OneDrive Aktivierung und Benutzer-Anleitung

Einleitung

Im Zuge der „Transformation zum Modern Workplace“, wird das Niedersächsische Studieninstitut in Kürze den sogen. “OneDrive for Business Client” aktivieren und verteilen. Ziel ist es den Benutzern eine neue “Funktion” zum Bearbeiten von Daten bereit zustellen, ähnlich der bisher bekannten “Ordner-Struktur” auf einem Netzlaufwerk (File Share). Dabei werden zukünftig auch einige der Standard Ordner auf dem lokalen Computer nach OneDrive umleitet. Das betrifft die folgenden Ordner “Dokumente, Bilder, Desktop”. Zusätzlich wird Ihr Home-Laufwerk nach OneDrive verschoben. Nach Implementierung werden zukünftig Daten, welche in einem dieser Ordner Liegen, automatisch zwischen dem lokalen Gerät und OneDrive synchronisiert sobald eine aktive Internetverbindung besteht. Das Home-Laufwerk wird komplett verschwinden und durch OneDrive ersetzt.

Es wird dazu eine verwaltete Richtlinie geben, die bestimmte Einstellungen für OneDrive steuert, sowie z.B. das sogenannte "Known Folder Move Feature", das die o.g. " Ordner-Umleitung"  regelt.

OneDrive for business - Was ist das?

Zusammenarbeit mit Dateien wo immer man ist

• Von überall Zugang (Anywhere access)

Speichern, Zugreifen und Ermitteln Ihrer individuellen und freigegebenen Arbeitsdateien in Microsoft 365-Apps, einschließlich Microsoft Teams, von all Ihren Geräten aus. Ihre Offline-Änderungen werden automatisch synchronisiert, wenn Sie das nächste Mal eine Verbindung herstellen.

• Vereinfachte Zusammenarbeit

Arbeiten Sie schneller und intelligenter mit jedem innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens. Teilen Sie Dateien sicher und arbeiten Sie in Echtzeit mit Word, Excel und PowerPoint im Web, auf mobilen Geräten und von Ihrem Desktop aus zusammen.

• Ungebundene Mobilität

Erstellen, anzeigen, bearbeiten und teilen Sie Dateien unterwegs mit der mobilen OneDrive-App, auf Ihrem Desktop/PC oder einem anderen Formfaktor. Erfassen Sie ganz einfach Whiteboards und scannen Sie Arbeitsbelege, Visitenkarten und andere Papierdokumente zur sicheren Aufbewahrung.

• Kontrollen zu Ihrer Sicherheit

Sichern und schützen Sie Ihre Dateien mit OneDrive und Known Folder Move. Stellen Sie Dateien nach versehentlichem Löschen oder böswilligen Angriffen einfach wieder her. Administratoren können Sicherheitsrichtlinien verwalten, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Verbinden Sie alle Ihre Dateien über Microsoft 365

• Greifen Sie mit der OneDrive-App auf Ihre Dateien zu und schützen Sie sie. Teilen und kollaborieren Sie von überall und auf jedem Gerät.

• Fügen Sie ganz einfach freigegebene Dateien aus Teams oder SharePoint zu OneDrive hinzu, laden Sie Dateien mit bis zu 250 GB hoch und synchronisieren Sie SharePoint Bibliotheken.

• Arbeiten Sie nahtlos mit Kollegen zusammen, indem Sie gemeinsam nutzbare Links erstellen, den Zugriff erneuern und konfigurierte Richtlinien befolgen.
  

OneDrive starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit Dateien in OneDrive zu interagieren, und es ist wichtig zu verstehen, wie, wo und in welchen Szenarien Benutzer OneDrive verwenden können.

Nachdem Sie dies gelesen haben, sollte die OneDrive-App bereits auf Ihrem Gerät aktiviert sein, und Sie sehen sie möglicherweise entweder in der Taskleiste als kleines blaues Wolkensymbol oder in Ihrem Datei-Explorer, wie in dieser Abbildung gezeigt:

OneDrive auf einem Windows PC starten

Wenn Ihre Unternehmensrichtlinie OneDrive noch nicht automatisch aktiviert und konfiguriert hat,
können Sie auch versuchen, auf einem Windows-Gerät über die Taskleiste zu starten, wie hier gezeigt

Windows 10:

Windows 11:

Wenn OneDrive-Dateien mit dem Gerät eines Benutzers synchronisiert werden, können sie im Datei-Explorer unter dem Pfad [OneDrive – [Name Ihres Unternehmens]] aufgerufen werden, wie in der nachfolgenden Abbildung gezeigt.

