Vorwort
In diesem Leitfaden wird der Prozess der Rechnungsfreigabe eines Lehrgangs nach Lehrgangsbeginn dargestellt. Wenn möglich, erfolgt die Rechnungsfreigabe wenige Tage nach Lehrgangsbeginn. Ebenfalls wenn möglich, soll die Anwesenheit der TN in den ersten Tagen überprüft werden und bei ungeklärter Abwesenheit eines gemeldeten TN Kontakt mit dem Arbeitgeber aufgenommen werden, um einen nicht angetretenen TN vor Rechnungslegung aus dem Lehrgang löschen zu können.
Rechnungsfreigabe eines Lehrgangs
Auf den Lehrgang stellen, F8 drücken oder auf die Schaltfläche „Drucken“ klicken und den Report „NSI – Kontrollliste Rechnungsfreigabe [Teilnehmerlisten]“ mit Doppelklick anwählen.
Im sich darauf öffnenden Fenster, den obersten Haken einmal herausnehmen und gleich wieder anwählen (aktualisiert den Lehrgang – sonst bliebe der zuletzt gewählte Lehrgang angewählt).
Im darauffolgenden Fenster nichts verändern und auf „OK“ klicken.
Es öffnet sich die Druckvorschau. Hier einfach „Starten“ drücken.
Anmerkung: An dieser Stelle kann unterschiedlich verfahren werden – Ziel ist es, die Rechnungsliste zu kontrollieren. Stimmt die TN-Zahl? Ist ein TN auf der Liste, der abgebrochen hat oder aus anderen Gründen nicht abgerechnet werden soll? Sind die aufgeführten Verwaltungen wirklich Mitglied / Nichtmitglied? Ist der richtige Rechnungsempfänger aufgeführt? Die Kontrolle kann am Bildschirm erfolgen.
Wenn alle Daten richtig sind bzw. evtl. Veränderungen eingepflegt wurden, kann die Liste gedruckt werden.
Hierfür einfach in der geöffneten Druckvorschau auf Schnelldruck gehen.
Außerhalb Antrago: Ausgedruckte Rechnungsfreigabeliste mit Datum und Unterschrift versehen. Danach der zweiten unterzeichnungsberechtigten Person zur Abzeichnung geben (pro BIZ unterschiedlich). Von der Rechnungsfreigabeliste eine Kopie anfertigen. Das Original zur Buchhaltung geben, die Kopie zur Lehrgangsakte nehmen.
Danach den Lehrgang auf Rechnungsfreigabe setzen. Auf den Lehrgang stellen, der abgerechnet werden soll. In den Stammdaten bei „aktueller Status“ das Drop-Down-Menü aufrufen und „Rechnungsfreigabe“ wählen.
Den neuen Status abspeichern.
Der Lehrgang erscheint nun bei der Buchhaltung im System und kann abgerechnet werden.
Die Farbe des Ordners in Antrago ist nun nicht mehr gelb sondern pink.
