Universal Print: Architektur & Überblick

1. Zweck und Einordnung

Das NSI stellt Druckdienste über Microsoft Universal Print (UP) bereit. Clients drucken über die Microsoft-Cloud; die Zustellung an die physischen Geräte erfolgt über lokale Universal Print Connectoren an jedem Standort. Die Lösung ist produktiv.

Vorteile des Modells:

• Keine Treiberverteilung an Clients (cloudbasierte Bereitstellung, passend zur Entra-joined/Intune-Gerätelandschaft)

• Zentrale Verwaltung der Freigaben und Berechtigungen über Entra ID

• Lokale Treiber- und Warteschlangenkontrolle über die Printserver-Rolle je Standort

2. Architektur

Client (Entra-joined, Intune-verwaltet)
        │  Druckauftrag via Universal Print (Cloud)
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Microsoft Universal Print (M365)
        │  Abruf durch Connector
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UP-Connector (lokal, je Standort)
        │  Übergabe an lokale Warteschlange
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Windows-Printserver-Rolle (gleicher Server)
        │  Ricoh PCL6 UniversalDriver V4.45
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Physischer Drucker (TCP/IP, lokales Drucker-VLAN)

3. Connector-Server

Rollen je Server:

1. Universal Print Connector – registriert die lokalen Warteschlangen bei Universal Print und übermittelt Aufträge aus der Cloud an die lokalen Queues.

2. Windows-Rolle „Druckserver" – stellt Warteschlangen und Treiber (Ricoh PCL6 UniversalDriver V4.45) sauber bereit.

Die Drucker eines Standorts sind jeweils über den Connector ihres Standorts zugewiesen.

4. Lizenzierung

Universal Print ist über die vorhandenen Microsoft 365 A5-Lizenzen abgedeckt (inkl. UP-Druckvolumen/Pooling gemäß Microsoft-Lizenzbedingungen).

5. Treiberstandard

Auf allen drei Printservern ist einheitlich der RICOH PCL6 UniversalDriver V4.45 im Einsatz. Neue Warteschlangen verwenden den vorhandenen Treiber („Vorhandenen Treiber verwenden"), um Versionswildwuchs zu vermeiden.

6. Namenskonvention

Verbindlich geregelt in IT-RL-DRU-001. Kurzfassung:

• Share Name / Printername: UP-{Standort}-{Gebäude}-{Etage}-{Raum/Funktion}

• Hostname: PRT-{Standort}-{Gebäude}-{Kurzform} (max. 15 Zeichen)

• Display Name: Drucker {Funktion/Raum} · {Gebäude} {Etage} (max. 50 Zeichen)

• Physische Kennzeichnung: Jeder Drucker trägt einen Aufkleber mit dem Display Name.

7. Sonderfall Bibliotheksdrucker (Split-Queue-Design)

An den Bibliotheken aller drei Standorte existieren je zwei logische Warteschlangen auf demselben physischen Gerät, um Mitarbeitende und Studierende zu trennen:

Wesentliche Designentscheidungen:

• Der Jobtyp auf beiden Warteschlangen bleibt Normaldruck. Treiberseitige Jobtyp-Vorgaben mit Anwender-ID (Locked/Stored Print) wurden verworfen, da sie den Transportweg über die UP-Cloud nicht zuverlässig überstehen.

• Die entscheidende gerätesetige Einstellung ist „Direktdruckjobs beschränken" = „Jobs automatisch speichern" (Web Image Monitor → Konfiguration → System). Ohne diese Einstellung drucken Aufträge sofort durch. Details siehe IT-KB-UP-005.

• Die Sichtbarkeit der MA-/STUD-Freigaben wird über Entra-ID-Gruppen auf dem jeweiligen Printer Share gesteuert.

8. Berechtigungen und Sichtbarkeit

Die Zuweisung „wer sieht welchen Drucker" erfolgt über die Mitglieder-Zuweisung der Printer Shares in Universal Print (Entra Admin Center → Universal Print → Freigaben), gruppenbasiert je Standort und – bei den Bibliotheksdruckern – je Zielgruppe.

⚠️ Offen: Dokumentation der Entra-ID-Konfiguration des Connectors (Registrierungs-/Servicekonto je Connector, Berechtigungsumfang, Passwort-Rotation, Bitwarden-Referenz). Muss ermittelt und hier ergänzt werden – sicherheitsrelevant.

9. Zugangsdaten

Zugangsdaten zu Druckern (Web Image Monitor Admin, Gerätepasswörter) werden ausschließlich in Bitwarden abgelegt und hier nur referenziert, nicht dokumentiert.