Offline dateien in OneDrive for Business

Wenn Sie nun auf einem PC in Ihrem lokalen Datei-Explorer zum Symbol "OneDrive – NSI e.V.“ navigieren, finden Sie Folgendes, wie in der folgenden Abbildung gezeigt:

Hier werden die Dateien angezeigt, die von/mit Ihrer OneDrive for Business-Website in der Cloud synchronisiert werden.

Wie unter Punkt 2.1 OneDrive auf einem Windows PC starten

Wenn Ihre Unternehmensrichtlinie OneDrive noch nicht automatisch aktiviert und konfiguriert hat,
können Sie auch versuchen, auf einem Windows-Gerät über die Taskleiste zu starten, wie hier gezeigt

Windows 10:

Windows 11:

Wenn OneDrive-Dateien mit dem Gerät eines Benutzers synchronisiert werden, können sie im Datei-Explorer unter dem Pfad [OneDrive – [Name Ihres Unternehmens]] aufgerufen werden, wie in der nachfolgenden Abbildung gezeigt.

Offline dateien in OneDrive for Business gezeigt, werden all Ihre Dateien, die sich an diesem Speicherort auf Ihrem lokalen PC befinden, mit dem Cloud-Dienst synchronisiert und sind daher immer und jederzeit von jedem Gerät aus zugänglich. Wenn Ihr Gerät kaputt oder verloren geht, bleiben Ihre Dateien immer noch in der Cloud gespeichert und sind immer
zugänglich, indem Sie einfach Ihr Handy, Tablet oder einen anderen Computer mit Internetverbindung und einem Browser verwenden.

Die Webansicht Ihrer OneDrive for Business Website in Ihrem Mandanten sieht ähnlich aus und zeigt die gleichen Dateien und die gleiche Ordnerstruktur wie oben an. Da es synchronisiert wird, werden alle Änderungen am Offline-Standort nahezu sofort mit der Cloud synchronisiert und umgekehrt. Die Webansicht erreichen Sie unter anderem über einen Rechtsklick auf die blaue Wolke und auf „Online anzeigen“ klicken.

Wenn Sie also auf Reisen sind und an Ihrer neuesten Präsentation offline arbeiten, werden  alle Ihre Änderungen mit der Cloud synchronisiert sobald Sie eine Internet Verbindung haben.

Sie können dies auch überprüfen, indem Sie zu der folgenden URL navigieren:
https://nsihsvnde-my.sharepoint.com/personal/<UserName>_nsihsvnde_onmicrosoft_com
(Ersetzen Sie den <Benutzernamen> durch Ihre Namen entsprechend Ihrem Unternehmen.)

Versuchen Sie, eine Datei lokal hinzuzufügen oder zu ändern und beobachten Sie dann, wie sie auf magische Weise auf der Cloud-Seite erscheint. Auch wenn Sie eine Datei in der Cloud ändern oder löschen, wird sie auf die gleiche Weise mit Ihrem Gerät synchronisiert.

Hier ist die webbasierte Ansicht Ihrer OneDrive-Website:

Hier finden Sie alle Dateien, gegliedert in “Meine Dateien", geteilte (shared) Dateien, die Sie mit jemandem bzw. Solche die mit Ihnen geteilt werden. In der Webansicht finden Sie sogar die SharePoint-Dokumentbibliotheken, auf die Sie Zugriff haben, unabhängig davon, ob sie von Teams oder Standard-SharePoint-Websites stammen.

“Known Folder Move”

Es gibt eine weitere wichtige Funktion, die Ihnen hilft, mit Ihren Dateien auf Ihrem PC zu arbeiten und sie gleichzeitig mit OneDrive for Business in der Cloud zu synchronisieren, die als "Bekanntes Verschieben von Ordnern (Known folder move)" bezeichnet wird.

Sobald Sie Ihr OneDrive gefunden haben und es durch eine Richtlinie (über Ihr Unternehmen) oder durch manuellen Start aktiviert wurde, finden Sie die Option "Sichern Sie Ihre wichtigsten 3 Ordner".

