BBB anbinden

Das Modul BigBlueButton

Mit der Schnittstelle zu BigBlueButton besteht die Möglichkeit, direkt aus ANTRAGO heraus Webinare anzulegen.

Funktionalitäten

• Veranstaltungen als Webinare kennzeichnen

• Teilnehmer per E-Mail zum Webinar einladen

• Optionale Nutzung eines eigenen BigBlueButton-Servers

BigBlueButton-Schnittstelle konfigurieren

Wenn ein eigener BigBlueButton- Server verwendet wird, so muss der Zugang in ANTRAGO konfiguriert werden.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie das Fenster Variable Datenquellen über das Menü Basisdaten ➔ Allgemein ➔ Variable Datenquellen.

2. Wählen Sie im Feld Gruppe ELEARNINGBIBBLUEBUTTON aus. Hier sind bereits die Standardwerte hinterlegt.

3. Duplizieren der vorhandenen Einstellungen (Zeilen) von Rang 0 bis 4 nach folgendem Schema:

4. Speichern des Datensatzes mit der Schaltfläche Speichern .

Einrichtung

Bevor Sie die Schnittstelle nutzen können, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden:

• "Report zum Versand der E-Mails anlegen"

• "Teilnehmerausprägung mit Dozenten-Identifikation anlegen"

• Veranstaltung anlegen

Report zum Versand der E-Mails anlegen

Um Ihre Teilnehmer zu dem anstehenden Webinar einzuladen, benötigen Sie einen Report. Mit dem Report versenden Sie die E-Mails mit dem Zugangslink für das Webinar.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie das Fenster Veranstaltungen über das Menü Bearbeiten ➔ Veranstaltungen ➔ Veranstaltungsart auswählen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Es öffnet sich das Druckfenster.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich das Fenster Report.

4. Wählen Sie die Reportart Teilnehmerlisten.

5. Vergeben Sie eine Bezeichnung.

6. Vergeben Sie ein Kürzel.

7. Aktivieren Sie die Buttonsteuerung für E-Mail.

8. Öffnen Sie die Registerkarte Begrenzungen.

9. Wählen Sie in der Liste verfügbare Begrenzungen die Begrenzung Aktuelle Veranstaltung mit einem Doppelklick aus. Die Begrenzung wird der Liste im Report verwendete Begrenzungen hinzugefügt.

10. Speichern Sie den Datensatz mit der Schaltfläche Speichern.

    

11. Öffnen Sie die Registerkarte Prozeduren.

12. Wählen Sie aus der Liste verfügbare Prozeduren in der Gruppe Adressdaten die Prozedur F/P - Thesaurusermittlung (variabel) <E> per Doppelklick aus. Die Prozedur wird der Liste im Report verwendete Prozeduren hinzugefügt.

13. Doppelklicken Sie die Prozedur. Es öffnet sich das Einstellungsfenster.

14. Markieren Sie in der Liste Kategorie die Thesauruskategorie des Thesaurus für die Webinarverwaltung.

15. Markieren Sie in der Liste Merkmal den Thesaurus für die Webinarverwaltung.

16. Markieren Sie in der Liste rechts Freitext.

17. Klicken Sie auf die Schaltfläche Merkmal zuordnen. Die Einstellungen werden in die Liste übertragen.
    

18. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok. Das Fenster schließt sich.

19. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prozedur entfernen , um nicht benötigte Prozeduren aus dem Report zu entfernen.

20. Fügen Sie alle weiteren benötigten Prozeduren hinzu.

21. Nehmen Sie Einstellungen an bestehenden Prozeduren vor.

22. Speichern Sie den Datensatz mit der Schaltfläche Speichern.
    Optional: E-Mail vorbereiten

23. Öffnen Sie die Registerkarte E-Mail.

24. Geben Sie im Betreff- und E-Mail-Feld den gewünschten Text ein.

25. Wählen Sie über das Kontextmenü allgemeine und Meeting-Platzhalter aus.
    

26. Speichern Sie den Datensatz mit der Schaltfläche Speichern.

27. Schließen Sie das Fenster Report. Sie befinden sich wieder im Druckfenster.

28. Schließen Sie das Druckfenster. Sie befinden sich wieder im Veranstaltungsfenster.

Teilnehmerausprägung mit Dozenten-Identifikation anlegen

Um Dozenten als Teilnehmer anzumelden, benötigen Sie für jede Teilnehmereigenschaft jeweils eine Ausprägung mit der Identifikation Dozent.Die Ausprägung muss  bei allen Teilnehmereigenschaften gleich lauten.

Beispiel

• Teilnehmereigenschaft Interessent - Ausprägung: Dozent

• Teilnehmereigenschaft Anmeldung - Ausprägung: Dozent

• Teilnehmereigenschaft Abbruch - Ausprägung: Dozent

Voraussetzungen

• Alle benötigten Teilnehmereigenschaften liegen vor.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie das Fenster Teilnehmereigenschaften über das Menü Basisdaten ➔ Veranstaltungen ➔ Teilnehmer ➔ Teilnehmereigenschaften ➔ Teilnehmereigenschaften.

