Monatliche Honorarabrechnung Dozierende

Vorwort

Der Leitfaden beinhaltet die monatliche Honorarabrechnung von Dozierenden. Die monatliche Honorarabrechnung findet immer um den 10. eines Monats statt. Die Tatbestände zieht sich Antrago zum einen aus dem Planungstool (für BS, HA und OL) und aus den einzelnen Dozierendenabrechnungen, die händisch eingegeben wurden.

Monatliche Honorarabrechnung

Im ersten Schritt geht man über Bearbeiten —> Abrechnung —> Kreditorenvorgänge —> Rechnungen generieren. Folgendes Fenster öffnet sich:

Beim Zeitraum gibt man den Monat ein, der abgerechnet werden soll. Wenn die Abrechnung im Juli stattfindet, wird 01.06.2021 bis 30.06.2021 eingetragen. Das Rechnungsdatum bleibt, beim Buchungsdatum wir ebenfalls der 30.06.2021 eingetragen. Bei der Veranstaltungsstätte wird die genommen, die gerade abrechnet werden soll. NSI BS für Braunschweig, NSI HA für Hannover, NSI OL für Oldenburg und für die auswärtigen Lehrgangsorte wird der Haken herausgenommen. Bei der Veranstaltungsart bleibt Ausbildung stehen. Dann auf “Los“ drücken.

Anschließend erscheint eine Liste mit allen abrechenbaren Einsätzen. Hier wird das Kennzeichen bei „ist bearbeitet“ gesetzt.

Im nächsten Fenster erscheint die Frage, ob das Kennzeichen wirklich gesetzt werden soll. Hier bitte auf „Ja“ drücken.

Im nächsten Schritt alle abrechenbaren Dozenteneinsätze auswählen und „Generierung starten“ drücken.

Wenn alles geklappt hat, kommt ein Hinweis, wieviel Rechnungen generiert wurden. Hier mit „OK“ bestätigen.

Die nun leere Liste mit der Tür verlassen.

Im nächsten Schritt über Abrechnung —> Kreditorenvorgänge —> Rechnungen drucken gehen. Folgendes Feld erscheint. In diesem Feld bei Abrechnungsfirma NSI auswählen. Der Punkt bei Fortlaufender Druck und der Haken bei Rechnung bleibt bestehen. Um die Rechnungen zu definieren im ersten Schritt auf die Lupe neben „Druck von“ gehen.

Aus der Liste, welche sich geöffnet hat,die niedrigste Vorgangsnummer, die ein Sternchen hat, mit Doppelklick auswählen.

Diese erscheint dann im vorherigen Feld. Im nächsten Schritt auf die Lupe neben „Druck bis“ gehen.

Es öffnet sich die gleiche Liste wie vorher. Nur dieses Mal die höchste Vorgangsnummer, die ein Sternchen hat, mit Doppelklick auswählen.

Es erscheint wieder das Druckfenster. Nun auf den Drucker gehen.

Es öffnet sich das Druckfenster. Der Report NSI-Honorarabrechnung ab 2023 (Rechnungsvorgänge) wird mit einem Doppelklick geöffnet. In den folgenden Schritten wir gezeigt, wir man die Möglichkeit hat, sich die Rechnungen anzuschauen, bevor sie per Mail verschickt werden.

Das Druckfenster öffnet sich, in dem die Rechnungen ausgewählt werden, die gedruckt bzw. vorher angesehen werden sollen. Alle Daten auswählen, die angeschaut werden sollen und auf „Start“ gehen.

Im nächsten Schritt hat man die Möglichkeit, die Rechnungen im Testdruck anzusehen. Das heißt, dass die Vorgangsnummern weiterhin ihre Sternchennummer behalten und nicht in eine Kreditorennummer umgewandelt werden. Der Haken bei Testdruck bleibt drin und man drückt auf „OK“.

Im Fenster „Druckvorschau“ wählt man bei „Ausgabe auf“ Vorschau und drückt dann „Starten“.

Es öffnen sich alle ausgewählten Rechnungen. Hier hat man die Möglichkeit zu schauen, ob auf der 1. Seite die Anschrift im Adressfeld erscheint und die letzten 4 Nummern der Kontonummer. Auf der 2. Seite sind die einzelnen Abrechnungstatbestände zu sehen, wie Lehrhonorar, Fahrtkosten etc.

Abbildung Honorarabrechnung Seite 1

Abbildung Honorarabrechnung Seite 2

Im Anschluss die Vorschau durch einen Klick auf „Druckvorschau schließen“ wieder verlassen.

Es erscheint die Frage: Ist der Druck korrekt. Hier bitte zwingend „nein“ drücken!!!

Es erscheint wieder das Fenster mit der Auswahl der Rechnungen, welche man sich anschauen kann. Dieses Fenster durch die Tür verlassen.

Es erscheint wieder das Druckfenster. In den nun folgenden Schritten wird dargestellt, wie die Rechnungen per Mail an die jeweiligen Dozenten verschickt werden. Dazu den Report NSI-Honorarabrechnung ab 2023 (Rechnungsvorgänge) schwarz hinterlegt und gehen rechts auf „an Emailempfänger versenden“.

Im nächsten Fenster öffnet sich wieder die Druckauswahl. Hier wieder „alle Daten auswählen“ und auf „Start“ gehen.

Diesmal den Haken bei Testdruck entfernen und „OK“ drucken.

Es öffnet sich das Emailfenster. Hier bitte darauf achten, dass bei den Einstellungen „Einzelversand“ hinterlegt ist. Im Betreff und im Text jeweils den Monat und das Jahr anpassen. Anschließend „Email senden“ drücken. Achtung: Die Haken Dokument in KIS hinterlegen und bei Ablage KIS müssen nicht mehr gemacht werden.

Sollte bei Dozierenden keine Email-Adresse hinterlegt sein, erscheint folgendes Fenster. Hier bitte die Frage mit „Ja“ beantworten.

Wenn die Emails alle verschickt wurden, das Fenster über die Tür oben rechts verlassen. Es erscheint das nächste Fenster. Hier bitte diesmal zwingend mit „Ja“ antworten!!!

Im nächsten Fenster hat man die Möglichkeit, den KIS-Eintrag zu deaktivieren. Da wir aber eine Hinterlegung der Honorarabrechnung in KIS haben möchten, den Haken drin lassen und auf „OK“ drücken.