Übernahme Bacheloranmeldung aus Web-Schnittstelle

Einführung

Dieses Handbuch beschreibt den Teilprozess der Übernahme von Anmeldung aus dem NSI-Portal. Über die Behördenfunktionalität wurde den Kunden des NSI die Möglichkeit gegeben, Teilnehmer zu Ausbildungs- und Hochschulveranstaltungen anzumelden.

Folgend wird der Prozess für den Bachelorstudiengang beschrieben.

Die Anmeldedaten der Teilnehmenden werden nach Formularabsendung in einer Webdatenbank zwischengespeichert. Dort warten die Datensätze, bis sie über den Übernahmeassistenten in ANTRAGO manuell oder von der automatischen Übernahme behandelt und auf die Backend-Datenbank geschrieben werden. Die automatische Übernahme findet jede Nacht um 1:00 Uhr statt. Während der automatischen Übernahme darf keine manuelle Übernahme stattfinden. Um das sicherzustellen, werden zu Beginn der automatischen Übernahme, alle Datensätze die in der Webdatenbank hängen in der ANTRAGO Übernahme ausgeblendet.

Grundsätzlich sind nur Teilnehmende für die Veranstaltungsarten Ausbildung und Bachelor von der automatischen Übernahme betroffen. Fortbildungsanmeldungen müssen weiterhin manuell übernommen werden.

Findet die automatische Übernahme einen Konflikt während des Übernahmeprozesses, so wird der Teilnehmer nicht übernommen und muss von der Sachbearbeitung manuell über den Übernahmeassistenten übernommen werden.

Wann tritt ein Konflikt auf? Ein Konflikt kann auftreten, wenn für einen Datensatz aus dem Web, mehrere in ANTRAGO infrage kommen, aber nicht eindeutig einem dieser Datensätze zugeordnet werden kann.

Ein Beispiel. Max Mustermann mit dem Geburtsort Musterstadt ist bereits in ANTRAGO als Person hinterlegt. Zusätzlich gibt es einen zweiten Max Mustermann mit dem Geburtsort Musterstadt. Ein Kunde meldet über das Portal eine Person Max Mustermann mit dem Geburtsort Musterstadt. In diesem Fall kann die automatische Übernahme nicht stattfinden, da die Person bereits existent ist und keinem der beiden Datensätze eindeutig zugewiesen werden kann. In dem Fall muss eine manuelle Übernahme erfolgen.

Manuelle Übernahme - Einstellungen

Der Übernahmeassistent kann in ANTRAGO über Extras – Schnittstellen – WEB – Personen/TeilnehmerInnen gestartet werden.

Das Fenster sieht wie folgt aus.

Die Einstellungen in den Optionsfeldern sollten wie folgt gewählt werden.

Eingang: Seminaranmeldung

Status: unbearbeitet

Art: Firmen und Personen

Zuordnung: -

Zusätzlich kann es hilfreich sein, den Status auf „in Bearbeitung“ zu setzen. Bei diesem Status erscheinen Teilnehmende, die nicht vollständig übernommen worden sind. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn mit einer Übernahme angefangen, aber den Prozess vor Abschluss abgebrichen wurde. So kann die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden.

Außerdem ist es hilfreich, die Liste wie im Bild dargestellt zu gruppieren. Dadurch werden die Teilnehmer nach Veranstaltungsart und -kürzel gruppiert.

Start der Übernahme

Im Fenster „Web-Schnittstelle“ tauchen nur Personen auf, die manuell übernommen werden müssen. Alle übrigen Personen werden nicht angezeigt und automatisch per Skript übernommen.

Die Person, die übernommen werden soll, mit der linken Maustaste markieren.

Anschließend auf das Symbol „Assistent“ drücken.

Damit öffnet sich der Übernahmeassistent. Zuerst wird die Person gesucht. Dadurch soll geprüft werden, ob die Person bereits in ANTRAGO hinterlegt ist, um Dubletten zu vermeiden. Dazu den Eintrag der E-Mail-Adresse entfernen, sofern vorhanden. Nur nach „Nachname“ und „Vorname“ suchen. Auf „Suchen“ klicken. Werden Suchergebnisse angezeigt, muss geprüft werden, ob es sich bei einer der Personen um den zu übernehmenden Teilnehmenden handelt. Sollte das der Fall sein, die Person aus den Suchergebnissen auswählen.

Wird die folgende Meldung angezeigt, ist die Person vermutlich noch nicht in ANTRAGO erfasst.

Dann die Aktion „neue Person erfassen“ auswählen und die Schaltfläche OK bestätigen.

Nun die Person entsprechend des Teilprozesses Anlage von Personen anlegen.

Thesauren der Person

Nachdem die Person angelegt bzw. mit einer bereits vorhandenen Person verknüpft wurde, müssen eventuell vorhandene Thesauren übernommen werden.

Sofern die Thesauren korrekt sind, auf „Speichern“ klicken.

Andernfalls müssen die Thesauren geändert bzw. gelöscht werden. Das kann bspw. der Fall sein, wenn ein falscher Wunschort eingetragen worden ist und die falsche Angabe per E-Mail zur Korrektur mitgeteilt worden ist.

Telekommunikationsverbindungen

Im dritten Step werden die Telekommunikationsverbindungen des Teilnehmers übernommen.