• Desktop,

• Documents

• Pictures

Sie werden höchstwahrscheinlich auch eine kleine Popup-Nachricht wie die folgende bemerken, die Sie darüber informiert, dass Ihre 3 Ordner jetzt "mit Ihrer OneDrive for Business-Website synchronisiert" sind.

OneDrive for Business und Known Folder Move synchronisiern die Daten auf dem lokalen PC, was das H-Laufwerk überflüssig macht, da Sie jetzt alle Ihre Dateien in der Cloud speichern können und jene, die am wichtigsten sind, automatisch ebenfalls vollständig synchronisiert werden, wenn Sie in einem der genannten Ordner liegen.

Diese Funktion stellt sicher, dass Ihre lokal gespeicherten Daten in diesen 3 Ordnern auf jeden Fall
sicher in OneDrive gespeichert sind und jederzeit von jedem anderen Gerät oder Ort sowie über den Browser abgerufen werden können.  

Stellen Sie also bitte sicher, dass Sie alle wichtigen Daten in einen dieser Ordner verschieben oder kopieren, die mit der Cloud synchronisiert sind, oder zumindest unter dem generellen "OneDrive Pfad"

In Ihrem lokalen Datei-Explorer finden Sie den Beweis dafür, dass Ordner gesichert werden, indem Sie ein kleines Symbol daneben haben, wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt:

Was bedeuten die OneDrive-Symbole?
Weitere Informationen finden Sie unter diesem Link:
what-do-the-onedrive-icons-mean wo Ihnen die verschiedenen Symbole genauer erklärt werden.

Home Drive (z.B. Netzlaufwerk H:\) und Dateien, die auf dem Netzlaufwerk gespeichert sind

Mit dem Start dieser Bereitstellung haben Sie weiterhin Zugriff auf Ihre Dateien auf der Netzwerkfreigabe über den UNC-Dateipfad oder das zugewiesene Netzlaufwerk, auch genannt "Home-Drive", das Sie in Ihrem Datei-Explorer sehen.

Im Zuge der Umstellung werden Ihre Daten zu einem Stichtag vom Home-Laufwerk, automatisch in OneDrive verschoben. Den entsprechenden Stichtag werden wir frühzeitig kommunizieren.

Zum automatischen Synchronisieren der Daten, können Sie diese auch direkt in die lokale Ordnerstruktur auf Ihrem PC kopieren, wie in dieser Illustration dargestellt:

Hier werden die Dateien angezeigt, die von/mit Ihrer OneDrive for Business-Website in der Cloud synchronisiert werden. Darunter eben auch die 3 bereits genannte Ordner wie Desktop Dokumente und Bilder.

Sollten Benutzer Dateien in OneDrive, SharePoint oder Teams speichern?

Eine gute Möglichkeit, über OneDrive-Speicher nachzudenken, ist, dass er für "Meine Dateien" gedacht ist, während SharePoint und Teams der Ort sind, an dem wir "Unsere Dateien" speichern. OneDrive-Dateien sind privat, es sei denn, sie werden für andere freigegeben. Das bedeutet, dass jede Datei, die Benutzer hochladen, erstellen oder synchronisieren, standardmäßig nur von ihnen angezeigt werden kann.

Eine Datei oder ein Ordner kann für andere Personen in einer Organisation oder, sofern die Organisation dies zulässt, für Personen außerhalb der Organisation freigegeben werden.

Sobald eine Datei oder ein Ordner freigegeben ist, kann sie nur vom Dateieigentümer und von der Person angezeigt werden, für die er sie freigegeben hat. Wenn Dateien in SharePoint oder Teams gespeichert werden, können sie von jedem angezeigt werden, der Teil des Teams ist oder über Berechtigungen für die SharePoint-Website verfügt.

OneDrive benutzen

Verwalten und Bearbeiten von Daten

Alle neuen Dateien, die über Office.com erstellt werden, werden automatisch auf dem OneDrive eines Benutzers gespeichert. Benutzer können über 320+ verschiedene Dateitypen in OneDrive speichern und Dateien mit einer Größe von bis zu 250 GB hochladen. Dateien und Ordner können direkt im Browser hochgeladen werden, sobald Sie sich bei OneDrive angemeldet haben:

Neue Dateien und Ordner können direkt aus der Symbolleiste erstellt werden:

Sie können Dateien auch in Ihren Office-Apps speichern und öffnen:

Kopieren und Verschieben von Dateien zwischen OneDrive- und SharePoint-Websites

Wenn Benutzer den Besitz von Dateien ändern möchten, verschieben oder kopieren sie diese zwischen OneDrive und SharePoint. Sie können Dateien auch über den Datei-Explorer oder den Finder auf dem Mac kopieren und verschieben, wenn sie mit ihrem Computer synchronisiert sind.

