Manuelle Datenpflege von Hochschulstatistikthesauren

Vorwort

Das Landesamt für Statistik Niedersachsen (LSN) fordert in regelmäßigen Abständen Erhebungen für die Hochschulstatistik ab. Rechtsgrundlage ist das Hochschulstatistikgesetz – HstatG.

Es werden für die Studierenden, die Prüfungsteilnehmenden sowie die Exmatrikulierten semesterweise, jeweils nach Ablauf der Immatrikulationsfrist oder nach bestandener oder nach bestandener Abschlussprüfung verschiedene Merkmale erhoben.

Auf der Website: https://www.statistik.niedersachsen.de/startseite/themen/bildung/hochschulen/bildung-in-niedersachsen-hochschulstatistiken-downloads-132143.html

Werden die Schlüsselverzeichnisse für die aktuellen Abgabe veröffentlicht.

Die Reporterstellung und die Datenlieferung an das Landesamt für Statistik übernimmt die IT. Die Hochschulverwaltung ist für die Datenpflege und Aufforderung zur Datenabgabe verantwortlich.

Aufforderung zur Datenabgabe

Die Studierenden müssen über das Portal zur Abgabe ihrer Hochschulstatistikdaten aufgefordert werden. Dies erfolgt in der Regel zu Beginn des Studiums. Digital können bisher nur die Bachelorstudierenden ihre Daten abgeben, bis auf die manuell zu pflegenden Daten.

Alle Masterstudenten müssen manuell gepflegt werden.

Zur Dateneingabe muss der Thesaurus „Hochschulstatistik abgegeben“ erst gelöscht werden, damit die „Kachel“ Zusatzangaben im NSI Portal für die Studierenden erscheint.

Hierzu ruft man die Teilnehmermaske eines Teilnehmenden des neuen Jahrganges auf. In diesem Beispiel wurde ein Teilnehmer aus dem BA-21 ausgewählt.

Abbildung : Aufrufen der Studiengruppe für die manuelle Datenpflege

Abbildung : Aufrufen des variablen Thesaurus

Anschließend wählt man rechts in dem Auswahlmenü den Ordner „TeilnehmerIn“ aus und den Unterordner „Variabler Thesaurus“.

Daraufhin erscheint ein Fenster „variabler Thesaurus“ für die gesamte Studiengruppe.

Abbildung : Anwahl des Thesaurus NSI-Portal

Über das obere Auswahlmenü muss nun folgende Thesaurus ausgewählt werden:

Anmeldepunkt: in diesem Beispiel BA-21

Kategorie: NSI-Portal

Thesaurus: wenn dort bereits eine Auswahl getroffen wurde, diese raus löschen und mit * und F5 nach möglichen Thesauren suchen. Es erscheint dann folgendes Auswahlfenster:

Abbildung : Freigabe des NSI – Portal für die Hochschulstatistik

Hier den Thesaurus „Hochschulstatistikdaten eingereicht“ (Abkürzung:HSAkz) 4408 auswählen.

Folgendes Fenster öffnet sich mit der Studiengruppe:

In dem Feld „Ok“ kann man nun sehen, welcher Teilnehmer einen Haken gesetzt hat oder nicht. Teilnehmer ohne Haken müssen ihre Hochschulstatistik über das Portal noch abgeben. Teilnehmer mit Haken haben diesen entweder bereits eingereicht oder aber es handelt sich um eine komplett neue Studiengruppe, wie in diesem Beispiel und der Haken muss entfernt werden, damit die Studiengruppe aufgefordert werden kann ihre Hochschulstatistikdaten abzugeben. Nur wenn der Haken nicht gesetzt ist, wird in dem Portal der Studierenden die Zusatzkachel „Zusatzangaben“ angezeigt.

In dem Fall der Aufforderung zur Abgabe der Hochschulstatistik bei einer ganz neuen Studiengruppe wird i.d.R. der Haken bei allen Studierenden raus gelöscht. In dem man in der „Ok“ Spalt das „Ok“ auswählt werden alle Teilnehmer mit gesetzten Haken angezeigt.

Abbildung : Manuelle Abwahl jedes einzelnen Hakens

Wenn einem alle Studierenden, wie auf der obigen Abbildung, mit Haken angezeigt werden, müssen alle Haken manuell und einzeln gelöscht werden. Dies erfolgt in dem man jeden Haken einzeln anklickt. Eine Sammelverarbeitung für die gesamte Studiengruppe ist nicht möglich.

