Erstellen von Abschlussdokumenten Master

Vorwort

Ziel ist es, die Abschlussdokumente (Urkunde, Zeugnis, Diploma Supplement und Transcript of Records) für die Teilnehmer:innen der Masterstudiengänge zu erstellen.

Abschlussdokumente erstellen

Der erste Schritt ist bei allen Dokumenten der gleiche. In Antrago ist in der Regel das letzte Modul (Modul 14 – Master-Kurs) des Studienjahrganges auszuwählen, für den die Dokumente erstellt werden soll. Anschließend ist das Menü „Drucken“ zu wählen. Die Reports befinden sich in der Druck-Kategorie „Master“.

Urkunde

In dem nun erscheinenden Fenster ist der Report „MA Urkunde“ auszuwählen und über die Funktion „Bildschirmdruck“ zu öffnen.

Es öffnet sich nun ein Fenster mit den Teilnehmer:innen. Hier können einzelne Personen ausgewählt werden oder man nutzt das Symbol mit den zwei Strichen, um alle Teilnehmer:innen auszuwählen. Anschließend ist das Play-Symbol zu drücken.

Es folgt eine Frage, die zu verneinen ist.

Nun ist das Datum einzugeben, an dem die Urkunde ausgehändigt wird.

Es erscheint eine Anzeige über die Fortschrittsermittlung der Daten.

Anschließend öffnet sich ein Word-Dokument. Dies ist lediglich dahingehend zu prüfen, ob bei allen Teilnehmern ein Geburtsdatum hinterlegt ist.

Nun kann das Dokument über die Druckfunktion gedruckt werden. Es empfiehlt sich dickes Papier! Folgende Druckeinstellungen sollten im Kopierer eingestellt werden:

Sobald die Urkunden gedruckt sind, kann das Dokument geschlossen werden. Nach dem Schließen der Datei stellt Antrago folgende Frage:

Die Frage ist mit „JA“ zu beantworten, wenn der Druck korrekt dargestellt wurde.

Im Falle einer Bestätigung des Druckes erscheint folgende Frage:

Der KIS-Eintrag ist bei einem korrekten Druck ebenfalls zu bestätigen.

Der Druck der Urkunde wurde damit abgeschlossen.

Zeugnis

Damit das Zeugnis korrekt dargestellt wird, müssen vorab ein Kennzeichen für die letzte Prüfung gesetzt und der Titel der Masterarbeit erfasst werden.

Kennzeichen für Zeugnis setzen

Im Rahmen der Erfassung der Ergebnisse der letzten Prüfung (Master-Kurs) ist in die Spalte „Bemerkung“ das Kennzeichnen „LP“ einzutragen (Letzte Prüfung). Dies ist erforderlich, damit das Datum der letzten Prüfung auf dem Zeugnis ausgegeben wird.

Titel der Masterarbeit erfassen

Im Rahmen der Erfassung der Ergebnisse der Masterarbeit, wird dort auch der Titel der Arbeit eingetragen.

Zunächst wird in der zentralen Notenerfassung der entsprechende Kurs aufgerufen.

Mit „Doppel-Klick“ wird ein Teilnehmer aufgerufen. Dann öffnet sich folgende Maske:

In der Mitte der Maske muss das Thema der Masterarbeit erfasst werden. Ebenso werden hier die Noten des Erst- und Zweitgutachters der Masterarbeit eingetragen. Mit den oberen Pfeiltasten können nacheinander alle Teilnehmer aufgerufen werden. Nachdem alle Titel erfasst worden sind, müssen diese einmal gespeichert werden und im Anschluss kann die Maske geschlossen werden. Das Fenster für die zentrale Notenerfassung kann anschließend ebenfalls geschlossen nachdem alle Inhalten einmal gespeichert worden sind.

Zeugnis drucken

In dem Druck-Fenster ist der Report „MA Zeugnis ab 2019“ für den KV oder „MA Zeugnis ÖDM ab 2022“ auszuwählen und über die Funktion „Bildschirmdruck“ zu öffnen.

Es öffnet sich nun ein Fenster mit den Teilnehmer:innen. Hier können einzelne Personen ausgewählt werden oder man nutzt das Symbol mit den zwei Strichen und wählt alle Teilnehmer:innen aus. Anschließend ist das Play-Symbol zu drücken.