Sie können bis zu 500 MB an Dateien und Ordnern gleichzeitig mit einem Browser verschieben oder kopieren. Beim Kopieren eines Dokuments wird nur die neueste Version kopiert. Um frühere Versionen beizubehalten, müssen sie die Datei verschieben oder jede Version kopieren.

Wiederherstellen gelöschter Dateien, Ordner oder früherer Versionen  

Wenn ein Benutzer versehentlich eine Datei oder einen Ordner in OneDrive löscht, kann er sie möglicherweise später aus dem OneDrive-Papierkorb wiederherstellen.

Elemente werden ab dem Zeitpunkt, an dem sie von Benutzern gelöscht werden, 93 Tage lang aufbewahrt, es sei denn, der Papierkorb ist voll oder sie werden manuell aus dem Papierkorb der Websitesammlung gelöscht.

Wenn viele Dateien gelöscht, überschrieben, beschädigt oder mit Malware infiziert werden, können Benutzer ihr gesamtes OneDrive auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzen. Mit der Dateiwiederherstellung können Ihre Benutzer alle Aktionen rückgängig machen, die in den letzten 30 Tagen sowohl für Dateien als auch für Ordner ausgeführt wurden. Bei der Wiederherstellung von Dateien werden der Versionsverlauf und der Papierkorb für die Wiederherstellung verwendet, sodass sie den gleichen Einschränkungen unterliegt wie diese Features. Gelöschte Dateien können nicht wiederhergestellt werden, nachdem sie aus dem Papierkorb entfernt wurden. Wenn Dateien oder Ordner nicht wiederhergestellt werden können, wird eine Protokolldatei generiert. Sie können die Kontrolle über das OneDrive eines Benutzers übernehmen und bei Bedarf einzelne Dateien oder vollständige Wiederherstellungen durchführen.

Dateien und Ordner freigeben

Die in OneDrive gespeicherten Dateien und Ordner sind privat, bis der Eigentümer sich entscheidet, sie zu teilen. Die Benutzeroberfläche zum Teilen in OneDrive ist in allen Microsoft 365-Diensten identisch – einschließlich SharePoint, Datei-Explorer, Mac Finder, Outlook usw. Das Modul „Planung und Konfiguration des externen Teilens in OneDrive“ beschreibt, wie Sie als Administrator konfigurieren können, was Benutzer in der Freigabeoberfläche sehen.

Benutzer geben Dateien in OneDrive frei, indem sie Links freigeben. Verknüpfungen werden automatisch erstellt, wenn ein Benutzer eine Datei oder einen Ordner freigibt. Die Art des Links, den der Benutzer auswählt, bestimmt, für wen der Link funktioniert. Über die Freigabe wird auch die direkte Berechtigung der Dateien verwaltet.

Wenn Benutzer eine Datei oder einen Ordner freigeben, behält die Benutzerfreigabe die Verwaltung der erstellten Links bei. Die Benutzer, für die Dateien freigegeben werden, können die erstellten Freigabelinks nicht verwalten.

Durch das Freigeben einer Datei oder eines Ordners können Benutzer die Personen auswählen, für die sie die Datei freigeben möchten, und welche Berechtigungen sie erhalten möchten.
Diese Optionen variieren je nach Konfiguration:

• Jeder. Ermöglicht jedem, der den Link erhält, Zugriff, unabhängig davon, ob er ihn direkt vom Datei- oder Ordnerbesitzer erhält oder von einer anderen Person weitergeleitet wird, einschließlich Personen außerhalb seiner Organisation. Diese Art von Link kann nicht über die Suche gefunden werden und muss explizit an Benutzer gesendet werden, um Zugriff zu erhalten. Diese Art von Link bietet einen anonymen Zugang für jeden, ohne weitere Authentifizierung od. Autorisierung.
  

• Personen in Ihrer Organisation. Gibt jedem in Ihrer Organisation, der über den Link verfügt, Zugriff auf die Datei, unabhängig davon, ob direkt vom Besitzer erhalten oder von einer anderen Person weitergeleitet. Diese Art von Link kann nicht über die Suche gefunden werden. Es ermöglicht eine uneingeschränkte interne Freigabe.
  

