Documentation Index

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Teilnehmer anmelden

  • Published on Jul 3, 2024
  • 2 minute(s) read
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Aufforderung der TN, einen Mietvertrag anzufordern

Dies erfolgt über zwei Reports

  1. Bei namentlichen Anmeldungen
    Startseite – Veranstaltungen – Bachelorstudium
    Jahrgang auswählen (z. B. 2019 TN Verwaltung) und dann die oberste VSTG BA-19
    Reports – Wohnheim - Vorabinfo Wohnheimzimmer – An Email-Empfänger senden

     

    Es werden alle Ausbildungsleitungen von den Behörden angeschrieben, die bereits namentliche TN für den Bachelor gemeldet haben.

  2. Bei Reservierungen


    Startseite - Bearbeiten – Teilnehmer-Auskunft
     

    Unter dem Reiter Reservierungen die Veranstaltung suchen
     

    Danach auf das obere Suchsymbol klicken
     

    Im neuen Fenster über das Drucksymbol
     

    den Report Vorabinfo Wohnheimzimmer an die Ausbildungsleiter versenden
     

Dann haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich über die Mailadresse
Wohnheimzimmer@nsi-hsvn.de zurück zu melden.

Anmelden der TN auf die Warteliste

Überprüfung, ob grundsätzlich ein Anspruch besteht (Entfernung NSI → Beschäftigungsbehörde)
Nein →  TN erhält sofort Absage per Mail (aus Outlook mit Textbaustein)
Ja    → TN wird als Interessent - Warteliste auf der VSTG angemeldet, Wenn der TN noch nicht in Antrago erfasst ist, Kontaktaufnahme mit der Ausbildung / HSVN. Diese muss erst den TN erfassen, bevor er auf die VSTG eingetragen werden kann.




Teilnehmer suchen und speichern. Noch nicht anmelden.

  1. Überprüfen und ändern der E-Mail-Adresse
     

  2. Die Veranstaltungen WH-OL bzw. Wh-HA sind für die Institutslehrgänge vorbehalten bzw. für die Fortbildung. Hierbei muss beachtet werden, dass bei der Anmeldung das konkrete An- und Abreisedatum eingetragen wird. Auch kann ein TN mehrmals zu verschiedenen Zeiten auf diesen VSTG angemeldet werden.
    Bei dem Teilnehmer wird unter dem Reiter Zusatz TN die Lehrgangsart eingetragen

  3. Bei An- und Abreisetag steht jeweils das VSTG-Datum. Dies kann pro TN abgeändert werden, muss sich aber innerhalb des VSTG-Zeitraums bewegen. Frühere An- bzw- spätere Abreisen müssen separat erfasst werden. Dies erfolgt über die allgemeine Veranstaltung Wh-HA bzw. WH-OL. Bitte beachten: Es handelt sich dann um zwei Verträge. Für die AII-Lehrgänge gibt es separate Veranstaltungen.

  4. TN erhält per Mail den Mietvertrag incl. Hausordnung und Zimmervermittlung.
    Bei allen TN, die einen Mietvertrag erhalten haben, wird ein KIS-Eintrag gesetzt sowie ein Wiedervorlage-Eintrag. Damit werden beim nächsten Aufruf des Reports diese TN unterdrückt. Der Aufruf muss pro Veranstaltung erfolgen.
    -> Veranstaltung – Drucken – Wohnheim – Mietvertrag

  5. Muss der Mietvertrag ein zweites Mal ausgedruckt werden, ist der Report Mietvertrag – weiterer Ausdruck zu verwenden.
     

  6. Über den Report Übersicht Zimmerwunsch ist es möglich, Gesamtzahlen der Interessenten zu erhalten.

  7. Ändern/erfassen der Bankverbindung oder anderer Daten (wie Geburtsdatum)
    Über den Button „Person laden“ kann man in die Personendaten wechseln und die entsprechenden Eingaben vornehmen. Die Telekommunikationsdaten können auch über den Reiter TK eingetragen werden.

     

TN, die ein Zimmer erhalten, fest anmelden

TN, die ein Zimmer erhalten, werden auf der VSTG fest angemeldet. Die Leistung Einzelzimmer wird entsprechend des Alters automatisch ausgewählt.
 

Für die fest angemeldeten TN muss in den Personendaten die Bankverbindung erfasst werden

  1. Zahlungsart = SEPA-Lastschrift

  2. IBAN erfassen (BLZ und Konto werden daraus automatisch generiert,
    dass DE bitte großschreiben)

  3. Haken bei Standard setzen

  4. Mandat-Grund = Wohnheim

  5. Mandat-Datum = Tagesdatum

  6. Mandat-Status = aktiv

  7. Mandat-Typ = Dauermandat

  8. Mandat-ID = FP_IDNR (10stellig, vorne mit Nullen auffüllen) + NSI + laufende Nummer
    ( z. B. 0000015468NSI01)
    Die FP_IDNR findet man unter dem Reiter Zusatz. Sie kann nicht kopiert werden.
    Sie ist auch auf dem Mitvertrag abgedruckt.

Erhält ein TN zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ein Zimmer (z. B. nach dem T1/T2 erhält er im T4 wieder ein Zimmer), so muss die Bankverbindung erneut erfasst werden und die Mandat-ID wird hinten um eine Zahl hochgesetzt (z. B. 0000015468NSI02).
Die neue Bankverbindung erhält den Standardhaken.

TN, die kein Zimmer bekommen haben, erhalten eine Absage (Report) und werden von der VSTG abgemeldet.
Abbruch – Absage Veranstalter -> Absage durch NSI, weil kein Zimmer zur Verfügung steht
Abbruch – Absage TN -> Absage durch TN