Sobald alle Haken gelöscht wurden, auf Speichern drücken. Im Portal ist für die Studierenden nach einem Update (i.d.R. über Nacht oder nach Rücksprache mit der IT auch sofort) die Kachel „Zusatzangaben“ sichtbar.

Im nächsten Schritt müssen die Studierenden über die Abgabe der Hochschulstatistik informiert werden.

Hierzu kann folgender Text verwendet werden, der per E-Mail über Antrago an die Studiengruppe gesendet wird.

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„Sehr geehrte/r ANREDE BRIEF,

das Hochschulstatistikgesetz verpflichtet die HSVN regelmäßig Daten ihrer Studierenden und Prüfungsteilnehmer/-innen zu melden. Zu diesem Zwecke haben wir im NSI-Portal die Kachel "Zusatzangaben" geschaffen, über die Sie die geforderten Daten eingeben können.

Wir bitten Sie heute darum Ihre Daten (z. B. über die Hochschulzugangsberechtigung, aber auch zu früheren Studienzeiten und ggf. Abschlüssen) dort einzugeben.

Geschätzter Zeitaufwand: 5 bis max. 10 Minuten. 

Wir benötigen diese Daten bis spätestens zum XX.XX.XXXX

Hier gelangen Sie ins Portal: https://www.nsi-hsvn.de/login.html

Es handelt sich hierbei um Pflichtangaben von Ihnen. 

Erst nach dem erfolgreichen Absenden der Informationen über das Portal, kann Ihnen eine Immatrikulationsbescheinigung zusammen mit dem Studierendenausweis ausgehändigt werden.

Selbst wenn Sie feststellen sollten in den ersten Wochen Ihres Studiums, dass Sie das Studium abbrechen möchten, sind Sie zu diesen Angaben verpflichtet.

Sollten Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich bitte an hochschule@nsi-hsvn.de

Wir danken Ihnen vielmals für Ihre Unterstützung! 

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Hochschulverwaltung“

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Der E-Mail Versand soll über die E-Mail-Adresse: hochschule@nsi-hsvn.de erfolgen.

Manuelle Datenpflege im Bachelor

Staatsangehörigkeit auf Deutsch setzen. Dies aber nicht in den Hochschulstatistikthesauren, sondern unter dem eigenen Thesaurus Staatsangehörigkeit. Von dort zieht sich die Hochschulstatistik die Information dann für den EF10 Staatsangehörigkeit.

EF028 – Zu Beginn 1. Trimester Ersteinschreibung, danach auf Rückmeldung setzen, Abschlussjahrgang auf Exmatrikulation, (siehe hier die Anleitung zu Meldung im Wintersemester)

EF020 im Bachelor = immer der Jahrgang in dem die anfangen zu studieren = BA-20 = 2020

EF021 im neuen Bachelor = leer lassen oder 00 pflegen, außer jemand hat bereits ein absolviertes Erststudium. Dann muss hier die Anzahl der Semester der Ersteinschreibung erfasst seien.

Nach Abschluss des Studiums:

EF155/156 im Bachelor = immer 06 oder 07, eventuell gibt es auch Nachzügler im 09/10 0der 11/Jahr das es der Monat/ Jahr für den Abschluss ist, im Bachelor für alle gleich, werden in das Freitextfeld gepflegt. Hierbei ist es sehr wichtig auf die richtige Formatierung zu achten (MM/JJJJ) für Monat/Jahr.

EF028/EF029 im Bachelor = nach Beendigung des Studiums automatisch setzen?

Abreisedatum des Studenten setzen: manuell bei jedem Studierenden, wenn er außerhalb der regulären Studienzeit z.B. abbricht/ exmatrikuliert wird. Die Studierenden die in Regelstudienzeit abschließen haben bereits zur Einschreibung das korrekte Datum gesetzt bekommen.

Vermerk vom SK/TW 07.04.2022

Doppelte Datensätze, wenn z.B. ein Teilnehmer von einem Jahrgang in den nächsten wechselt (Thesaurus Ummeldung), dann wird nur noch der neue Jahrgang ausgewertet in der Statistik.