• Personen mit vorhandenem Zugriff. Kann von Personen verwendet werden, die bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Verwenden Sie diese Option, um einen Link an eine Person zu senden, die bereits Zugriff hat.
  

• Bestimmte Personen. Gibt nur den Personen Zugriff, die der Eigentümer angibt. Wenn Personen den Link weiterleiten, können nur Personen, die Zugriff bzw. Berechtigung auf das Element haben, den Link verwenden. Zu den Empfängern können Personen außerhalb Ihrer Organisation gehören, wenn Sie die Gastfreigabe aktiviert haben.

Sobald der Benutzer festgelegt hat, für wen er freigeben möchte, kann er verschiedene Optionen zum Steuern der Freigabe auswählen, je nachdem, für wen er freigeben möchte, einschließlich:

• Bearbeitung zulassen. Gibt an, ob der Empfänger die Datei bearbeiten kann. Sie können die Standardeinstellung für dieses Steuerelement im SharePoint Admin Center festlegen. Benutzer können die Einstellung ändern, bevor sie den Link senden.
  

• Ablaufdatum festlegen. Der Link funktioniert nur bis zu dem von Ihnen festgelegten Datum. Danach müssen Sie einen neuen Link für Benutzer erstellen, die Zugriff auf Ihre Datei oder Ihren Ordner benötigen.
  

• Passwort festlegen. Benutzer werden aufgefordert, ein Kennwort einzugeben, bevor sie auf die Datei zugreifen können. Sie müssen dieses Passwort den Empfängern separat zur Verfügung stellen. Dies ist nur für Jeder-Links verfügbar.
  

• Download blockieren. Benutzer können die Datei öffnen, aber keine lokale Kopie speichern.

Benutzer können Dateien und Ordner auch über Outlook, Office-Apps, die mobile OneDrive-App in iOS und Android, SharePoint und sogar den Datei-Explorer oder Mac Finder für Dateien freigeben, die mit ihrem Computer synchronisiert werden. Alle Fälle bieten die gleiche Benutzererfahrung.

Modern Attachement

Outlook bietet eine Funktion an, die als moderne Anhänge bezeichnet wird und die Benutzer durch eine nahtlose Freigabe von OneDrive-Dateien führt, als wären es
E-Mail-Anhänge. Tatsächlich sind es aber Links zu Ihren Dateien in OneDrive!

Dieses Feature bietet eine vertraute Freigabeerfahrung, zentralisiert jedoch die Speicherung von Anlagen in OneDrive und bietet Vorteile für die Zusammenarbeit, z. B. die Versionskontrolle, die in der Regel verloren geht, wenn Benutzer Dokumente per E-Mail hin und her senden.

Darüber hinaus können Sie Freigabeberechtigungen für Dateien direkt in Outlook konfigurieren.

Anzeigen von freigegebenen Dateien

OneDrive bietet die Möglichkeit, Dateien zu finden, die sie freigegeben haben oder die von anderen Benutzern für sie freigegeben wurden. Bei dieser Ansicht handelt es sich nicht um einen Ordner und Benutzer können keine Elemente in diese Ansichten hinein oder aus diesen Ansichten heraus verschieben.

OneDrive bietet auch die Möglichkeit, Dateien zu finden die Benutzer sowohl freigegeben haben als auch für sie freigegeben wurden.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich Freigegeben aus

Wenn der Eigentümer der Originaldatei den Zugriff widerruft oder die Originaldatei löscht, verschwindet sie aus der Freigabeansicht aller Personen, für die er sie freigegeben hat.

Verwalten des Zugriffs bzw. Steuern einer Freigabe

Der Dateieigentümer kann die Freigabeberechtigungen jederzeit stoppen oder ändern.

Nachdem sie eine Datei oder einen Ordner ausgewählt haben, für die sie die Freigabeeinstellungen ändern möchten, klicken sie auf den Detailbereich und wählen Sie Zugriff verwalten aus:

Dateibesitzer können die Freigabeberechtigungen jederzeit stoppen oder ändern, indem sie auf den Detailbereich klicken und Zugriff verwalten auswählen.