2. Laden Sie die gewünschte Teilnehmereigenschaft.

3. Klicken Sie im Bereich Ausprägung auf die Schaltfläche Neue Ausprägung hinzufügen. Es öffnet sich das Fenster Ausprägungen für Teilnehmereigenschaft.

4. Vergeben Sie eine Bezeichnung.

5. Vergeben Sie einen Rang.

6. Wählen Sie im Auswahlfeld Identifikation den Wert Dozent.

7. Speichern Sie den Datensatz mit der Schaltfläche Speichern .

8. Verfahren Sie so mit allen Teilnehmereigenschaften, bis jede Teilnehmereigenschaft eine Ausprägung mit der IdentifikationDozent besitzt.

BigBlueButton in einer Veranstaltung aktivieren

Standardmäßig sind Veranstaltungen in ANTRAGO Präsenzveranstaltungen. Damit eine Veranstaltung zu einem Webinar wird, sind noch einige Einstellungen  vorzunehmen. Im Veranstaltungsfenster können Sie auf der Registerkarte Schnittstelle das Webinar einrichten und aktivieren.

Achtung!

Möchten Sie das online Meeting für eine Veranstaltung mit Stundenplanung aktivieren, muss zuvor in den Variablen Datenquellen die Einstellung ZuordnungZumThema aktiviert werden.

Voraussetzungen

• In den Variablen Datenquellen wurde das gewünschte online Meeting-Modul eingerichtet.

• Die Veranstaltung beginnt in der Zukunft.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie das Fenster Veranstaltungen über das Menü Bearbeiten ➔ Veranstaltungen ➔ Auswahl der Veranstaltungsart. Das Veranstaltungsfenster öffnet sich.

2. Laden Sie die gewünschte Veranstaltung.

3. Öffnen Sie die Registerkarte Schnittstelle.

4. Aktivieren Sie in der Tabelle in der Spalte Aktiv den Eintrag BigBlueButton ANTRAGO.

5. Speichern Sie den Datensatz mit der Schaltfläche Speichern .

Auswirkungen

Das Aktivieren eines online Meeting-Tools in der Veranstaltung hat folgende Auswirkungen:

• Der Status in der Tabelle der Registerkarte Schnittstelle wechselt auf Übertragen und die externe ID wird eingetragen.

• Der Veranstaltungsthesaurus mit der Identifikation e-Learning Webinar Veranstaltung wird der Veranstaltung zugeordnet.

• Der Teilnehmerthesaurus mit der Identifikation e-Learning Webinar TeilnehmerIn wird bei bestehenden angemeldeten Teilnehmern gesetzt. Er enthält den Webinarlink im Freitext.

• Auf der Registerkarte Schnittstelle des Teilnehmerfensters wird der Webinarlink hinterlegt.

Dozent als Teilnehmer anmelden

Wenn auch der Dozent einen Teilnahmelink für das Webinar benötigt, melden Sie diesen als Teilnehmer an. Über eine spezielle Teilnahmeausprägung wird ein Dozent zwar wie jeder andere Teilnehmer angemeldet, aber nicht in der Teilnahmestatistik gewertet.

Voraussetzungen

• Sie haben für alle Teilnehmereigenschaften eine Ausprägung mit der Identifikation Dozent hinterlegt.

• Der Dozent besitzt eine hinterlegte E-Mail-Adresse.

• Die gewünschte Veranstaltung liegt bereits vor.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie das Fenster Veranstaltungen über das Menü Bearbeiten ➔ Veranstaltungen ➔ Auswahl der Veranstaltungsart.

   Das Veranstaltungsfenster öffnet sich.

2. Laden Sie die gewünschte Veranstaltung.

3. Öffnen Sie das Fenster TeilnehmerInnen über den Menüexplorer TeilnehmerInnen ➔ TeilnehmerInnen.

   Das Teilnehmerfenster öffnet sich.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

5. Geben Sie im Feld Name den Nachnamen des gewünschten Dozenten ein.

6. Starten Sie die Suche über die Taste F5.

7. (Optional) Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus der Ergebnisliste per Doppelklick aus. Die Daten der Person werden übernommen.

8. Öffnen Sie die Registerkarte Status.

9. Wählen Sie im Feld Ausprägung die Teilnehmerausprägung mit der Identifikation Dozent.

10. Klicken Sie im Menüexplorer auf TeilnehmerIn ➔ Anmelden. Der Dozent wird angemeldet.

    Ihm wird automatisch der Thesaurus mit der Identifikation e-Learning Webinar zugewiesen.

    Im Freitext ist der Dozenten-Teilnahme-Link für das Webinar hinterlegt.
    

