Allgemein

Dieses Dokument soll als Leitfaden zur Benutzung des neu eingeführten SharePoint Online dienen.
Sie lernen, wie Sie sich in SharePoint bewegen, Ihre Daten finden und auf diese zugreifen können.

SharePoint Online ist eine Kollaborationsplattform, die zukünftig den altbewährten „Datei-Server“ mehr und mehr ablösen wird. Als sogenannter „Modern workplace“ bietet SharePoint Online ebenso wie der „Datei-Server“ Zugang zu Daten und Informationen, jedoch ohne die Einschränkungen von internen IT-Infrastrukturen. Da der Dienst ausschließlich Cloud-basierend ist, haben Sie somit die Möglichkeit

• Zu jeder Zeit

• Von jedem Ort

• Und von multiplen Endgeräten…

auf Ihre Daten und Informationen zugreifen zu können.

SharePoint Online ist auch Basis für OneDrive for Business, den Sie schon kennengelernt haben, sowie TEAMS, welches sich im Hintergrund ebenfalls der SharePoint Plattform bedient.

Referenzen

Diese Anleitung setzt voraus, dass die bereits vorab bereitgestellten Dokumente von Ihnen gelesen und zur Kenntnis genommen wurden, da wir hier nicht mehr explizit auf die jeweiligen Einzelheiten eingehen. Bitte nutzen Sie daher auch diese Dokumente als Begleiter zu dieser Anleitung.

Verwandte Dokumente:

• Benutzeranleitung MFA

• User Guide und Tutorial OneDrive for Business

SharePoint Online

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie SharePoint Online nutzen. Sie erfahren, wie Sie Ihre Dateien finden, speichern und gemeinsam daran arbeiten können. Auch für Personen mit wenig IT-Erfahrung ist diese Anleitung gut geeignet.

SharePoint Online ersetzt zukünftig den bisherigen Datei-Server. Der Zugriff ist möglich: - Jederzeit – Sie sind nicht an Bürozeiten gebunden - Von überall – Auch im Homeoffice oder unterwegs - Mit PC, Laptop, Tablet oder Smartphone – Ganz flexibel, je nach Arbeitsweise

SharePoint ist zudem die technische Grundlage für OneDrive for Business und Microsoft Teams. Sie arbeiten dadurch mit einer einheitlichen Plattform und können einfach zwischen den Programmen wechseln.

Hinweis: Diese Anleitung ergänzt bereits bekannte Dokumente. Bitte lesen Sie auch: - Anleitung für die Anmeldung mit MFA (Mehr-Faktor-Authentifizierung) - OneDrive for Business Benutzeranleitung.

• 1. SharePoint Online - Was ist das?

Mit SharePoint Online können Sie Dokumente speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten. Die Plattform ist Teil von Microsoft 365 und funktioniert sehr gut mit Programmen wie Word, Excel, Outlook und Teams.

SharePoint ersetzt Netzlaufwerke. Der Vorteil: Sie brauchen keine Verbindung zum internen Netzwerk des NSI. Sobald Sie eine Internetverbindung haben, können Sie Ihre Dateien erreichen.

Auch Schulen und gemeinnützige Organisationen nutzen SharePoint. Sie verwalten Unterrichtsmaterialien, kommunizieren effizient und vereinfachen Verwaltungsaufgaben. Dadurch sparen sie Zeit und Papier.

SharePoint eignet sich für Teamarbeit: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, und alle sehen immer den aktuellen Stand.

Mit SharePoint Online starten

In SharePoint können Dateien in sogenannten Dokumentenbibliotheken gespeichert werden. Diese finden Sie auf den jeweiligen SharePoint-Seiten, z. B. der Seite Ihrer Abteilung.

Damit Sie schnell Inhalte finden, gibt es zwei wichtige Werkzeuge:

• Navigation: Links und oben auf der Seite finden Sie eine Liste mit Links zu den Abteilungen und Teams.

• Suche: Oben auf jeder Seite können Sie ein Stichwort eingeben. SharePoint zeigt passende Ergebnisse direkt an. Wenn Sie die Enter-Taste drücken, sehen Sie eine vollständige Ergebnisliste.

Wichtig: Sie sehen nur die Inhalte, für die Sie eine Berechtigung haben. Wenn Sie etwas nicht finden, haben Sie möglicherweise keinen Zugriff.

• 1. Die SharePoint Seite

Eine typische SharePoint-Seite enthält: - Aktuelle Nachrichten vom NSI oder der Abteilung - Dokumente, die für alle im Team oder der Organisation wichtig sind - Links zu anderen Seiten (Stud.IP, Bibliothek etc.), Anwendungen oder häufig genutzten Dateien

Sie erreichen die Startseite über diesen Link:
https://nsihsvnde.sharepoint.com/
(Diese Seite befindet sich aktuell noch im Aufbau und wird regelmäßig weiterentwickelt.)

Die Seite ist ebenfalls als Startseite für Microsoft Edge hinterlegt.

Jede Seite kann leicht anders aussehen, je nachdem, was dort bereitgestellt wird.

• 1. Navigation

In SharePoint gibt es eine globale Navigation – das ist die Leiste oben links. Hier finden Sie alle Abteilungen. Jede Abteilung hat eine eigene SharePoint-Seite.

