Vorwort
In diesem Leitfaden soll die Stundenplanung von der Aufnahme der Dozenten bis zum Erfassen im Planungstool beschrieben werden.
Stundenplanung
Für die Stundenplanung im Planungstool müssen erstmal die Dozenten in Antrago hinterlegt werden. Dafür suchen wir uns die Veranstaltung raus, hinterlegen das Zeitraster für die Stundenplanung (NSI blockweise) und den gewünschten Raum für den Lehrgang. Anschließend öffnen wir rechts Planung und klicken auf Stoffplan.
Um einen Dozenten zu hinterlegen, suchen wir uns das Fach und öffnen es mit einem Doppelklick.
Dann klicken wir in das Feld „Name“. Es wird gelb. Dort geben wir dann den Dozenten ein, den wir für das Fach einsetzen möchten und drücken F5.
Abbildung Stoffplan Dozentensuche
Wenn es den Dozenten nur einmal gibt, erscheint er direkt in der Folgemaske. Gibt es mehrere Dozenten mit dem gleichen Namen, dann erscheint eine Liste und man wählt den gewünschten Dozenten mit einem Doppelklick aus. Im Anschluss drückt man auf speichern.
Abbildung Stoffplan Dozent speichern
Der Dozent erscheint unten in der Liste. Wenn alle Dozenten im Stoffplan erfasst sind, verlassen wir das Fenster durch die Tür.
Die folgenden Schritte finden im Planungstool statt.
Sobald in Antrago alles eingepflegt wurde, öffnet man das Planungstool. Dort wird als erstes die Veranstaltung die geplant werden soll, angelegt.
Dafür geht man oben links auf Daten und wählt dann Kurszusammenstellung. Folgendes Fenster öffnet sich. In diesem Fenster klickt man auf das Pluszeichen.
Abbildung Kursauswahl Planungstool
Es öffnet sich ein neues Fenster, sodass der Name der neuen Veranstaltung eingegeben werden kann. Im Anschluss daran klickt man auf den Button: Laden.
Abbildung Veranstaltungen laden
Im nächsten Fenster gibt man unter Veranstaltung das Kürzel des Lehrgangs ein, den man sucht und bei Veranstaltungsstätte den Ort. Anschließend drückt man OK.
Abbildung eigene Veranstaltung suchen
Nun erscheint die gewünschte Kursauswahl. Bei verschiedenen Lehrgängen (VA, BIG etc.) erscheinen hier so viele Veranstaltungen wie es Lehrgänge gibt. Man hakt den Lehrgang, der geplant werden soll, an und geht auf markierte Veranstaltung hinzufügen.
Abbildung gewünschte Veranstaltung hinzufügen
Dier Veranstaltung erscheint jetzt im unteren Fenster und dann drückt man auf OK. Anschließend auf Ja.
Abbildung neue Kurszusammenstellung bestätigen
Es erscheint das Fenster mit dem Beginndatum. Hier kann man entweder OK drücken oder aber ein anderes Datum innerhalb des Lehrgangszeitraumes wählen und der Stundenplan springt bei öffnen automatisch auf das gewählte Datum.
Es erscheint ein komplett leerer Stundenplan.
Als nächstes öffnet man das Blatt mit dem Haken. Folgendes Fenster öffnet sich. Hier sollten die ersten 5 Felder angehakt sein. Zum Schließen dieser Zeile einfach wieder auf das Blatt klicken.
Abbildung Begrenzungen einstellen
Unter Daten, Einstellungen kann ich auswählen, wie mir der Stundenplan bzw. was mir im Stundenplan angezeigt werden soll. Unter Sonstiges kann ich mir auch das Design auswählen.
Abbildung Zeitdarstellung einstellen
Abbildung Textanpassung einstellen
In der oberen Zeile kann ich mir den jeweiligen Dozenten den ich plane anzeigen, dazu den Raum in dem der Lehrgang Unterricht hat und/oder auch Lehrgänge, in denen der Dozent zusätzlich eingesetzt ist. Diese Einstellungen kann man je nach Belieben vornehmen. Diese geschieht, in dem man mit der rechten Maustaste auf das graue Feld klickt und sich anschließend die Anzeige aussucht (Dozenten, Räume, Veranstaltungen oder Ressourcen). Wenn man sich für die Anzeige Dozent entschieden hat, klickt man wieder mit der rechten Maustaste auf das graue Feld und wählt den Dozenten aus.
Abbildung Einstellungen obere Hälfte Stundenplan
Im unteren Teil wird jetzt der Stundenplan erstellt. Hier werden mir die Fächer (links), der Raum (mitte) und der Dozent (rechts) angezeigt. Um das jeweilige Fach zu erfassen, klicke ich bei den Fächern auf den Pfeil.
Es öffnet sich nachfolgendes Fenster. Hier habe ich jetzt die Möglichkeit, ein anderes Fach auszuwählen und gehe dann anschließen auf Schließen.
Dadurch kommt man wieder in die Maske zurück, wo die Stundenplanung stattfindet. Durch die Änderung des Faches ändert sich in der rechten Anzeige auch automatisch der Dozent. Um ein Fach zu planen, geht man mit der Maus auf das Fach und zieht es einfach in den Block, in dem es geplant werden soll. In der Anzeige sieht man dann, dass 2 Stunden von 20 Stunden verplant wurden. Sobald alle Stunden vom jeweiligen Fach verplant wurden, steht dahinter 100%.
Abbildung Anzeige ausgewähltes Fach
Feiertage, Prüfungen etc. können mit einer Sperrzeit erfasst werden. Hierzu klickt man mit der rechten Maustaste in das entsprechende Feld und geht auf Sperrzeiten setzen. In dem geöffneten Fenster kann man nun den Grund erfassen. Wichtig, hier bitte einmal Enter drücken und erst dann anfangen schreiben, weil der Grund sonst nicht komplett auf dem ausgedruckten Stundenplan erscheint. Die Anzahl der Ausführungen für den Tag können auch geändert werden. Wenn der Grund in drei Böcken stehen soll, erhöht man die Anzahl der Ausführungen auf 3. Anschließend drückt man auf Setzen.
Die Sperrzeit erscheint nun im Stundenplan.
Abbildung Ansicht Sperrzeit im Stundenplan
Je nach Lehrgang ist der Stundenplan fertig, wenn alle Fächer in einem bestimmten Zeitraum erfasst wurden.
Bei Stundenplanänderungen sucht man sich im Planungstool den entsprechenden Stundenplan raus, löscht das Fach (anklicken und entfernen drücken, wenn das Fach schwarz umrandet ist) am besagten Tag raus und fügt das Fach nach Absprache mit dem Dozenten an einem anderen Tag wieder ein.
Sollte ein Hauptamtler krank sein, wird der Unterricht innerhalb des Stundenplanes erstmal angerechnet, in dem ich den Dozenten auf Krankheit setze und anschließend aus dem Stundenplan entfernt. Dafür klicke man auf das entsprechende Fach mit der rechten Maustaste, geht dann auf DozentInnen, Stunden anrechnen, auf den Dozenten und auf Krankheit.
Für Dozenten- und Raumänderungen innerhalb eines laufenden Lehrgangs klickt man ebenfalls mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Fach und dann auf Raumänderung und sucht sich einen freien Raum aus, in dem der Unterricht am entsprechenden Tag stattfindet.
Bilder folgen!!!