Vorwort
In diesem Leitfaden wird beschrieben, wie die Prüfungsausschüsse zusammengestellt werden, wie die Termine der Prüfungen eingepflegt werden, wie die Prüfungsausschüsse in Antrago eingepflegt werden und wie die Abfrage der Prüfungsausschussmitglieder erfolgt.
Prüfungsausschüsse zusammenstellen
Die Prüfungsausschussmitglieder für den VA und KBM werden durch die Zuständige Stelle für einen Zeitraum von 5 Jahren berufen. Hier werden feste Prüfungsausschüsse gebildet, die über die 5 Jahre in der Regel bestehen bleiben. Im D/E, AI und AII werden die Prüfungsausschüsse je nach Prüfungsfach und personeller Situation jährlich angepasst.
Der nächste Berufungszeitraum ist 2022 bis 2026.
Die Planung sollte möglichst im November/Dezember des Vorjahres beginnen.
BS plant bis auf KBM alle PA selbst (VA, DE, AI, AII). Hier ist Frau Renner die Ansprechpartnerin. Die aus BS mitgeteilten Ausschüsse müssen dann noch in Antrago übernommen werden.
OL plant die Prüfungsausschüsse AI und AII selbst. Alles andere wird zentral von HA aus geplant. Ansprechpartner für die PA ist Frau Seidel. Die Abfrage erfolgt bei AI und AII nach Mitteilung trotzdem aus Hannover.
Für die Planung muss die jeweils gültige Prüfungsordnung beachtet werden!
KBM:
- 2 Mitglieder Lehre, 2 Mitglieder Angestellte, 2 Mitglieder Arbeitgeber
- In 2020 und 2021 wurde es pandemiebedingt angepasst zu jeweils einem Mitglied pro Vertretergruppe.
- Ab 2022 wird weiterhin mit jeweils einem Mitglied pro Vertretergruppe geprüft.
- Es empfiehlt sich, sich an den Mitgliedern des PA des Vorjahres zu orientieren.
Die Prüfungsordnung ist immer auf der Website bei dem Lehrgang zu finden.
DE:
- Hier wird jeweils mit 3 Prüfungsausschussmitgliedern geprüft.
Die Prüfungsordnung ist immer auf der Website bei dem Lehrgang zu finden.
VA:
- Von der Zuständigen Stelle liegen zwei Listen vor: Mitglieder und Stellvertreter.
- In jedem PA sind 2 Mitglieder Lehre, 2 Mitglieder Angestellte, 2 Mitglieder Arbeitgeber vertreten, davon sollte ein M-L vom NSI sein (auch LOB möglich).
- Wichtig: Die Prüfungsausschüsse in OL und BS sind feste ortsgebundene PA’s. Alle anderen PA’s wechseln Jahr für Jahr den Ort. Z.B. PA 08 1. Jahr in Celle, 2. Jahr in Hildesheim, 3. Jahr in Hannover usw.
- einige PA geben auch gern Orts-Wünsche an. Diese, wenn möglich, direkt bei der Planung berücksichtigen.
Unterlagen dazu sind unter folgendem Pfad zu finden:
V:\02_Ausbildung\04_Hannover\05_Pruefungswesen\08_Pruefungsausschuesse\03_VFA\01_VA-20
Die Prüfungsordnung ist immer auf der Website bei dem Lehrgang zu finden.
AI/AII:
- Bei der Besetzung möglichst darauf achten, dass ein weibliches Mitglied pro Ausschuss geplant ist.
- Die Planung der eingesetzten Mitglieder richtet sich nach den geplanten Prüfungsfächern und den jeweiligen Fachdozenten der Veranstaltungen.
- Immer zum Anfang des Jahres anfragen
Die Prüfungsordnung ist immer auf der Website bei dem Lehrgang zu finden.
https://www.nsi-hsvn.de/ausbildung/ausbildungsangebote/ausbildungsgaenge/angestelltenlehrg-1.html
https://www.nsi-hsvn.de/ausbildung/ausbildungsangebote/ausbildungsgaenge/sekranw/laufbgr-1.html
Entsprechende Ordner anlegen nach Vorlage des Vorjahres. Hier darauf achten, welche Veranstaltungen im aktuellen Planungsjahr vorhanden sind. Vor allem die nebendienstlichen Kurse finden oft in unterschiedlichen Städten statt.
Termine der VA- und KBM-Prüfungen
Die Termine für die praktische Prüfung bei den VA werden aufgeteilt nach TN (ab 25 TN: Langer Termin – 3 Tage), unter 25 TN: kurzer Termin (2 Tage). Bei mehreren Gruppen pro Ort eine Gruppe langer Termin, eine Gruppe kurzer Termin. In Hannover immer einheitlichen Termin planen! sonst gibt es Engpässe bei der Stundenplanung. Die Termine müssen jeweils pro Gruppe in Antrago angepasst werden.
Um die Termine aufzurufen muss die unterste Ebene der Lehrgänge aufgerufen werden. Unter dem Reiter „Zusatz sind die Termine zu finden. Hier müssen die Termine für die praktische Prüfung angepasst werden. Für weitere Reporte in Antrago bitte auch den Prüfungsort und Prüfungsraum ausfüllen.
