Vorwort
In dieser Anleitung wird der Prozess der Lehrdeputatsverwaltung der hauptamtlich Dozierenden in Antrago beschrieben.
Einleitung
Ab dem 01.01.2019 wird das Lehrdeputat von hauptamtlichen Dozenten in ANTRAGO geführt.
In ANTRAGO werden hauptamtliche Dozenten mit dem Merkmal Hauptberuflich versehen. Das Merkmal kann über das Dozentenfenster im Reiter Angaben zur Person aktiviert oder deaktiviert werden.
Lehrdeputat Fensterübersicht
Über den Reiter Verpflichtungen kann das Lehrdeputat des Dozenten geführt werden. Wird ein*e Dozierende*r aufgerufen, muss immer erst die Berechnung abgewartet werden. Dies wird rechts neben Stundenkumulation angezeigt. Bei der Führung des Lehrdeputats sind einige Dinge zu beachten.
Übertrag aus dem Vorjahr (Stundenkumulation)
Unterrichtsverpflichtung (Stundenkumulation)
In der Zeile Unterrichtsverpflichtung wird das jährlich (Kalenderjahr) zu leistende Lehrdeputat hinterlegt. In der Zeile gültig bis (Jahr) kann das Jahr - im Format YYYY – bis zu welchem das Lehrdeputat gültig ist, angegeben werden.
Anrechnungsgrenze und Kontingentgrenze
• Hauptamtlich Dozierende, die die Fortbildungseinsätze ausbezahlt bekommen: In diesen Fällen muss in beiden Feldern 999,00 eingetragen werden.
• Hauptamtlich Dozierende, die die Fortbildungseinsätze auf das Lehrdeputat angerechnet bekommen: In diesen Fällen müssen in beiden Felder 0,00 eingetragen werden.
Gesamtunterrichtsverpflichtungen (Stundenkumulation)
In der Gesamtunterrichtsverpflichtung wird der Übertrag aus dem Vorjahr mit der Unterrichtsverpflichtung addiert. Hat ein Dozent ein Lehrdeputat von jährlich 200 Stunden und aus dem Vorjahr noch ein Guthaben von -40 Stunden, ergibt sich somit für das Jahr eine Verpflichtung von 160 Stunden.
Ermäßigungen (Stundenkumulation)
Ermäßigungen werden über Planung/Abrechnung Ermäßigungen eingetragen. Ermäßigungen sind unter anderem Prüfung, Fachkoordination, Praxisbüro und Stv. Ausbildungsleitung.
Anbei ein Beispiel:
Tatsächliche Unterrichtsverpflichtung (Stundenkumulation)
Hier werden die Ermäßigungen von der Gesamtunterrichtsverpflichtung abgezogen. Daraus ergibt sich die tatsächliche Unterrichtsverpflichtung. Hat ein Dozent eine Gesamtunterrichtsverpflichtung von 200 Stunden und 20 Stunden Ermäßigungen auf sein Lehrdeputat, bleibt eine tatsächliche Unterrichtsverpflichtung von 180 Stunden.
Geleisteter/geplanter Unterricht/Stoffplan (Stundenkumulation)
Sobald ein Dozent im Stoffplan einem Thema zugeordnet worden ist, erscheinen die Stunden an dieser Stelle. Die Anzeige der Stunden unter Stoffplan ist außer Acht zu lassen, da die Berechnung nicht korrekt ist.
Ist das Thema schließlich im Stundenplan geplant, erscheinen die Stunden des geplanten Blocks unter geplanter Unterricht. Werden die Soll-Stunden übernommen und abgerechnet erscheinen die Stunden des Blocks unter geleisteter Unterricht.
Wie Soll-Stunden übernommen und abgerechnet werden ist in Punkt 2 zu lesen.
Aus Anrechnungsgrenze (Stundenkumulation)
Wenn hauptamtlich Dozierende ihre Fortbildungsstunden auf das Lehrdeputat angerechnet bekommen, werden hier die Stunden aufgeführt.
