleitenden Unterricht (VD) teilgenommen. Sowohl der Zwischenlehrgang (VZ) als auch der Abschlusslehrgang (VA) sind noch nicht gestartet. Dann löscht man den TN erstmal aus dem VZ. Ausgangspunkt hier: die Obergruppe vom VZ.

Dann weiter verfahren wie in Punkt 4 „Löschen von Teilnehmern“ beschrieben. Im nächsten Schritt wird der TN dann aus dem VA gelöscht. Ausgangspunkt hier: Obergruppe vom VA.

Da der TN am VD teilgenommen hat, kann er aus dieser Veranstaltung nicht mehr gelöscht werden. Hier wird wie folgt verfahren: Auf die Obergruppe gehen, dann auf den Reiter TN und den TN markieren, der abgemeldet werden soll.

Mit Doppelklick den TN öffnen, rechts auf TeilnehmerIn gehen und dann auf Abmelden.

Im nächsten Schritt kommt die Sicherheitsabfrage, ob der TN wirklich abgemeldet werden soll. Hier bitte mit „Ja“ bestätigen.

Jetzt kommt die Abfrage, in welchen Veranstaltungen der TN abgemeldet werden soll. Da der TN bereits aus dem VZ und VA gelöscht wurde, erscheint hier zur Auswahl nur der VD. Bitte mit „OK“ bestätigen.

Im nächsten Fenster erscheint wieder eine Sicherheitsabfrage. Auch hier bitte mit „Ja“ bestätigen.

Im nächsten Fenster erscheinen die Stornoleistungen. Diese müssen zwingend grün hinterlegt sein, weil die Behörde sonst das Lehrgangsentgelt zurückerhält. Wenn die Stornoleistung grün hinterlegt ist, bitte speichern. Das Fenster schließt sich automatisch. Sollte die Stornoregelung rot hinterlegt sein, bitte vor dem Speichern die unterste Zeile mit der rechten Maustaste anklicken. Sie wird dann grün.