Teilnehmer anmelden

Um Teilnehmer auf Ihrer Veranstaltung anzumelden, gehen Sie folgendermaßen vor:

Voraussetzungen

• Die Person ist bereits in ANTRAGO erfasst.

• Die Person hat eine hinterlegte E-Mail-Adresse.

• Die gewünschte Veranstaltung liegt bereits vor.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie das Fenster Veranstaltungen über das Menü Bearbeiten ➔ Veranstaltungen ➔ Auswahl der Veranstaltungsart. Das Veranstaltungsfenster öffnet sich.

2. Laden Sie die gewünschte Veranstaltung.

3. Öffnen Sie das Fenster TeilnehmerInnen über den Menüexplorer TeilnehmerInnen ➔ TeilnehmerInnen. Das Teilnehmerfenster öffnet sich.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

5. Geben Sie im Feld Name den Nachnamen des gewünschten Teilnehmers ein.

6. Starten Sie die Suche über die Taste F5.

7. (Optional) Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus der Ergebnisliste per Doppelklick aus.

   Die Daten der Person werden übernommen.

8. Klicken Sie im Menüexplorer auf TeilnehmerIn ➔ Anmelden. Der Teilnehmer wird angemeldet.

   Auf der Registerkarte Schnittstelle des Teilnehmers ist der Teilnahme-Link für das Webinar hinterlegt.

   

Einstellungen für den Zugangslink

Um den Teilnehmenden einer Onlineveranstaltung den Zugangslink per E-Mail zusenden zu können, stehen Ihnen im Fenster E- Mail versenden im Textfeld die Platzhalter MEETING_ LINK und MEETING_ID zur Verfügung. Sie finden diese im Kontextmenü unter Platzhalter ➔ Schnittstelle.

Der Hyperlink wird unter Umständen sehr lang, deshalb wird er in der E-Mail hinter einem Anzeigenamen verborgen. Dabei wird standardmäßig der Anzeigename Zugangslink verwendet. Sie können den Anzeigenamen jedoch für jedes Webkonferenztool über die Variablen Datenquellen in der Gruppe: ELEARNINGGOTOWEBINAR, ELEARNINGBIGBLUEBUTTON bzw. MICROSOFT365MEETING über den Eintrag LinkMasking konfigurieren:

Bestätigungs-E-Mail an Teilnehmer versenden

Versenden Sie mit der Bestätigungs-E-Mail den individuellen Hyperlink an jeden Teilnehmer. Der Hyperlink wird dabei über das Reporting ermittelt.

Um die E-Mail bei nachträglich hinzugekommenen Teilnehmern nicht immer an alle Teilnehmer zu versenden, können Sie im Report folgende Funktion nutzen: Setzen Sie einen Thesaurus, der beim wiederholten Versand der E-Mails abfragt, ob ein Teilnehmer bereits die E-Mail erhalten hat.

Voraussetzungen

• Sie haben einen Report für den E-Mail-Versand angelegt.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie das Fenster Veranstaltungen über das Menü Bearbeiten ➔ Veranstaltungen ➔ Auswahl der Veranstaltungsart.

   Das Veranstaltungsfenster öffnet sich.

2. Laden Sie die gewünschte Veranstaltung.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Es öffnet sich das Druckfenster.

4. Markieren Sie den gewünschten Report.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche An E-Mail-Empfänger senden.

   Es öffnet sich das Fenster E-Mail versenden.

   Auf der Registerkarte An sind bereits die E-Mail-Adressen der Teilnehmer hinterlegt.

6. (Optional) Entfernen Sie die Teilnehmer, die keine E-Mail erhalten sollen.

7. (Optional) Geben Sie einen Betreff an.

8. (Optional) Schreiben Sie den E-Mail-Text.

9. (Optional) Nutzen Sie die Platzhalter aus dem Report für die Angabe des Hyperlinks zu dem Webinar.

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail senden. Die E-Mails werden an die Empfänger versandt.

Auswertung der Teilnahmezeiten

Nach dem erfolgten Seminar können Sie die Anwesenheit der Teilnehmenden auswerten. Dabei werden die Beginn-Zeit und die Ende-Zeit des Teilnehmenden auf die Registerkarte Schnittstelle im Teilnehmerfenster übergeben.

Voraussetzungen

• Das Webinar liegt in der Vergangenheit.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie das Fenster Veranstaltungen über das Menü Bearbeiten ➔ Veranstaltungen ➔ Auswahl der Veranstaltungsart.

   Das Veranstaltungsfenster öffnet sich.

2. Laden Sie die gewünschte Veranstaltung.

3. Öffnen Sie die Registerkarte Vstg.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswertung Teilnahme im Bereich Einstellungen.

   Die Anwesenheitszeiten werden ermittelt und auf die Registerkarte Schnittstelle im Teilnehmerfenster übergeben.