Noch zu erbringender Unterricht (Stundenkumulation)
Aus allen bislang getätigten Angaben wird der noch zu erbringende Unterricht berechnet.
Sofern an dieser Stelle ein positiver Betrag erscheint, muss der Dozent noch Unterricht erbringen. Erscheint ein Betrag mit negativem Vorzeichen, hat der Dozent ein Guthaben erarbeitet.
Geleistet / geplant (Anrechnungsgrenze)
Hier werden die Stunden der Fortbildung aufgelistet.
Basis Anrechnungsgrenze (Anrechnungsgrenze)
Bei hauptamtlich Dozierenden, die ihre Fortbildungsstunden auf das Lehrdeputat angerechnet bekommen, muss der Eintrag 0,00 gesetzt sein. Bei allen anderen Dozierenden ist 999 gesetzt.
Aus Anrechnungsgrenze (Anrechnungsgrenze)
Hier werden die Stunden aufgeführt, die auf das Lehrdeputat angerechnet werden.
Basis Kontingentgrenze (Kontingentgrenze)
Im Feld Basiskontingentgrenze wird standardmäßig der Eintrag 999 zu finden sein. Bei hauptamtlich Dozierenden, die ihre Fortbildungsstunden auf das Lehrdeputat angerechnet bekommen, muss der Eintrag 0,00 gesetzt sein.
Geleistet / geplant / Stoffplan (Kontingentgrenze)
Hier werden die Stunden der Fortbildung aufgelistet.
Beispiel:
- Fortbildungsstunden werden ausbezahlt:
- Fortbildungsstunden werden angerechnet:
Krankheit
Meldet sich ein Dozent krank, ist wie folgt vorzugehen:
Die Unterrichtseinheiten des Dozenten müssen im betroffenen Zeitraum (bis 6 Wochen ab Beginn derselben Krankheit) über den Stundenplan als Anrechnungstatbestand übernommen werden.
Zur Übernahme muss der Block im Stundenplan mit einem rechten Mausklick angewählt werden.
Anschließend über DozentInnen Stunden anrechnen DozentIn Krankheit. Daraufhin wird im Dozentenfenster unter Anrechnungen/Ausfälle ein Anrechnungstatbestand angelegt.
Übernahme Soll-Stunden/Ist Stunden
Die Unterrichtseinheiten aus dem Stundenplan und den Anrechnungen müssen bis Mitte des auf den abzurechnenden Folgemonats übernommen werden (bspw. bis Mitte Oktober für Abrechnungszeitraum September). Dazu sind zuerst die Soll-Stunden zu übernehmen und anschließend die Ist-Stunden abzurechnen.
Soll-Stunden Übernahme
Um die Soll-Stunden zu übernehmen ist folgendes zu tun.
Über Bearbeiten DozentInnen Übernahme Sollstunden wird der Report zur Übernahme aufgerufen.
Es öffnet sich ein Fenster für Begrenzungen.
Sofern für mehrere Dozenten eine Übernahme stattfinden soll, wird der Haken bei DozentIn entfernt, sofern nur für eine*n Dozierede*n eine Übernahme geplant ist, wird der Haken gesetzt und der entsprechende Dozent gesucht. Anschließend wird der gewünschte Zeitraum hinterlegt. In diesem Beispiel 01.01.2019 bis 31.01.2019. Weiterhin ist es wichtig, dass ein Haken bei Anstellungsverhältnis gesetzt ist und der Kreis bei festangestellte DozentInnen gefüllt ist.
Nun wird die Schaltfläche Ok betätigt. Es öffnet sich ein Fenster mit der Auswahl an Dozenten für die die Übernahme der Sollstunden stattfinden soll.
Sind die entsprechenden Dozenten ausgewählt oder per Klick oben auf die Schaltfläche alle, ist ein Klick auf Los erforderlich. Es öffnet sich ein Fenster Einsätze für DozentenInnen.