Es erscheint folgende Frage. Diese ist mit „Nein“ zu beantworten.

Nun ist das Datum der Zeugnisübergabe einzugeben:

Bei der Abfrage der Schablone ist „Master-Zeugnis“ automatisch vorbelegt und muss daher nur mit „Ok“ bestätigen werden.

Die Zeugnisse sind dahingehend zu überprüfen, ob bei allen TN das Datum der letzten Prüfung abgebildet wird. Weiter ist zu schauen, ob bei allen der Titel der Masterarbeit vollständig angezeigt wird.

Sofern alle Inhalte korrekt sind, kann das Dokument gedruckt werden. Bei dem Zeugnis sollten die gleichen Druckeinstellungen verwendet werden wie bei der Urkunde. Auch hier empfiehlt sich etwas dickeres Papier.

Nach dem erfolgreichen Druck kann das Zeugnis-Dokument geschlossen werden. Die folgende Frage ist mit „Ja“ zu beantworten.

Die Abfrage für den KIS-Eintrag ist wie bei der Urkunde ebenfalls zu bestätigen.

Der Druck des Zeugnisses wurde damit abgeschlossen.

Diploma Supplement

In dem Druck-Fenster ist der Report „MA Diploma Supplement“ auszuwählen und über die Funktion „Bildschirmdruck“ zu öffnen.

Es öffnet sich nun ein Fenster mit den Teilnehmer:innen. Hier können einzelne Personen ausgewählt werden oder man nutzt das Symbol mit den zwei Strichen und wählt alle Teilnehmer:innen aus. Anschließend ist das Play-Symbol zu drücken.

In der nächsten Abfrage wird das Datum der Übergabe der Abschlussdokumente eingetragen und im Anschluss mit „OK“ bestätigt.

Das Diploma Supplement öffnet sich nun als Word-Dokument. Dieses kann auf normalem Papier gedruckt werden. Sofern der Druck erfolgt ist, kann das Dokument geschlossen werden. Die Frage ist mit „Ja“ zu beantworten.

Die Abfrage für den KIS-Eintrag ist auch hier ebenfalls zu bestätigen.

Der Druck des Diploma Supplement wurde damit abgeschlossen.

Transcript of Records

In dem Druck-Fenster ist der Report „MA Transcript of Records“ auszuwählen und über die Funktion „Bildschirmdruck“ zu öffnen.

Die folgende Abfrage ist automatisch vorbelegt und ist mit „Ok“ zu bestätigen.

Anschließend können wieder die TN ausgewählt werden.

Nun muss noch das Datum der Übergabe des Transcript of Records ergänzt werden.

Bei der folgenden Abfrage der Schablone ist „Transcript of Records“ automatisch vorbelegt und muss daher nur mit „Ok“ bestätigen werden

Im Anschluss besteht direkt die Möglichkeit das Dokument zu drucken oder es sich vorher anzuschauen.

Der Druck kann auch hier auf normalem Papier erfolgen. Sofern der Druck abgeschlossen ist, kann das Dokument geschlossen werden.

Die Frage ist mit „Ja“ zu beantworten.

Die Abfrage für den KIS-Eintrag ist auch hier ebenfalls zu bestätigen.

Der Druck des Transcript of Records wurde damit abgeschlossen.

Abschlussdokumente final bearbeiten

Jedes der 4 Dokumente muss mit dem Hochschul-Siegel versehen werden. Die beiden Siegel liegen derzeit bei Nele Kandel und Janin Derya.

Des Weiteren müssen die Urkunde und das Zeugnis dem Präsidenten zur Unterschrift vorgelegt werden. Das Diploma Supplement und das Transcript of Records können von der Sachbearbeitung „im Auftrag“ unterschrieben werden.

Sofern alle Dokumente mit dem Siegel versehen und unterschrieben sind, werden sie nach Teilnehmer:innen zusammen sortiert und in eine Zeugnis-Mappe gelegt. Die Zeugnis-Mappen sollten im Vorhinein mit den Namen der Absolventen:innen beschriftet werden.

Abkürzungsverzeichnis