Vorwort
Für verschiedene Zwecke, wie bspw. die Ausschreibung zur Gewinnung nebenamtlich Lehrender, ist es notwendig, bestimmte Mitglieder über die Gemeindekennziffern (GKZ) anzuschreiben. Der vorliegende Leitfaden soll dabei die einzelnen Schritte bis zum Versenden der E-Mails darstellen. Dadurch sollen lediglich bestimmte Mitglieder in einem Umkreis kontaktiert werden können.
Mail an Mitglieder per Gemeindekennziffer
Über die Funktion „Marketing“ können verschiedene Zielgruppen per E-Mail angeschrieben werden. Dies ist u.a. für die Ausschreibung zur Gewinnung nebenamtlich Lehrender notwendig.
Zunächst ist auf das Symbol „Marketing“ zu klicken.
Anschließend öffnet sich folgendes Fenster:
Links im Feld „Suche“ muss per Doppelklick auf „Firma“ geklickt werden. Anschließend sind im Feld „Eingabefelder“ diverse Auswahlfelder. Das Auswahlfeld „Thesaurus“ per Doppelklick anklicken.
Anschließend die rechte Spalte ausfüllen. Zunächst die Kategorie „Klassifizierung Firma“ auswählen. Anschließend die Eigenschaft „Mitglied“, gefolgt von der Ausprägung „Ja“.
Danach auf der rechten Seite auf „UND“ drücken. Beim Eingabefeld „Kreisgemeindeschlüssel“ per Doppelklick auswählen, dann auf „größer gleich“ und Vergleichswerte die Gemeindekennziffer (03XXX001) eingeben, anschließend „UND“ klicken.
Die Gemeindekennziffer besteht aus acht Ziffern. „03“ steht dabei immer für das Land Niedersachsen. Die nächsten drei Ziffern stehen für die Landkreise bzw. kreisfreien Städte. Die letzten drei Ziffern sind die jew. Gemeinden. Damit alle Mitgliedsgemeinden angeschrieben werden ist es sinnvoll, daher die Ziffern „001“ bzw. „999“ einzutragen. Dadurch ist sichergestellt, dass auch alle Mitgliedskommunen des Landkreises angeschrieben werden.
Noch einmal beim Eingabefeld „Kreisgemeindeschlüssel“ per Doppelklick auswählen. Dieses Mal mit „kleiner gleich“ (03XXX999) fortfahren, anschließend „UND“ drücken.
Zur Kontrolle kann anschließend auf „zählen“ gedrückt werden. Hier sollte nun eine Anzahl erscheinen.
Sodann kann der Report für die Mail geöffnet werden. Hierzu auf „drucken“ drücken.
Folgendes Fenster öffnet sich. Unter dem Reiter „Ausbildung“ den Report „_NSI_Mail an Zielgruppe [Zielgruppe Firma/Person] auswählen (1x anklicken!).
Abbildung : Erstellen der E-Mail - Teil 2
Anschließend auf der rechten Seite auf 
(An E-Mail Empfänger senden) klicken. Hierdurch wird das E-Mail-Fenster geöffnet. Es können der Betreff, der Mailtext sowie Anhänge eingefügt werden.
Bevor die Mail verschickt wird ist es notwendig zu überprüfen, ob das Versenden an „Einzelempfänger“ ausgewählt ist. Hierzu auf das Zahnradsymbol neben den Einstellungen klicken. Hier wird angezeigt, ob der Einzelversand eingestellt ist. Anschließend kann die Mail versendet werden.
Je nachdem, welcher Inhalt verschickt wird ist es sinnvoll, als noreplay@nsi-hsvn.de zu versenden. Dies kann ebenfalls bei den Einstellungen geändert werden.
Tipp: Beim Versenden an mehrere GKZ immer mit der „Tür“ zurück, da ansonsten die Anleitung für jeden Kreis komplett von vorne begonnen werden muss. Durch schließen der „Tür“ ist nur die Gemeindekennziffern zu ändern.