Der Bereich "Zugriff verwalten" wird geöffnet, und es wird eine Sammlung von Optionen für Links angezeigt, die z.B. Zugriff gewähren durch Gruppenrechte oder einen Direkten Zugriff auf das Element gewähren.

Links, die Zugang ermöglichen Zeigt die Links an, die über Berechtigungen für die Datei oder den Ordner verfügen.

• Klicken Sie auf die „drei Punkte“ (...), um Benutzer anzuzeigen, für die der Link freigegeben wurde:

Der Direkte Zugriff Bereich Zeigt Personen und Gruppen an, denen direkter Zugriff auf die Datei oder den Ordner gewährt wurde.

Besitzer können die Berechtigungen zwischen Anzeigen und Bearbeiten ändern und Benutzer können die Freigabe von Dateien und Ordnern jederzeit beenden.

Synchronisieren von Daten mit der OneDrive app

Die OneDrive-Synchronisierungs-App ermöglicht es Benutzern, Dateien zwischen ihrem Computer und Microsoft 365 zu synchronisieren. Das bedeutet, dass sie Dateien in OneDrive, in einer SharePoint-Bibliothek und in Microsoft Team-Bibliotheken mit der OneDrive-Synchronisierungs-App synchronisieren können.

Dateien können auch einfach über die von ihnen verwendeten Office-Apps auf OneDrive gespeichert werden. Sie können dann mit dem Datei-Explorer (unter Windows) oder dem Finder (unter Mac) weiter mit den Dateien arbeiten.

Für Benutzer mit Windows 10 und Windows 11 ist die OneDrive-Synchronisierungs-App bereits installiert. Sollte die App nicht installiert sein, können Sie diese über das Self Service Portal (Softwareverteilung) selber installieren.

Sobald ein Benutzer aktiv angemeldet ist, wird das OneDrive-Cloudsymbol im Infobereich der Windows-Taskleiste angezeigt:

Wenn Benutzer Dateien und Ordner über die mobile oder Desktop OneDrive-App hinzufügen, ändern und löschen oder über einen Webbrowser darauf zugreifen, werden die Dateien und Ordner automatisch auf ihrem Computer hinzugefügt, geändert oder gelöscht und umgekehrt.

Um Dateien auf OneDrive hochzuladen, kopieren oder zu verschieben nutzen sie wie gewohnt, den Datei-Explorer oder Finder auf Mac Computern. Benutzer können auch über den Datei-Explorer ihren OneDrive entspr. organisieren, indem sie Dateien und Ordner umorganisieren, erstellen, verschieben, wiederherstellen oder umbenennen.

Die OneDrive Synchronisation ändert all diese Aktionen automatisch. Sobald die Dateien synchronisiert sind, können sie bei Bedarf offline damit arbeiten, z.B. im Zug, Im Flugzeug oder an Plätzen ohne Internetverbindung. Sobald sie online sind, werden alle Änderungen, die sie oder andere vornehmen, automatisch synchronisiert.

Wenn ein Benutzer nicht alle seine Ordner in OneDrive mit seinem Computer synchronisieren möchte, kann er die Ordner angeben, die er synchronisieren möchte und die Ordner deaktivieren, die er nicht synchronisieren möchte.

Siehe hierzu die folgenden Einstellungen:

1.  Öffnen Sie die OneDrive-Einstellungen (wählen Sie das OneDrive-Cloudsymbol in Ihrem Statusbereich und dann das "OneDrive-Hilfe und -Einstellungen"-Symbol  und dann Einstellungen aus.)

2. Wechseln Sie zur Registerkarte Konto.

3. Wählen Sie Ordner auswählen aus.

4. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Ordner auswählen alle Ordner, die Sie nicht mit Ihrem Computer synchronisieren möchten, und wählen Sie OK aus.

.          

Synchronisieren von Dateien aus SharePoint

Benutzer können mit der Synchronisierung auch Daten aus einer SharePoint- oder Microsoft Teams-Bibliothek beginnen, indem sie auf der jeweiligen Seite in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Synchronisieren klicken:

Verwenden von „Dateien auf Anforderung“
(Files On-Demand)

OneDrive Dateien auf Anforderung hilft Benutzern, auf alle ihre Dateien in OneDrive zuzugreifen, ohne sie herunterladen und Speicherplatz verbrauchen zu müssen.

Wenn sie "Dateien auf Anforderung" aktivieren, sehen sie alle ihre Dateien im Datei-Explorer wie sosnt auch und erhalten neue Informationen zu jeder Datei.

