Vorwort
Im Rahmen der vorliegenden Beschreibung wird dargestellt, wie ein Teilnehmer bzw. Eine Teilnehmerin im Antrago abzumelden ist, wenn der Teilnehmer bzw. die Teilnehmerin vom Studium exmatrikuliert wurde oder diese freiwillig beendet hat.
Exmatrikulation / Abmeldung von TeilnehmerInnen
Abmeldung von der Gesamtveranstaltung
Zu Beginn erfolgt die Abmeldung in der Gesamtveranstaltung der Studiengruppe. Hierfür wird der Teilnehmer bzw. die Teilnehmerin ausgewählt. Die Auswahl erfolgt mit einem Doppelklick auf den Teilnehmer bzw. die Teilnehmerin.
Anschließend wird in dem rechts auftauchenden Menü unter „Teilnehmer“ der Menüpunkt „Abmelden“ ausgewählt. Es folgt die anschließende Frage:
Die Frage ist mit „JA“ zu beantworten.
Anschließend ändert sich unter dem Reiter Status die Teilnehmereigenschaft. Die Eigenschaft ist nun auf „Abbruch“ gesetzt. Die Ausprägung ist auf „Absage TN“ eingestellt. Als Status ist das heutige Datum anzugeben.
Die Daten sind wie folgt anzupassen:
- Bei freiwilliger Beendigung: „Abmeldung“
- Bei Exmatrikulation wegen nicht bestandener Prüfungsleistungen „Schlechte Noten“
- Als Datum ist immer der letzte Tag an der HSVN anzugeben bzw. der Tag an dem die Exmatrikulation erfolgt ist.
Bei einer Exmatrikulation müsste der Status wie folgt aussehen:
Der Teilnehmer ist nun aus der Gesamtveranstaltung abgemeldet.
Abmeldung von den Veranstaltungen im Grund- bzw. Hauptstudium
Nun erfolgt die Abmeldung in den Kursen, die der Teilnehmer besucht hat. Hierfür wird der Kurs des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin ausgewählt. Wichtig ist, dass die Auswahl des Teilnehmers / der Teilnehmerin auf der Oberveranstaltung (zB BA-AV-20-01) erfolgt.
Auch hier erfolgt die Auswahl des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin mit einem Doppelklick.
In dem sich öffnenden Fenster wird im rechts erscheinenden Menü unter dem Menüpunkt „TeilnehmerIN“ erneut der Menüpunkt „Abmeldung“ gewählt.
Anschließend wird in dem rechts auftauchenden Menü unter „Teilnehmer“ der Menüpunkt „Abmelden“ ausgewählt. Die 2 Fragen sind mit „JA“ zu beantworten.
Es erscheint eine Maske mit Studienentgelten. Je nach Fortschritt des Teilnehmers bzw. Der Teilnehmerin wird das 1. - 3. Studienzelt angezeigt.
Wichtig: Alle bereits abgerechneten Leistungen müssen GRÜN sein. Grün bedeutet, dass keine Rückzahlung erfolgt.
Verfallen die Leistungen hingegen, wird eine Rückzahlung generiert. Dies darf nie der Fall sein, außer es wurde eine Ausnahme von der Hochschulleitung oder Geschäftsführung genehmigt. Sollte eine Leistung unberechtigt rot markiert sein, muss diese über einen Klick auf das Plus-Zeichen grün markiert werden.
Die Angaben sind über das Diskettensymbol zu speichern.
Anschließend ändert sich unter dem Reiter Status die Teilnehmereigenschaft. Die Eigenschaft ist nun auf „Abbruch“ gesetzt. Die Ausprägung ist auf „Absage TN“ eingestellt. Als Status ist das heutige Datum anzugeben. Die Daten sind wie folgt anzupassen:
Bei freiwilliger Beendigung im 1. Trimester bis zum 30.11.: „Absage TN (HS 01.08.-30.11)“
Bei freiwilliger Beendigung: „Eigener Wunsch“
Bei Exmatrikulation wegen nicht bestandener Prüfungsleistungen „Schlechte Noten“
Als Datum ist immer das letzte Tag an der HSVN anzugeben bzw. der Tag an dem die Exmatrikulation erfolgt ist. Dieses Datum ist auch als Abreise-Datum anzugeben! (Wichtig für die Statistik)
Der Teilnehmer bzw. Die Teilnehmerin ist nun von Veranstaltungen des Grundstudiums abgemeldet.
Sollte der Teilnehmer bzw. Die Teilnehmerin bereits im Hauptstudium sein, ist die Anleitung für die Abmeldung im Grundstudium erneut für die Abmeldung auf der Veranstaltung des Hauptstudiums (zB BA-AV-20-01) durchzuführen.
Anschließend sind die Kontaktdaten des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin im System zu löschen. Dies geschieht, indem man die Person über die Personensuche aufruft und die E-Mailadresse und die Telefonnummern durch das Klicken auf „Minus-Symbol“ markiert. Anschließend ist der Vorgang über das Disketten-Symbol zu speichern.
Zuletzt müssen noch die Thesauren für die Statistik gepflegt werden. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um Studierende des 1. Trimesters handelt oder Studierende eines höheren Trimesters.
Bei Studierenden des 1. Trimesters gilt (bis zum 30.11. des Studienjahres): keine Thesauren setzen
Bei Studierenden des höheren Trimesters gilt: Thesauren sind grundsätzlich zu setzen, außer im Zeitraum von Dezember bis Januar . Hier dürfen die Thesauren erst gesetzt werden, wenn die Hochschulstatistik endgültig übergeben wurde. Frau Derya teilt mit, sobald die Abgabe erfolgt ist.
Um entsprechende Thesauren zu pflegen, öffnet man in der Personenmaske den Reiter „Thesaurus“ und wählt den „+“ Button.
In dem sich nun öffnenden Fenster ist die Kategorie „Hochschulstatistik“ auszuwählen.
Im Anschluss sind die Thesauren „EF028 1. Studiengang – Art der Einschreibung“ und „EF 029 1. Studiengang – Grund der Beurlaubung“ zu pflegen.
Nun ist die Abmeldung im Antrag abgeschlossen.
Die Übersicht unter dem Reiter „TeilnehmerIn“ in der Personenmaske müsste nun beispielsweise wie folgt aussehen:
Im Rahmen der Abmeldung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern ist außerdem noch zu beachten:
- Es muss eine Information an die für Stud.ip verantwortliche Person in der Hochschulverwaltung gesendet werden, damit der Teilnehmer bzw. Die Teilnehmerin aus Stud.ip wird gelöscht.
- Außerdem muss der Teilnehmer bzw. die Teilnehmerin in der Excel-Liste des Studienjahrgangs in den Reiter „Exmatrikulationen“ verschoben werden. Auch hier ist die E-Mailadresse des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin zu löschen.