Problem: Wenn Studierenden die Studierendengruppe wechseln, von z.B. Studiengruppe 2019 zu 2020 dann folgt eine Ummeldung. Diese sind dann in der neuen Studiengruppe mit der Anzahl der Semester aus der alten Studiengruppe im EF021 zu übernehmen. Die Abreise im alten Jahrgang pflegen.

EF123 wird nicht gepflegt. Vermerk aus Information von CB an FL/JD am 03.09.21

Manuelle Datenpflege im Master

Falls die Studierenden an der HSVN vorher studiert haben und jetzt das Masterstudium an der HSVN beginnen, müssen die Thesauren EF028 und EF029, die sich auf die Exmatrikulation im vorherigen Bachelor beziehen gelöscht werden und auf folgende Information im Verlauf des Masterstudienganges gesetzt werden:

• EF028 = bei Masterstudierenden im ersten Trimester Neueinschreibung,

• ab dem 2. Trimester Rückmeldung,

• ab Ende Studium (bzw. bei vorzeitiger Exmatrikulation natürlich auch im Verlauf des Studiums): Exmatrikulation + EF029 Die Art der Beendigung

• ab Ende Studium EF155/156 mit dem Ergebnis der Abschlussnote an der HSVN

Bei einer Exmatrikulation muss auch das Abreisedatum bei dem Studierenden gepflegt werden und angepasst werden, sollte nicht zum Regelverlauf abgeschlossen werden.

Folgende Thesauren müssen mindestens je Masterstudent angelegt sein:

• Staatsangehörigkeit deutsch anlegen

• Auswahl Studiengang anlegen: Kommunales Verwaltungsmanagement (Master)

• EF031 = Vollzeitstudium, Teilzeitstudium. Wenn eine Ausprägung gepflegt ist, dann wird diese übernommen. Wenn das Feld leer ist, dann pflegt die Statistik automatisch über die Prüfung im EF030 bei den Bachlorstudierenden dann eine 1. Bei den Masterstudierenden muss dies per Hand gepflegt werden, fernstudium 1. Hier die Ausprägung Teilzeitstudium anwählen.

• EF032 = bei Bachelorabsolventen muss hier von 06 auf 04 geändert werden. Dies erfolgt automatisch. Die Statistik wird auch überschrieben. Die Ausprägung ist unrelevant.

• EF033 = auf Weiterbildungsstudium setzen. Wenn der Thesaurus leer ist, wird er automatisch gepflegt im Bachelor mit 156, im Master mit 690. Wenn das Feld nicht leer ist muss es manuell korrigiert7 angepasst werden im Master und die 690 manuell angewählt werden.

• EF090 = Erststudium im Ausland?, dann hier eintragen

• EF091 = 111 Erststudium

• EF092 = 172 Verwaltungswissenschaften (in der Regel, es kann auch mal ein BWL Studium oder ein anderes Studium gewesen sein, welches die Zulassungskriterien erfüllt. Hierfür muss in das Schlüsselverzeichnis und die Hochschulliste geschaut werden für den korrekten 3-stelligen Wert)

• EF095/EF096 = Monat/Jahr angeben für den Prüfungsabschluss des Erststudiums (in das Freitextfeld pflegen Monat/Jahr)

• EF097 = Abschlussnote

• EF098 = Abschlussnote

• EF118 = HZB Art

• EF117 = HZB Jahr

• EF119 = HZB Bundesland

• EF119U2 = HZB Kreis

• EF017 = Ersteinschreibung Hochschule = Welche Universität/ Hochschule beim ersten Abschluss?

• EF019 = Einschreibungssemester Winter in der Regel vom Erststudium

• EF020 = Jahr der Ersteinschreibung

• EF021 = Anzahl der Semester des Erststudiums

• Staatsangehörigkeit auf Deutsch setzen. Dies aber nicht in den Hochschulstatistikthesauren, sondern unter dem eigenen Thesaurus Staatsangehörigkeit. Von dort zieht sich die Hochschulstatistik die Information dann für den EF10 Staatsangehörigkeit.