Ist die Zeile grün markiert, handelt es sich um einen neuen Eintrag der der Person hinzugefügt wird. Bei einer roten Markierung ist der Eintrag bereits vorhanden und wird nicht übernommen. Bei unterschiedlichen Schreibweisen (z.B. klein/groß) kann es vorkommen, dass eine „neue“ Kommunikationsverbindung hinzugefügt wird, aber bereits vorhanden ist. Daher muss die Spalte „Nummer“ kontrolliert werden, ob es sich ggfs. bei den angezeigten Verbindungen um identische handelt. Zusätzlich muss darauf geachtet werden, dass es eine Mail-Verbindung mit der Bezeichnung Teilnehmer gibt. Über diesen Eintrag wird die Kommunikation mit dem Teilnehmer über das Portal gesteuert.

Weiterhin darf jede Person nur einen Haupthaken pro Kommunikationsart (Telefon, E-Mail, Fax) besitzen.

Anschließend weiter über „Speichern“ . Es folgt die Prüfung der Adresse des Arbeitgebers.

Im Fenster „Suche Firma“ die E-Mail-Adresse herausnehmen und die Firma über das Symbol „Suchen mit Abfrage“ suchen.

Im sich öffnenden Fenster die Abfrage „Suche Mitglieder“ wählen. Dadurch wird der Teilnehmende mit der Mitglieds-Firma verknüpft.

Die Angaben werden über „Speichern“  bestätigt.

ACHTUNG

Nachdem die korrekte Firma ermittelt wurde, werden nun entsprechende Telekommunikationsverbindungen abgefragt. Es ist darauf zu achten, dass die Haken in der Spalte „Übernehmen“ entfernt werden. Das würde die Daten in der Firma ändern und ist nicht erlaubt.

Über die Schaltfläche „Speichern“  werden die Angaben bestätigt.

Verknüpfungen

Nun werden die Verknüpfungen übernommen. Über das Web wird immer die Mitarbeiterverknüpfung zu der Firma des Ausbildungsleiters / -betreuers erstellt.

Diese Angaben über „Speichern“ bestätigen. Ist die Angabe falsch oder fehlerhaft, die Schaltfläche „Verknüpfung löschen“   betätigen und die korrekte Verknüpfung nach der Übernahme hinzufügen.

Anmeldepunkte

Zum Schluss muss die korrekte Veranstaltung ausgewählt werden.

Dazu erscheint das Fenster für manuelle Anmeldepunkte. Da hier lediglich die unteren Ebenen erscheinen und die Teilnehmer bereits auf der korrekten Veranstaltung vorausgewählt sind, ist in diesem Fenster keine Auswahl zu treffen. Es muss lediglich die Schaltfläche „Ok“ bestätigt werden.

Der Teilnehmende ist daraufhin erfolgreich auf der Hauptveranstaltung angemeldet.

Um den Prozess abzuschließen das Fenster über „Beenden“ verlassen.

Es erscheint daraufhin das Fenster „Protokollformular“. Hier werden die Stammdaten der Person erneut übersichtlich angezeigt. Dieses Fenster über „Beenden“ verlassen.

Damit ist der Übernahmeprozess erfolgreich abgeschlossen.

Automatische Übernahme

Teilnehmende, die automatisch durch das Skript übernommen worden sind, sind auf der Veranstaltung in den Spalten „Tln.-Eigenschaft“ und „Tln.-Ausprägung“ als „Interessent“ und „Warteliste“ angemeldet.

Bei diesen Teilnehmenden müssen die Stammdaten bei Telekommunikationsverbindungen und Verknüpfungen nachgepflegt werden.

Telekommunikationsverbindungen

Der Teilnehmer muss über einen Doppelklick aufgerufen werden. Anschließend wird der Reiter „TK“ geöffnet.

Dort muss der Haupthaken bei einer Kommunikationsverbindung der Art E-Mail hinterlegt sein. Sofern kein Haken gesetzt ist, muss der Haken gesetzt werden. Zusätzlich muss in der Bezeichnung die Bezeichnung Teilnehmer ausgewählt werden.

Verknüpfungen

Sofern ein Teilnehmer bereits eine (AB) Verknüpfung hat, ist dort zwingend gültig bis 31.07.20XX einzutragen. Bei der (HS) Verknüpfung ist ein Datum bei Gültig von 01.08.20XX einzutragen. Sind noch weitere Verknüpfungen, insbesondere von alten Arbeitgebern, sind diese zu löschen.

Verteilung Anmeldepunkte

Da die Teilnehmenden nur auf der Hauptveranstaltung angemeldet werden, muss die Anmeldung noch auf den zu besuchenden Unterveranstaltungen stattfinden.

Genaueres beschreibt der Teilprozess „Teilnehmer einer Veranstaltung zuordnen“.

Variable Liste / Kontrolle

Im Fenster „Web-Schnittstelle“ wurde eine Möglichkeit geschaffen, sich die von der automatischen Übernahme behandelten Datensätze anzeigen zu lassen.

Nach einem Klick auf „variable Listen“  öffnet sich eine variable Liste. (ABHS-TN —> Anmeldung in Schnittstelle).

In der Liste die Filterzeile aktivieren. Anschließend bei “Veranstaltung” das Kürzel der gesuchten Veranstaltung, z. B. BA-25, eingeben. In der Spalte “Behörde” ist dann die anmeldende Behörde sichtbar.