Neue Dateien, die online oder auf einem anderen Gerät erstellt wurden, werden als reine Onlinedateien angezeigt, die keinen Speicherplatz auf dem Gerät belegen (zu erkennen an dem cloud Symbol neben der Datei). Sie können die Dateien wie jede andere Datei auf ihrem Gerät verwenden. Durch die verwendung wird ein Download initiert udnd ie Date steht dann auch „offline“ zur Verfügung.

Mit OneDrive Dateien auf Anforderung können Benutzer:

• Speicherplatz auf ihrem Gerät sparen, indem die Dateien zunächst nur online bereitstehen.

• Bei Bedarf auch Dateien und Ordner auf “immer lokal verfügbar”auf Ihrem Gerät setzen.

• Wichtige Informationen über Dateien sehen, z.B. ob sie geteilt sind oder nicht

• Weit über 300 Symbole zu jedem Dateityp zu sehen, selbst wenn die nötige Anwendung nicht installiert ist, um Sie zu öffnen.

Mit Dateien auf Anforderung sehen Benutzer nun auch „neue“ Symbole (icons) neben den Dateien, die auf das lokale Gerät snychronisiert werden:

Benutzer können reine Onlinedateien in ihren OneDrive-Ordner verschieben und diese Dateien über ihren OneDrive-Papierkorb auch wiederherstellen.

Wenn sie nach reinen Onlinedateien anhand des Namens suchen, können sie mit OneDrive den Namen dieser Dateien durchsuchen, die sich nicht auf ihrem Gerät befinden.

Die Einstellungen für Files-on-Demand (Dateien auf Anforderung) sind für jedes Gerät einzigartig,
daher sollten Benutzer sicherstellen, dass sie für jedes Gerät aktiviert sind, auf dem sie sie verwenden möchten.

Weiterführende Informationen

Hilfe finden auf Microsoft Seiten
Hier finden Sie Hilfe und Schulungen für OneDrive und andere Office-Apps.
Besuchen Sie https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=871124 für mehr Informationen.

Erfahren Sie mehr über OneDrive Files On-Demand
Greifen Sie auf alle Ihre Dateien in der Cloud zu, ohne sie herunterladen zu müssen.
https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=871126.

Holen Sie sich kostenlose Office-Schulungen, Tutorials und Videos
Sind Sie bereit, sich mit den Funktionen von OneDrive vertraut zu machen?
Besuchen Sie https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=871128 für frei verfügbare Trainings.

Was bedeuten die OneDrive-Symbole?
siehe hier: Was bedeuten die OneDrive-Symbole? - Microsoft-Support

Und wenn Sie eine Kurzanleitung mit weiteren Informationen haben möchten,
Besuchen Sie den Microsoft-OneDrive-quick-start-guide.pdf

[please insert also your internal Helpdesk information, links emails etc.]

Appendix

OneDrive via Mobile App

In der mobilen OneDrive-App können Benutzer ihr Geschäfts-, Schul- oder Uni-konten hinzufügen und einfach zwischen Konten wechseln, wenn das Unternehmen ihnen das Hinzufügen eines persönlichen OneDrive-Kontos erlaubt. Laden Sie einfach die mobile OneDrive-App und die mobilen Office-Apps herunter, die Sie am häufigsten verwenden, z. B. Word, Excel, PowerPoint und Outlook, fügen Sie dann Ihr entspr. Konto hinzu und melden Sie sich beim Dienst an.  So einfach geht's!

Fügen Sie Ihr Konto hinzu: Auf dem mobile device, öffnen Sie bitte die
One-Drive App, wählen eine Datei oder Ordner
aus und beginnen Ihre Arbeit daran.

Hier finden Sie ein “quick sheet” das alle Optionen einer mobile App und OneDrive zeigt:

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Skaylink ist einer der führenden Dienstleister für Cloud-Lösungen und Digitale Trans-formation. Wir unterstützen mittelständische und große Unternehmen bei der schnellen und sicheren Transformation in die Cloud sowie beim effizienten Aufbau und Betrieb von modernen Cloud-Lösungen. Dank mehr als 500 Cloud-Expert*innen für AWS, Azure und Microsoft 365 sowie eigenen Rechenzentren erhalten Sie das komplette Portfolio für Ihre digitale Reise aus einer Hand.

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