Prüfungsausschüsse in Antrago einpflegen
Die Prüfungsausschüsse sind angelegt unter:
Basisdaten – Veranstaltungen – Prüfungsverwaltung – Prüfungskommissionen – Prüfungskommissionen
Mit Doppelklick auf das jeweilige Kürzel öffnet sich der Prüfungsausschuss hinter dem Kürzel. Wichtig ist hier auch, dass der Bestellungszeitraum stimmt bzw. nach 5 Jahren auf den neuen Zeitraum geändert wird. Nächster Zeitraum 01.01.2027 – 31.12.2031.
Mit einem Doppelklick auf ein Prüfungsausschussmitglied öffnet sich ein Fenster, in dem entweder die Funktion des PA-Mitglieds geändert werden kann oder das PA-Mitglied aus dem Prüfungsausschuss gelöscht werden kann.
Wenn man hier auf das Plus-Zeichen rechts klickt, können darüber die Mitglieder neu in dem jeweiligen PA angelegt werden. Wichtig: Die Person muss als Dozent*in in Antrago angelegt sein. Hier wird die Funktion festgelegt und dann nach Nachname gesucht.
Alle Prüfungsausschüsse in Antrago sind durchnummeriert und werden den jeweiligen Veranstaltungen zugeordnet. Dies unbedingt in der Planungstabelle und den Ausdrücken vermerken, z.B. VFA PA 08 in CE-02 usw
Sollte es dazu kommen, dass ein Prüfungsausschuss zu wenig vorhanden ist, muss dieser als Thesaurus angelegt werden. Dies erfolgt durch die IT. Dazu ein Ticket über DocBee anlegen.
Die PA aus Antrago müssen der jeweiligen Veranstaltung als Thesaurus zugeordnet werden. Hierzu geht man auf die jeweilige Veranstaltung, z. B. VA-18-AU-01, auf den Reiter Thesaurus, über das Plus öffnen sich alle Thesauren. Hier wählt man den Vorschlag Prüfungsausschuss aus.
In der Kategorie Prüfungsausschuss kann nun über das Dropdown-Menü der jeweilige PA ausgewählt werden. Anschließend speichern.
Jetzt ist dieser PA dort hinterlegt und die Reports Mitwirkung Prüfungsausschuss und _Zusammensetzung des Prüfungsausschusses funktionieren.
Nach der groben Vorplanung, muss zunächst die Verfügbarkeit der jeweiligen PA-Mitglieder abgefragt werden.
Bereits eingeplante Mitglieder können einfach über Antrago angeschrieben werden. Hierfür auf die jeweilige Veranstaltung, z.B. VA-18-CE-02 stellen und über [F8] den Report: „Mitwirkung im Prüfungsausschuss“ über den E-Mail-Button „An E-Mail-Empfänger senden“ starten. Als Erstes muss eine Rückmeldefrist festgelegt werden. Es empfiehlt sich eine Frist von max. 3 Wochen anzugeben. Alle Serienbriefe werden im Vorfeld automatisch geöffnet. Hier können die Antwortbögen für Hauptamtliche einfach rausgelöscht werden. Im Zweifelsfall können diese aber auch im Dokument bleiben. Das Dokument speichern und schließen.
Als nächstes öffnet sich das E-Mail-Fenster. Hier ist bereits ein Text vorgegeben. Sollte dieser angepasst werden: Entsprechendes Ticket über DocBee öffnen.
E-Mail an alle versenden.
Den Rücklauf unbedingt im Auge behalten: Entweder direkt auf den Ausdrücken (_Zusammensetzung des Prüfungsausschusses) oder in Exceltabelle. Bei Absagen der Mitglieder direkt nach Ersatz suchen. Hierfür liegt eine Vertreter*innen-Liste vor. Das Mitglied, welches abgesagt hat aus dem PA in Antrago löschen. Neues Mitglied hinzufügen. Die Anfrage kann formlos per E-Mail erfolgen oder mit dem Report über Antrago – in diesem Fall unbedingt darauf achten, dass nur das neue Mitglied angeschrieben wird: Alle anderen E-Mail-Empfänger vor Versand löschen.
Infos an die Sachbearbeitung:
Für den weiteren Vorgang werden die jeweiligen Sachbearbeiter*innen informiert. Wichtig bei VFA: Auch die Prüfungsgebiete müssen mitgeteilt werden (jeweils entsprechender Ausschnitt der Tabelle aus dem Laufwerk). Die Info sollte möglichst im März erfolgen.
- Report aus Antrago: _Zusammensetzung des Prüfungsausschusses
- VFA: Auszug aus Planungstabelle mit Prüfungsfächern je Prüfungsausschuss
Wenn sich im späteren Verlauf Änderungen ergeben immer direkt die Sachbearbeiter informieren.
Den Prüfungsausschuss über den Wechsel von Mitgliedern unterrichten (formlos). Hierzu den Report: „Mail an Prüfungsausschuss“ verwenden.
Wenn sich Prüfungsausschussmitglieder ändern, dann auch direkt in Antrago ändern.