Meetings/BigBlueButton - Einrichtung

BigBlueButton über Stud.IP-Veranstaltung aufrufen (Online-Lehre)

Sie planen in Ihrer Veranstaltung BigBlueButton als Videokonferenzlösung, sei es beispielsweise für die Lehre, Sprechstunden oder die virtuelle Präsenz von Gästen, einzusetzen? Diese Anleitung gibt ihnen einen Überblick über die Interaktion zwischen Stud.IP und BigBlueButton.

Einmaliges Herstellen der Verbindung zwischen Stud.IP und BigBlueButton

Damit BigBlueButton bei Ihnen zum Einsatz kommen kann, muss einmalig eine Verbindung zwischen Ihrer Stud.IP-Veranstaltung und BigBlueButton geschaffen werden.
Sofern Sie “Meetings” in der Menüleiste Ihrer Veranstaltung nicht sehen sollten, so müssen Sie diesen über den Menüpunkt “Verwaltung” hinzufügen.

Haken Sie hierzu die Kachel “Meetings” an. Die Aktivität wird durch den angezeigten Haken und den grünen Balken an der linken Seite angezeigt. Damit Sie es auch in der Menüleiste sehen, müssen Sie einmal Ihren Browser refreshen (F5).

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Einmalige Konfiguration des Meeting-Raumes

Sobald Sie “Meetings” in der Menüleiste Ihrer Veranstaltung vorfinden, können Sie mit der Konfiguration des Raumes beginnen. Sie haben im Anschluss an die Konfiguration jederzeit die Möglichkeit getroffene Einstellungen wieder zu verändern. Sie können beliebig viele Räume in einer Veranstaltung anlegen. Die Räume stehen rund um die Uhr zur Verfügung.

Sofern Ihr Veranstaltungsraum aufgenommen werden soll, müssen Sie zunächst “Opencast” in Ihrer Veranstaltung aktivieren und eine “Neue Serie anlegen” (s. u.).

Auf der linken Bildschirmseite finden Sie

Nach der Auswahl öffnet sich das Konfigurationsfenster für Ihren Meeting-Raum.

	Raumname Vergeben Sie zunächst einen aussagekräftigen Namen für Ihren Raum. Dieser wird den Lernenden angezeigt. Diese Angabe ist obligatorisch. Optional können Sie noch eine Beschreibung hinzufügen. Dies kann insbesondere bei unterschiedlichen Räumen hilfreich sein. Wenn Sie den Raum als “Standardraum” markieren, so wird dieser den Teilnehmenden als erster Raum im Reiter “Meetings” angezeigt. Konferenzsystem Wählen Sie unter Konferenzsystem die passenden Einstellungen aus.
	Raumgröße und Voreinstellungen Die Maximale Teilnehmerzahl orientiert sich voreingestellt an der Anzahl der Teilnehmenden. An dieser Stelle brauchen Sie im Regelfall nichts verändern. Sollte Ihre Veranstaltung hier einen Wert von 0 aufweisen, so ändern Sie diesen bitte wie folgt ab: Teilnehmeranzahl +30% Beispiel: In Ihrer Veranstaltung haben Sie 28 Personen, so geben Sie bitte 28 + 30% (8,4) => 36 Personen ein. Voreingestellt können nur die Person an der Veranstaltung teilnehmen, die dort als Teilnehmende eingetragen sind. Über eine zusätzliche Funktion (s. u.) können auch externe Gäste eingeladen werden. Es empfiehlt sich, “Alle Teilnehmenden initial stumm schalten” vorauszuwählen. Aufzeichnung Damit eine Veranstaltung aufgezeichnet werden kann (Regelungen zu Aufzeichnungen beachten!), muss “Opencast” in Ihrer Veranstaltung aktiv sein. “Opencast” finden Sie ebenfalls unter Verwaltung. Haken Sie es an und wechseln Sie in den Opencast-Reiter. Klicken Sie hier auf der linken Seite unter “Aktion”, auf “Neue Serie anlegen”. Anschließend können Sie Ihren Raum im Meetings-Reiter anlegen.
	Berechtigungen Im Abschnitt der Berechtigungen empfiehlt es sich “Alle Teilnehmenden können die Konferenz starten” auszuwählen. So ist ein Beitritt vor Ihnen möglich. Sollten Sie den Teilnehmenden eigene Arbeitsräume zur Verfügung stellen, haken Sie bitte “Alle Teilnehmenden haben Moderationsrechte” an, damit alle Funktionen in der BigBlueButton-Sitzung genutzt werden können. Erweiterte Einstellungen In diesem Bereich brauchen Sie keine Einstellungen vorzunehmen. Dieser Begrüßungstext erscheint oberhalb des Chats in BigBlueButton.
	Präsentationsfolien Materialien, Chats, gemeinsame Notizen sowie die Teilnehmendenliste stehen nur zur Laufzeit der Veranstaltung zur Verfügung. Dies bedeutet, dass Sie keine Materialien vor Beginn der Veranstaltung hochladen können. Der Upload von Material in BigBlueButton geschieht erst mit dem Start der Veranstaltung. Im Bereich Präsentationsfolien können Sie den manuellen Upload von Materialien in der Veranstaltung umgehen, indem Sie hier einen Ordner oder eine Datei aus Ihrer Stud.IP-Veranstaltung hinterlegen. Dies bietet den Vorteil, dass die Unterlagen parallel zu ihrem Beitritt hochgeladen werden.
	Klicken Sie abschließend auf “Raum erstellen”

Zutritt zur Veranstaltung

Sobald mindestens ein Raum angelegt wurde, können Sie über den Reiter “Meetings” dem angelegten Raum beitreten. Auch die Teilnehmenden gehen über “Meetings” und klicken entsprechend auf “Teilnehmen”. Die Einstellungsmöglichkeiten und den angezeigten Text sehen nur Dozierende - nicht jedoch die Teilnehmenden.

Nachträgliche Veränderung von Einstellungen

Über die drei horizontalen Punkte rechts oben neben dem jeweiligen Raumnamen haben Sie jederzeit (die Veranstaltung darf zu diesem Zeitpunkt nicht laufen) die Möglichkeit alle Einstellungen zu bearbeiten.

Gastbeitritt

Im Standard können nur Teilnehmende der jeweiligen Stud.IP-Veranstaltung an der BigBlueButton-Sitzung teilnehmen. Sofern Sie einen Gast/eine Gästin einladen möchten (diese benötigt keinen Stud.IP Zugang), müssen Sie in den Raumeinstellungen unter “Berechtigungen” den Haken bei “Zugang via Link” setzen.

Nach der Speicherung des Raumes sehen Sie einen weiteren Button “Teilnehmende einladen”

Nach einem Klick auf diesen Button können Sie einen Standard-Gästenamen vergeben (bspw. Gast). Vor dem Beitritt der externen Person wird diese nach dem eigenen Namen gefragt. Der Standard-Gästename kommt nur dann zum Tragen, wenn die eingeladene Person keinen eigenen Namen angibt.

Die eingeladene Person benötigt keinen Stud.IP-Zugang. Der Anmeldebildschirm für die externe Person sieht wie folgt aus:

Klicken Sie nach der Eingabe des Standard-Gästenamens auf “Einladungslink erstellen”. Sie müssen den vollständigen Link an die eingeladene Person weiterleiten. Nutzen Sie hierfür am besten den Button “In Zwischenablage kopieren” und senden Sie den Link via Mail an die Person.