Es muss die Schaltfläche Kennzeichen „Ist Bearbeitet für alle aufgelisteten Dozenteneinsätze setzen“ angewählt werden. Anschließend werden die Dozenteneinsätze über die Schaltfläche Alle Dozenteneinsätze auswählen ausgewählt.
Es folgt ein Klick auf die Schaltfläche Übernahme der Sollstunden.
Bei korrekter Anwendung öffnet sich nach einer bestimmten Wartezeit das Fenster:
Die Sollstunden wurden erfolgreich übernommen.
Abrechnung Iststunden
Nachdem die Sollstunden übernommen worden sind, müssen die Iststunden abgerechnet werden.
Dazu über Bearbeiten DozentInnen Abrechnung Iststunden den Report Abrechnung Ist-Stunden Hauptamtler in dem Ordner ohne Kategorie über das Druck-Symbol ausführen.
Es folgt ein Klick auf die Schaltfläche Ok.
Es werden erneut die entsprechenden Dozenten ausgewählt und über die Schaltfläche Start bestätigt.
ACHTUNG: ES FOLGT DIE FRAGE IST DER DRUCK KORREKT? DIESE FRAGE IST ZWINGEND MIT JA ZU BESTÄTIGEN.
Damit wurden die Iststunden gedruckt und erscheinen in der Lehrdeputatsverwaltung im Dozentenfenster unter Verpflichtungen in der Zeile geleisteter Unterricht.
Prozesse
Im Folgenden werden die verschiedenen Prozesse inkl. Verantwortlichkeiten dargestellt.
Lehrdeputat (Jahresübersicht)
Für die Jahresübersicht wird der Report Jahreslehrverpflichtung – Jahresabschluss Übersicht immer bis zum Ende des auf ein Quartal folgenden Monats an VERTEILER geschickt.
Das Fenster Begrenzung für Dozenten wird wie folgt ausgefüllt:
Sofern der Report nur für einen Dozenten generiert werden soll, ist in der letzten Spalte der Haken bei Anstellungsverhältnis zu entfernen und in der ersten Zeile unter DozentIn zu setzen. Anschließend muss der Dozent gesucht werden.
Zwingend erforderlich ist der Zeitraum des Monats, für den der Report generiert werden soll. Außerdem muss der Haken bei Anstellungsverhältnis gesetzt sein und der Kreis bei festangestellte DozentInnen ausgefüllt sein. Zusätzlich sollte die Veranstaltungsart ausgewählt werden, da der Master separat übernommen wird.
Damit keine Informationen aus den Veranstaltungs-Profilen berücksichtigt werden, ist zusätzlich der Haken bei Veranstaltungen mit Kennzeichen „Profil“ ausschließen zu setzen.
Das Fenster Dozentenzusatzdaten wird wie folgt bestätigt:
Sofern ein anderes Jahr berücksichtigt werden soll, muss der Kreis bei …das Jahr gefüllt sein und anschließend das entsprechende Jahr in das Textfeld eingegeben werden.
Lehrdeputat (Übersicht)
Die detailierte Lehrdeputatsübersicht können die Dozierenden, nach monatlicher Mitteilung, dass die Abrechnung für den Vormonat abgeschlossen ist, in der Lehrdeputatsverwaltung im Dozentenportal einsehen.
Lehrdeputat (Krankheit)
Der Prozess bei Krankmeldung sieht wie folgt aus:
Ein Dozent meldet sich bei der Stundenplanung krank. Die Stundenplanung erfasst die Änderungen im Stundenplan und informiert die Personalabteilung über den Krankheitsstand.
Im Stundenplan wird die Krankheit jeweiligen Block über Rechtsklick -> DozentInnen -> Stunden anrechnen -> DozentIn -> Krankheit erfasst.
Weitere Anrechnungen werden in den Anrechnungstatbeständen erfasst. Gegebenenfalls in Einzelfällen auch als Ermäßigung, sofern sie regelmäßig und konstant anfällt.