• NSI Portal, Hochschulstatistik eingereicht Haken setzen

Auswahl Studiengang: Hier dann „Kommunales Verwaltungsmanagement M.A.“ auswählen

Ausschluss von Personen von der Statistik

Um Personen von der Hochschulstatistik auszuschließen, muss folgender Personenthesaurus gesetzt sein:

Personen, bei denen dieser Thesaurus gesetzt ist, werden bei der Erstellung der Hochschulstatistik unterdrückt und tauchen nicht mehr in der Auswertung auf.

Vermerke

22.06.22

Es gibt eine Neuerung für die korrekte Abmeldung von Studierenden im ersten Trimester. Betrifft also nur den Zeitraum 01.08. bis 30.11. und immer nur das Einstellungsjahr.

1. Studierende, die im 1. Trimester bis zum 30.11. aufgeben / abgemeldet werden, erhalten künftig folgenden Austrittsgrund: „Absage TN (HS 01.08.-30.11.)

   
   

   „Status ab“ und „Abreise-Datum“ werden weiterhin mit dem korrekten Datum gepflegt.

Diese Einstellung sorgt dafür, dass die Studierenden in der WS-Statistik rausfliegen. (Als hätten Sie nie bei uns studiert.)

1. Studierende, die ab dem 2. Trimester aufgeben /abgemeldet werden, werden wie gewohnt mit den bisherigen Gründen einschl. Abreisedatum abgemeldet. Allerdings bleiben die Thesauren der Hochschulstatistik unangetastet. Diese bleiben also auf „Erst- bzw. Neuimmatrikulation“ stehen.

Erst nach Abgabe der Statistik für das WS (i.d.R. 30.11.) müssen zur Vorbereitung der Statistik für das SS (i.d.R. 30.05.) die Thesauren auf „Exmatrikulation“ gesetzt werden. Das bedeutet, sie werden zunächst dem Statistikamt als Studierende gemeldet und mit der Meldung danach dann als Exmatrikulierte.

08.02.2023 NEU: IMMER mit angeben bei den Masterstudierenden!!

Fehlerliste meldet folgenden Fehler:

„Angabe bei dem Hochschulstandort der letzten bzw. vorletzen Prüfung (EF89, EF103) fehlt oder passt nicht mit Art der Prüfung (EF91, EF105) in Deutschland bzw. Ausland überein.“

Ich bin mir nicht sicher, welcher Fehler hier korrigiert werden soll bzw. welche Eingabe fehlt bei der Zulassung der Masterstudierenden. Muss eventuell zusätzlich der EF089, EF103 und EF105 IMMER mit angegeben werden?

Meldung Sommersemester

Beispiel Meldung SS2022:

EF 28 (Art der Einschreibung)

• Muss in BA-21 grds. von 1 oder 2 auf „3“ gesetzt werden.

• Muss in BA-21 bei den ab 01.12.2021 Exmatrikulierten auf „5“ gesetzt werden + EF29 „6“

• KV-21 in EF 28 auf Rückmeldung

Meldung im Wintersemester

Vor der Meldung muss die Art der Einschreibung angepasst werden. Von Neueinschreibung aus dem letzten Jahr auf Rückmeldung. Neue Studiengänge müssen auf Neueinschreibug gesetzt werden.

Dies erfolgt über die Zielgruppendefinition in den Thesauren.

Siehe folgende Anleitung von SK erstellt.

Änderung Thesaurus EF028 (Art der Einschreibung) über die Zielgruppendefinition (Marketing)

Alle Studis, die im neuen Studienjahr das erste Mal an einer Hochschule eingeschrieben sind, auf Ersteinschreibung setzen

1. Doppelklick auf Teilnehmer (erscheint nun unten in Abfrage)

2. Doppelklick bei Eingabefelder auf Veranstaltung Kürzel Operatoren gleich Vergleichswert BA-22 mit UND der Abfrage hinzufügen

   
   

   

3. Doppelklick bei Eingabefelder auf PERS-Thesaurus wie folgt auswählen und mit UND der Abfrage hinzufügen

   
   

   

4. Fertige Abfrage

   
   

   

5. Rechts unter Ergebnis auf Zählen klicken und dann auf „Anzeige in Liste“

   
   

   

6. Über Thesaurus setzen/löschen die Ausprägung auf 1 – Ersteinschreibung setzen

   
   

   

   
   
   

   

   
   
   

   Bestehende Eigenschaften sollten geändert werden.

