Manuelle Erfassung von Abrechnungstatbständen

Vorwort

Der nachfolgende Leitfaden bildet den Prozess für die manuelle Abrechnung von Tatbestandsmerkmalen für nebenamtliche Dutzende und Aufsichten ab und gilt sowohl für die Hochschule als auch das Institut.

Tatbestandsmerkmale sind z. B. Aufsichtshonorare, Fahrkosten, Klausurkorrekturen, Zweitkorrekturen von Bachelorarbeiten, etc.

1. Erfassung von Abrechnungsstatbeständen

Sofern uns ein Dozent, eine Aufsicht, etc. z. B. ein Abrechnungsbogen für Klausuren oder Fahrtkostenabrechnung einreicht, muss dieser manuell zur Abrechnung im Antrag erfasst werden.

Über die Startseite des Antrags wird der Menü-Punkt „Dutzende“ aufgerufen.

In der Suchmaske wird nun der Nachname des Dozenten bzw. der Aufsicht eingegeben und mit F5 oder der Lupe aufgerufen.

Sofern es mehrere Personen mit dem gleichen Schwerpunkt gibt, erscheint eine Liste der möglichen Auswahl von Dutzenden bzw. Aufsichten. Mit Doppelklick wird die richtige Person ausgewählt.

Nachdem die Person nun geladen wurde, muss im nächsten Schritt über das Menü „Planung / Abrechnung“ der Punkt „Abrechnungen/Ausfälle“ ausgewählt werden.

Im Fenster können Sie nun mit der Erfassung der folgenden Abrechnungsstatbestände beginnen. Mit F2 wird eine neue Abrechnung erstellt.

Zunächst ist der Grund auszuwählen, was abgerechnet werden soll.

Hier ist es wichtig zu unterscheiden, für welchen Bereich:

AB = Ausbildung

BA = Bachelor

MV = Kommunales Verwaltungsmanagement

MD = Öffentliches Digitalisierungsmanagement

Neben der Lehrgangsart, für die die Abrechnung erstellt wird, ist das Thema, wie z. B. Klausurkorrekturen, individuelle Lehrhonorare, Fahrtkosten oder Reisenebenkosten bei Prüfungen, auswählen. Bei Klausuren ist darauf zu achten, dass die richtige Länge der Klausur ausgewählt wird.

Im zweiten Schritt wird das Datum eingegeben. Zwischen dem 01. und 10. eines Monats wird immer das Datum des letzten Tages vom Vormonat genommen. Sobald die Honorare generiert wurden (im Normalfall zwischen dem 08. und 10. eines Monats) werden die Abrechnungen mit dem tagesaktuellen Datum eingegeben.

Anschließen muss nun die Anzahl der TN bei Klausurkorrekturen, Anzahl der Unterrichtseinheiten, Anzahl der Kilometer usw. eingegeben werden. Hier wird sorgfältig darauf geachtet, dass der Grund mit der Anzahl zusammenpasst. Der Betrag, der bei jedem Grund hinterlegt ist, kann aus der beigefügten Preisliste entnommen werden.

Weiter muss nun bei der Veranstaltung die Lehrgangsnummer eingetragen werden und F5 gedrückt werden.

Anschließend kommt eine Auswahlliste.  Ganz wichtig: Es muss immer die Veranstaltung der Stundenplanebene gewählt werden, da nur auf dieser die Kostenstelle hinterlegt ist. Diese erkennt man daran, dass in den Spalten TN-Ist  und Tage  Daten eingegeben sind. In der Spalte UE sind die Gesamt-Unterrichtseinheiten des Lehrgangs eingetragen. Auch an der Bezeichnung der Veranstaltung erkennt man die richtige Auswahl. Da dürfen keine Angaben zu dem Fach und einem Datum stehen. 

Sofern noch keine Veranstaltungsstätte hinterlegt war, wird diese nun automatisch eingepflegt.

Im Bemerkungsfeld ist  kurz und prägnant  der Grund zu konkretisieren. ZB Datum der Prüfung, Fach der Klausur, Fahrtkosten des Zeitraums usw.

Sofern nun alle Felder ausgefüllt bzw. Ausgewählt wurden, sind die Eingaben zu speichern (F7),

Anschließend erscheint die eingetragene Abrechnung unten auf dem Bildschirm in einer Liste.

In der letzten Spalte wird der Haken bei Übernommen gesetzt, sobald die Honorargenerierung abgeschlossen ist. Solange dies noch nicht geschehen ist, kann die Abrechnung noch korrigiert, gelöscht usw. werden.

Sofern für die Person noch weitere Abrechnungen erfasst werden müssen, kann mit F2 der Prozess neu gestartet werden. Ansonsten kann mit ESC das Fenster geschlossen werden.

Der eingereichte Abrechnungsbogen wird von der Sachbearbeitung sachl. und rechn. Richtig unterschrieben und gibt ihn dann zur Kontrolle an die zuständige Sachbearbeiterin weiter gegeben.

2. Besonderheiten bei Aufsichten

Bevor das Honorar für die Aufsichten im Antrag eingetragen und abgerechnet werden kann, müssen zunächst die Einsätze der Aufsichten in der jeweiligen Planungsliste des Jahres aufgerufen (z. B. Planungsliste 2022) und zusammengestellt werden.

Die Planungsliste ist nun für den abzurechnenden Monat nach Aufsichten zu sortieren:

Anschließend wird die Abrechnungsliste geöffnet.

Die Übersicht wird später der Buchhaltung übermittelt.

Im Rahmen dieser monatlichen Tabelle ist für jede Aufsicht eine eigene Übersicht mit Monatssumme zu erstellen. Entsprechende Werte können aus der Planungsliste übernommen werden.

Zudem ist jeweils eine Summe für die folgenden Bereiche zu bilden: Institut, Bachelor, Master. Die Summe des jeweiligen Bereichs ist Antrago einzutragen. Es ist 1€ als Berechnungsgrundlage in Antrago hinterlegt.

Nun erfolgt die Übertragung nach Antragstellung. Über den Menü-Punkt „Dozenten“ kann nun die manuelle Erfassung des Aufsichtshonorars erfolgen.