Früher hatten Sie die Abteilungsordner auf einem Netzlaufwerk. Jetzt sind diese Inhalte auf SharePoint-Seiten aufgeteilt. Beispiel: - Der alte Ordner “04_Bibliothek” wurde zur SharePoint-Seite „Bibliothek“ Die Navigation führt Sie schnell zu den Inhalten, die Sie benötigen – ganz ohne komplizierte Klickwege.

   Beispiel „04_Bibliothek“ auf dem Server = jetzt SharePoint Seite, namens „Bibliothek“)

Bisherige Ordnerstruktur auf dem „alten Datei Server“:

• • 1. Neue Ablagestruktur im SharePoint Online

• 1. Die Suche

Die Suchleiste befindet sich oben auf der Seite. Geben Sie einfach ein Stichwort ein, zum Beispiel: - Den Namen einer Datei - Ein Thema oder Schlagwort - Den Namen eines Bereichs oder Projekts.

Schon beim Tippen erhalten Sie Vorschläge. Wenn Sie die Enter-Taste drücken, sehen Sie eine Ergebnisliste. Sie können Ihre Suche auch filtern, z. B. nach: - Dateityp (z. B. PDF, Word, Excel) - Website (SharePoint-Seiten) - Bild (Bilder und Grafiken).

Das spart Zeit und macht die Arbeit leichter.

Erste Schritte mit SharePoint

Wenn Sie sich bei Microsoft 365 oder der SharePoint Server-Website des NSI anmelden, wählen Sie SharePoint oder Websites im Navigationsbereich des App-Startfelds oder in der oberen Leiste aus. Dies sind Ihre Zugangspunkte zu SharePoint.

• 1. Dateien und Ordner erstellen

     1. Neue Dateien und Ordner in SharePoint Online erstellen oder hochladen

In SharePoint direkt neue Inhalte erstellen: - Gehen Sie zur passenden Dokumentbibliothek - Klicken Sie auf „Neu“ - Wählen Sie, ob Sie z. B. einen Ordner oder ein Word-Dokument anlegen möchten - Die Datei öffnet sich direkt im Browser. Sie wird automatisch gespeichert.

• • 1. Ordner erstellen

Um einen neuen Ordner zu erstellen, wählen Sie im oberen Menü der Dokumentbibliothek Neu und dann den gewünschten Dateityp aus.

Geben Sie dem neuen Ordner einen Namen.

Neue Datei in SharePoint Online erstellen:

Um eine neue Datei zu erstellen, wählen Sie im oberen Menü der Dokumentbibliothek Neu und dann den gewünschten Dateityp aus.

Wenn die neue Datei in Ihrem Browser geöffnet wird, fügen Sie ihr Text, Bilder, usw. hinzu.
Dann wird sie automatisch in Ihrer Dokumentbibliothek gespeichert.

• • 1. Datei aus Verzeichnis hochladen

Dateien aus Verzeichnis hochladen: - Öffnen Sie den Ordner, in den Sie eine Datei legen möchten - Ziehen Sie die Datei mit der Maus direkt in das Browserfenster - Lassen Sie sie los, wenn „+ Kopieren“ erscheint – fertig!

• • 1. Datei aus E-Mail hochladen

Dateien aus E-Mail hochladen: - Öffnen Sie die E-Mail, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Anhang. Klicken Sie auf “Auf OneDrive speichern – NSI e.V.”. Die Datei wird anschließend in OneDrive im Ordner “Anlagen” gespeichert. Von dort aus können Sie es in einen beliebigen Ordner kopieren.

• • 1. Neue Dateien in lokaler Verwendung, direkt in OneDrive oder Sharepoint speichern

Öffnen Sie die gewünschte App und klicken Sie auf: > “Datei” > “Speichern unter” > Wählen Sie “OneDrive” oder “Website (SharePoint)”

So wird Ihre Datei direkt online gespeichert und ist für Kolleg:innen zugänglich.

Tipps für den Arbeitsalltag

• Verwenden Sie Favoriten oder Lesezeichen in Ihrem Browser für häufig genutzte Seiten.

• Achten Sie auf Benennungen von Dateien – klare Namen helfen bei der Suche.

• Sie können über „Teilen“-Funktionen andere einladen, an einer Datei mitzuarbeiten – ohne sie per E-Mail zu verschicken.

• In vielen Bereichen werden bald auch Genehmigungs-Workflows eingeführt, z. B. für Formulare oder Anträge – das erfolgt alles über SharePoint.

• Wir empfehlen Ihnen die Nutzung von Microsoft Edge als Browser. Dieser ist auf dem Desktop Ihres Endgeräts und im Azure Virtual Desktop verknüpft.

• Besuchen Sie gerne unsere Knowledgebase https://docs.nsi-hsvn.de und schauen sich dort Anleitungen und FAQs an. Suche Sie bspw. nach dem Schlagwort SharePoint. Wichtig ist, dass Sie sich einloggen, damit alle Suchergebnisse auftauchen.

• Sie können in OneDrive und Sharepoint entscheiden, ob Sie das Dokument im Browser oder direkt auf dem Endgerät in der Office-App öffnen möchten. Bedenken Sie, dass im Browser nicht alle Office-Funktionalitäten vorhanden sind und es deshalb z. B. zu Anzeigefehlern kommen kann. Nutzen Sie daher für Dateien mit vielen Formatierungen und komplexem Aufbau die Office-App und nicht den Browser. Wählen Sie die Datei per Rechtsklick aus und wählen “Öffnen” -> “Im Browser öffnen” oder “In der App öffnen”.

Fragen oder Probleme?

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