Alle Studis, die vor dem neuen Studienjahr bereits an einer Hochschule eingeschrieben waren, auf Neueinschreibung setzen

Gleiches Vorgehen wie bei den Ersteinschreibungen, allerdings wird bei 3. folgende Filterung vorgenommen:

Fertige Abfrage

Bestehende Eigenschaft nicht ändern /Haken nicht setzen!), damit bestehende Eigenschaften wie Exmatrikulation erhalten bleiben.

Kleiner Tipp: Nach Abschluss der ersten Änderung rechts auf zurück klicken, dann wird die letzte Eingabe in der Abfrage gelöscht und man kann die neue Filterung hinzufügen.

Teilnehmer auf Rückmeldung setzen, getrennt nach Erst- und Neueinschreibung

Das entsprechende Veranstaltungs-Kürzel wählen und diese Filterung durchführen
(restliche Eingaben sind wie oben beschrieben):

1. Alle Ersteinschreibungen auf Rückmeldung setzen

   
   

   

2. Alle Neueinschreibungen auf Rückmeldung setzen

   
   

   

Kleine Hochschulstatistik/ Schnellmeldung

Bedingungen bei der Abfrage = Fachsemester sind gleich Hochschulsemester

Jeden Jahrgang einzeln abrufen über die Oberveranstaltung in Antrago.

Für die Meldung zum SS 2022 waren das BA-19, BA-20, BA-21, KV-20, KV-21

Hierfür ist unter Bachelor, kleine Hochschulstatistik ein Report hinterlegt.

Die Daten dann zusammenführen und nach männlich/ weiblich auswerten.

Die Anzahl der Daten in das vom Landesamt bereit gestellte Exceltabelle einpflegen und melden.

Besonderheiten ergeben sich bei der Meldung der kleinen Hochschulstatistik im Winter, daher zwischen Fachtrimester und Hochschultrimester unterschieden werden muss.

Am Beispiel des Wintersemesters 2022:

Die neuen Studiengänge die zum Sommer neu angefangen haben:

BA-22, KV-22, ÖDM-22 befinden sich im 1. FACHTRIMESTER.

Davon befinden sich Studierenden im ersten Hochschulsemester. Dies betrifft nur noch den Bachelor.

In diesem Fall den BA-22 abzüglich der Studierenden die bereits woanders ein Studium angetreten oder absolviert haben.

Prüfungsstatistik

Die Prüfungsstatistik kann erst ausgeführt werden, wenn die Studierenden aus den Abschlussjahrgängen im EF28 und EF29 auf Exmatrikuliert gepflegt sind.

Kontrolle der Hochschul-Statistikdaten

Report ausführen
Hochschulstatistik - Studierenden und Prüfungsstatistik

Begrenzung:

Wintersemester: 01.08. – 30.11.
Sommersemester: 01.03. – 31.07.

Nur die Sammelveranstaltungen auswählen (für WS21 z. B.
BA-19, 20, 21
KV-19, 20, 21

Auswählen, welche Statistikdaten ermittelt werden sollen (Prüfungs- oder Studierendenstatistik)

Ausgabe im Text (CSV)-Format – Optionen anpassen – Daten-Export

Datei Speichern

In Excel öffnen - Excel – Reiter Daten – Aus Text/CSV - Abgespeicherte Datei auswählen und laden

Kopfzeile aus bestehender Excel-Tabelle rüber kopieren, damit man erkennt, um welchen Thesaurus es sich handelt

Beachten: Doppelte Nullen werden gelöscht. Daher ist zum Beispiel die Staatsangehörigkeit 000 nun nur noch 0.

Über Filterungen die Daten überprüfen.

Spalten, die überprüft werden sollten:

008 – GeburtsjahrAlle Angaben im plausiblen Bereich, oder gibt es Schreibfehler?

010 – StaatsangehörigkeitLeere Felder vorhanden?

012 – SemesterwohnsitzLeere Felder vorhanden? Adresse in Antrago nachtragen

020 – Jahr ErstimmatrikulationLeere Felder vorhanden?

021 – Semester insgesamtIst die Angabe plausible? (in Verbindung mit 020)
Beispiel: Erstimmatrikulation 2021 mit 6 Semestern ist nicht möglich

117/118/119 – HZBLeere Felder vorhanden?