Vorwort
Leitfaden zur Abrechnung, Gutschrift/Neuberechnung von Teilnehmer-Leistungen in offenen Veranstaltungen.
Abrechnung von Teilnehmer-Leistungen
Die Abrechnung von Teilnehmerleistungen erfolgt über die Buchhaltung. Jeweils zum spätestens 10. eines jeden Monats wird der Buchhaltung in einem Report mitgeteilt, welche Leistungen für den Vormonat abzurechnen sind.
Dies vorausgenommen erfolgt die Abrechnung in Antrago der Kunden- und Veranstaltungsservice Mitarbeiterin wie folgt:
Schritt 1
In der Veranstaltung über das Druckersymbol
den Report „NSI-Kontrollliste Rechnungsfreigabe (Teilnehmerlisten) öffnen
Schritt 2
Darauf öffnet sich eine Liste mit den Teilnehmenden der Veranstaltung. In dieser prüfen, ob alle Teilnehmenden erfasst sind und die richtigen abzurechnenden Leistungen angezeigt werden. Die Summen prüfen und nach eigener Unterschrift an den Produktmanager zur Prüfung und Unterzeichnung weitergeben. Nach Freigabe dann die Veranstaltung auf „Rechnungsfreigabe“ setzen.
Erzeugen einer Gutschrift von TN-Leistungen
Schritt 1
In der VA auf den Reiter TN, den umzubuchenden TN anklicken, in der rechten Leiste auf Abrechnung und dann auf Leistungen Teilnehmer doppelklicken:
Schritt 2
Es erscheinen die Abrechnungsleistungen des Teilnehmenden. Unter dem Punkt „nur zugeordnete Leistungen“ ist erkennbar, ob nur der Teilnehmerbeitrag oder auch die VA-Pauschale berechnet werden. Für Storno/Gutschrift bzw. Umbuchung auf „alle Leistungen“ gehen – sofern wirklich alle Leistungen, also in der Regel Pauschale und TN-Entgelt, storniert werden sollen.
Schritt 2a
s. „alle Leistungen“
Schritt 3
Mit einem rechten Mausklick auf die Leistung gehen und hier „Gutschriftleistung erzeugen“ einmal bestätigen.
Nachfolgend erscheint diese Meldung:
In der Spalte „Art“ ist erkennbar, welche Leistung in Rechnung gestellt bzw. gutgeschrieben wurde.
Schritt 4
ggf. Änderungen vornehmen z. B. falsche Firma / falsche Organisationseinheit und weiter mit Schritt 5.
Abweichungen/Besonerheiten:
Änderung der Firmenanschrift:
- Gutschrift erzeugen (Schritt 3)
- FiBu über Gutschrift informieren (mit Grund der notwendigen Stammdatenänderung)
- Erst wenn die Buchhaltung die Gutschrift ausgestellt hat und eine Freigabe erteilt hat,
weiter mit Schritt 5 (ggf auch noch Stammdatenänderung separat veranlassen)
Sonstige Ergänzungen (z. B. nachträglich Ergänzung einer Auftragsnummer)
- FiBu über Gutschriftserzeugung informieren
- Erst mit Freigabe der FiBu die Neuberechnung vornehmen (Schritt 5).
Schritt 5
Eine neue Abrechnungsleistung über den Button oben links erzeugen….
Und ausfüllen: Leistungsgruppe Fobi-Entgelte, die Leistung mit F5 suchen = Teilnahmeentgelt… sowie den Einzelpreis. 
Dann speichern über Diskettensymbol oder F 7, über das Türchen rechts das Fenster verlassen.
Diesen Screenshot der Buchhaltung zuleiten mit dem Hinweis auf die VA, den Teilnehmenden, die genaue Änderung und dass eine Gutschrift/Neuberechnung erzeugt worden ist.